Hướng dẫn tạo danh sách thả xuống trong Excel kèm ví dụ

Buzz

Nội dung bài viết

Danh sách thả xuống (Drop List) là một tính năng phổ biến trên Excel được nhiều người dùng sử dụng. Bạn đã biết cách sử dụng Drop List chưa? Hãy đọc bài viết dưới đây để giải quyết vấn đề của bạn trên máy tính nhé!

1. Drop List là gì? Lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

2. Cách tạo Drop List trong Excel

3. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính

4. Cách xóa danh sách thả xuống

5. Một số lưu ý khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- {content: 'Drop List (danh sách thả xuống) là tính năng phổ biến trên Excel, giúp tạo danh mục dễ dàng cho ô trống và quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Bài viết hướng dẫn chi tiết cách tạo Drop List từ dữ liệu có sẵn và bằng cách nhập thủ công, cùng các lưu ý khi sử dụng để tránh lỗi nhập sai và tiết kiệm thời gian.'}.

Danh sách thả xuống (Drop List) là một tính năng phổ biến trên Excel được nhiều người dùng sử dụng. Bạn đã biết cách sử dụng Drop List chưa? Hãy đọc bài viết dưới đây để giải quyết vấn đề của bạn trên máy tính nhé!

1. Drop List là gì? Lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

Drop List (hay còn gọi là danh sách thả xuống) là một cách tạo danh sách có thể được mở rộng trong một ô nhất định. Drop List rất tiện lợi và được nhiều người dùng Excel ưa chuộng, với một số lợi ích như:

- Tạo các danh mục dễ dàng cho ô trống.

- Tạo danh sách tên, ngành nghề, địa điểm,... phù hợp cho việc thu thập thông tin.

- Giúp thực hiện khai báo, chấm công dễ dàng thông qua Drop List.

- Sử dụng Drop List để quản lý kho hàng, khu vực lưu trữ.

- Lựa chọn dữ liệu nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian khi nhập lại thông tin.

- Giảm thiểu lỗi nhập sai chính tả.

2. Cách tạo Drop List trong Excel

Cách tạo Drop List khi có dữ liệu sẵn trong bảng tính

Bước 1: Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn tab Dữ liệu > Chọn Validation Dữ liệu.

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Validation Dữ liệu

Bước 2: Chọn tab Cài đặt > Trong phần Cho phép chọn Danh sách > Đi tới phần Nguồn > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong bảng tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong bảng tính và nhấn OK

Cách tạo Drop List bằng cách tự nhập

Bước 1: Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn tab Dữ liệu > Chọn Validation Dữ liệu.

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Validation Dữ liệu

Bước 2: Chọn tab Cài đặt > Trong phần Cho phép chọn Danh sách > Đi đến phần Nguồn > Nhập tên các thành phần cần tạo danh sách > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Nhập tên các thành phần cần tạo danh sách và nhấn OK

Cách tạo Drop List dựa vào danh sách khác

Bước 1: Đặt tên cho vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống như sau:

Tô đánh dấu dãy ô là TÊN SP > Vào tab Công thức > Chọn Xác định Tên.

Tô đánh dấu dãy ô là TÊN SP và Chọn Xác định Tên

Bước 2: Ở hộp thoại hiện ra nhập tên cho vùng dữ liệu > Nhấn OK.

Trong hộp thoại hiện ra, nhập tên cho vùng dữ liệu và nhấn OK

Bước 3: Chọn ô muốn đặt danh sách thả xuống > Chọn tab Dữ liệu > Nhấn Data Validation > Trong hộp thoại xuất hiện, chọn tab Cài đặt > Đi đến phần Cho phép chọn Danh sách > Trong phần Nguồn, nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13,' ','')) > Nhấn OK.

Giải thích về hàm:

- SUBSTITUTE(A13,' ',''): Đây là cách lấy dữ liệu từ ô A13 sau đó loại bỏ dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã đặt ở bước 2.

- Hàm INDIRECT: Sẽ giúp lấy dữ liệu từ các ô chứa TÊN SP đã được đặt tên ở trên và phù hợp với TÊN SP nhập vào dưới bảng.

Nhập công thức để tạo danh sách thả xuống dựa vào một danh sách

3. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính

Sửa đổi hoặc xóa một Phạm vi có Tên

Bước 1: Truy cập tab Công thức > Chọn Quản lý Tên > Chọn tên của phạm vi dữ liệu cần chỉnh sửa.

Truy cập tab Công thức, chọn Quản lý Tên và Chọn tên của phạm vi dữ liệu cần chỉnh sửa

Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa như thay đổi phạm vi dữ liệu, sửa tên, hoặc xóa tên phạm vi dữ liệu.

- Chọn mũi tên lên tại phần Tham chiếu để thay đổi phạm vi dữ liệu.

- Chọn Chỉnh sửa... để sửa đổi tên phạm vi dữ liệu.

- Chọn Xóa để xóa tên phạm vi dữ liệu.

Tiến hành chỉnh sửa như thay đổi phạm vi dữ liệu, sửa tên, hoặc xóa tên phạm vi dữ liệu

Sao chép và dán danh sách thả xuống

Bước 1: Chọn ô đã có danh sách thả xuống > Click chuột phải chọn Sao chép (hoặc nhấn Ctrl + C).

Sao chép danh sách thả xuống

Bước 2: Chọn ô muốn dán danh sách thả xuống > Click chuột phải chọn Dán Đặc biệt....

Click chuột phải chọn Dán Đặc biệt...

Bước 3: Tại phần Dán, chọn Validation > Nhấn OK.

Chọn Validation tại mục Dán và nhấn OK

4. Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo danh sách thả xuống > Chọn tab Dữ liệu > Chọn Data Validation > Chọn Xóa tất cả > Nhấn OK.

Xóa danh sách thả xuống

5. Một số lưu ý khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

- Sau khi tạo xong danh sách thả xuống, hãy mở danh sách thả xuống bằng cách click vào ô chứa danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.

- Khi nhập các mục cho danh sách, hãy nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

- Khi sao chép, tại phần Nguồn, hãy cố định các ô và dải ô bằng cách click chuột để chọn, không nên nhập thủ công. Điều này giúp đảm bảo rằng các ô và dải ô không bị thay đổi khi chuyển đến ô khác.

Cố định ô bằng cách click chuột để chọn

Đừng bỏ lỡ MÃ GIẢM GIÁ SỐC từ Mytour TẠI ĐÂY!!

Trên đây là cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel với ví dụ chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp những thông tin bạn cần. Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn thành công!

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Drop List trong Excel là gì và tại sao lại hữu ích?

Drop List trong Excel là một tính năng giúp tạo danh sách các lựa chọn có sẵn trong một ô nhất định. Nó hữu ích vì giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi nhập liệu, và dễ dàng quản lý dữ liệu như tên, ngành nghề, hay thông tin kho hàng.

Làm thế nào để tạo Drop List trong Excel từ dữ liệu có sẵn?

Để tạo Drop List từ dữ liệu có sẵn trong Excel, bạn cần chọn ô muốn tạo danh sách, vào tab Dữ liệu và chọn Validation Dữ liệu. Sau đó, trong phần Cho phép, chọn Danh sách, và chọn Nguồn từ dữ liệu đã có trong bảng tính.

Có thể tạo Drop List trong Excel mà không cần dữ liệu sẵn không?

Có, bạn có thể tạo Drop List trong Excel mà không cần dữ liệu sẵn. Bạn chỉ cần chọn ô, vào tab Dữ liệu, chọn Validation Dữ liệu, sau đó nhập trực tiếp các thành phần cần tạo danh sách vào phần Nguồn.

Cách tạo Drop List dựa vào danh sách khác trong Excel như thế nào?

Để tạo Drop List dựa vào danh sách khác, bạn phải định nghĩa một phạm vi dữ liệu và sử dụng công thức INDIRECT kết hợp SUBSTITUTE. Sau khi tạo tên cho phạm vi dữ liệu, bạn có thể tạo Drop List liên kết với danh sách này.

Làm sao để sao chép danh sách thả xuống trong Excel sang ô khác?

Để sao chép danh sách thả xuống, chọn ô đã có danh sách, sao chép (Ctrl + C), sau đó chọn ô đích, nhấn chuột phải và chọn Dán Đặc biệt > Validation. Điều này sẽ sao chép cả dữ liệu và cấu hình danh sách thả xuống.

Cách xóa danh sách thả xuống trong Excel như thế nào?

Để xóa danh sách thả xuống, chọn ô chứa danh sách, vào tab Dữ liệu, chọn Data Validation, rồi nhấn Xóa tất cả và OK. Điều này sẽ xóa cấu hình danh sách thả xuống trong ô đã chọn.