Hướng dẫn tạo danh sách thả xuống trong Excel

Tạo lựa chọn trong Excel không phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách trong Excel một cách đơn giản nhất.

Microsoft Excel là một trong những phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay, thuộc bộ sản phẩm văn phòng Office của Microsoft. Excel được biết đến với khả năng tính toán số liệu, sắp xếp bảng dữ liệu linh hoạt và dễ dàng chia sẻ thông tin.

Excel cung cấp các công cụ xử lý dữ liệu đa dạng từ định dạng dữ liệu tự động đến các hàm logic. Mặc dù có nhiều phần mềm tương tự nhưng Excel vẫn giữ vững vị trí hàng đầu trong lĩnh vực bảng tính.

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel, có lẽ bạn cũng muốn biết cách tạo danh sách thả xuống (drop list) trong Excel. Dù nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế là rất đơn giản. Dưới đây là những cách tạo lựa chọn trong Excel đơn giản và dễ làm theo nhất.

Tạo danh sách thả xuống trong Excel giúp hạn chế lỗi chính tả và nhập liệu. Bạn có thể tạo drop list cho nhiều tùy chọn khác nhau như giới tính, độ tuổi, chức vụ,... Việc này rất đơn giản khi bạn có các lựa chọn cụ thể cho ô đó. Dưới đây là cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.

Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Quá trình tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel rất đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước cơ bản sau:

• Tạo Named Range: Đây là bước quan trọng để tạo danh sách sử dụng trong drop list.
• Thêm Data Validation: Cung cấp dữ liệu cho ô nhập liệu.
• Thêm Named Range vào Data Validation: Kết hợp hai bước trên để xác định nguồn cho danh sách thả xuống.
• Thiết lập thông báo nhập cho Data Validation: Bước này không bắt buộc. Nó cho phép bạn hiển thị một thông báo popup để hướng dẫn người dùng sử dụng bảng tính.

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào từng bước cụ thể:

1. Tạo Named Range

Một cách để tạo danh sách các mục cho drop list sử dụng Data Validation là thêm danh sách của bạn vào một bảng tính và đặt tên cho dãy ô chứa danh sách. Bạn có thể thêm danh sách vào cùng bảng tính mà bạn muốn tạo drop list hoặc bảng tính khác. Sử dụng một dãy ô được đặt tên trong drop list sẽ làm cho việc duy trì nó dễ dàng hơn.

Chúng ta sẽ tạo drop list chứa một số loại món ăn trong Sheet 2 làm ví dụ. Nhập mỗi món vào một ô riêng biệt trong một cột hoặc dòng. Chọn các món, gõ tên cho dãy ô đã chọn vào Name Box và nhấn Enter.

2. Thêm Data Validation

Đến bảng tính nơi bạn muốn thêm danh sách thả xuống. Nhấp vào tab Data > DataValidation trong mục Data Tools.

Đảm bảo rằng tab Settings đã được chọn trong hộp thoại Data Validation.

3. Đưa Named Range vào Data Validation

Tiếp theo, chọn List từ danh sách thả xuống Allow. Chúng ta sẽ sử dụng tên từ dãy đã được đặt tên của ô mà chúng ta đã xác định để điền vào danh sách thả xuống. Nhập công thức sau vào hộp Source:

=DanhSachMonAn

Thay thế DanhSachMonAn với bất cứ tên nào bạn muốn và nhấp vào OK.

Tùy chọn Bỏ qua ô trống được chọn theo mặc định. Điều này cho phép bạn chọn một ô và bỏ qua nếu không cần phải chọn một mục. Nếu bạn muốn yêu cầu lựa chọn từ danh sách thả xuống thì hãy bỏ dấu tích bên cạnh nó.

4. Đặt thông báo cho Data Validation

Nếu bạn muốn hiển thị một thông báo popup khi ô chứa danh sách thả xuống được chọn, bạn nhấp vào tab Input Message. Chọn Hiển thị tin nhắn khi ô được chọn và điền Tiêu đề và Thông báo đầu vào. Bạn cũng có thể sử dụng tab Thông báo lỗi để thêm thông báo hiển thị khi đầu vào không hợp lệ trong danh sách xổ xuống (ví dụ: ai đó nhập chữ thay vì lựa chọn). Chọn Hiển thị Thông báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập. Chọn Loại và điền Tiêu đề và Thông báo lỗi. Sau đó, nhấp vào OK.

Khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống, mũi tên hướng xuống để chọn một lựa chọn sẽ hiển thị bên phải ô. Nút mũi tên xuống chỉ hiển thị khi ô được chọn. Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu cách hiển thị mũi tên xuống bên cạnh danh sách thả xuống mọi lúc trong bài viết này.

Các tùy chọn cao cấp cho danh sách thả xuống

Bây giờ, bạn đã tạo ra một danh sách thả xuống cơ bản, hãy tiếp tục với các thiết lập nâng cao để chỉnh sửa và tùy chỉnh danh sách của bạn.

1. Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range

Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc xóa một dãy đã được đặt tên, bạn cần sử dụng Name Manager. Click vào tab Formulas > Name Manager trong phần Defined Names.

Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trong hộp thoại Name Manager, bạn chọn Name trong danh sách và click vào nút phạm vi ô ở cuối hộp thoại. Sau đó, chọn dải ô và nhấp vào nút phạm vi ô một lần nữa trên phiên bản nhỏ gọn của hộp thoại Name Manager giống như hình ảnh ở trên.

Tiếp theo, bạn click vào dấu tích màu xanh lá để lưu dãy ô mới cho Name đã được chọn.

Bạn cũng có thể thay đổi Name bằng cách chọn nó trong danh sách, click Edit, chỉnh sửa tên trong hộp thoại Edit Name và nhấp vào OK. Trong hộp thoại này, bạn cũng có thể thay đổi phạm vi ô. Để xóa một tên, bạn chọn Name trong danh sách và click vào Delete.

2. Tạo một danh sách xổ xuống phụ thuộc

Một danh sách thả xuống phụ thuộc là danh sách trong đó các lựa chọn thay đổi dựa trên sự lựa chọn từ một danh sách thả xuống khác.

Ví dụ, khi bạn chọn Pizza từ danh sách thả xuống ban đầu, một danh sách thả xuống phụ thuộc sẽ hiển thị nhiều loại pizza khác. Nếu bạn chọn Chinese, danh sách thả xuống phụ thuộc sẽ hiển thị các loại pizza Trung Quốc khác nhau.

Trước khi tiếp tục, bạn hãy quay lại phần cách tạo danh sách xổ xuống và tạo một danh sách thả xuống Favorite Food chính, nếu bạn chưa có.

Bây giờ, bạn sẽ tạo thêm ba danh sách nữa và đặt tên cho chúng. Chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống chính (Favorite Food), nhập tên cho danh sách đó trong Name Box và nhấn Enter. Làm tương tự cho mỗi danh sách khác.

Tên của các danh sách phụ thuộc phải phù hợp với các lựa chọn trong danh sách thả xuống chính. Ví dụ, một trong ba danh sách phụ thuộc của chúng ta chứa các loại bánh quy và được đặt tên là Cookies, như hiển thị bên dưới. Hai danh sách còn lại trong hộp màu đỏ được đặt tên là Pizza và Chinese.

Trước khi tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, bạn cần chọn một mục trong danh sách thả xuống chính. Không quan trọng bạn chọn tùy chọn nào. Sau đó, chọn ô nơi bạn muốn thêm danh sách thả xuống phụ thuộc.

Click vào tab Data và nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools. Chọn List trong danh sách thả xuống Allow.

Nhập dòng văn bản sau vào hộp Source. Thay thế $B$2 bằng tham chiếu đến ô chứa danh sách thả xuống chính của bạn. Giữ nguyên dấu $ trong tham chiếu ô. Điều này sẽ chỉ ra một tham chiếu tuyệt đối đến ô đó và không thay đổi ngay cả khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô.

=INDIRECT($B$2)

Chức năng INDIRECT trả về tham chiếu được xác định bởi một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, chuỗi văn bản là tùy chọn được chọn từ danh sách thả xuống chính trong ô B2. Ví dụ, nếu bạn chọn Chinese từ danh sách thả xuống chính, =INDIRECT($B$2) sẽ trả về tham chiếu Chinese. Do đó, danh sách thả xuống phụ thuộc sẽ chứa các mục của loại Chinese. Nhấp vào OK để hoàn tất.

Danh sách trong danh sách thả xuống Favorite Disk dưới đây thay đổi dựa trên lựa chọn trong danh sách thả xuống Favorite Food.

3. Sao chép và dán một danh sách thả xuống

Nếu bạn cần sao chép một danh sách thả xuống với tất cả dữ liệu sang một ô khác, bạn có thể sao chép và dán ô bằng cách sử dụng Ctrl + C và Ctrl + V. Thao tác này sẽ sao chép cả danh sách thả xuống và định dạng của nó.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống với dữ liệu mà không bao gồm định dạng, hãy chọn ô và sao chép như bình thường sử dụng Ctrl + C. Sau đó, chuyển đến tab Home và click vào Paste trong phần Clipboard. Cuối cùng chọn Paste Special.

Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Validation trong phần Paste và click vào OK. Điều này sẽ chỉ sao chép danh sách thả xuống mà không bao gồm định dạng từ ô gốc.

4. Chọn toàn bộ ô chứa danh sách thả xuống

Vì nút mũi tên chỉ hiện khi ô chứa danh sách thả xuống được chọn, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xác định ô nào chứa danh sách thả xuống. Bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau cho các ô này, nhưng trước hết bạn cần tìm thấy tất cả các drop list trong bảng tính. Một cách để làm điều này là chọn toàn bộ danh sách thả xuống trong Excel để biết vị trí chính xác của chúng.

Đầu tiên, hãy chọn ô chứa danh sách thả xuống. Chuyển đến tab Home và click vào Find & Select trong phần Editing. Sau đó, chọn Go To Special.

Tới hộp thoại Go To Special, chọn Data Validation. Dưới tùy chọn All trong Data Validation, chọn tất cả các ô áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu. Tùy chọn Same chỉ chọn các ô chứa drop list có cùng loại quy tắc xác thực dữ liệu với ô đã chọn. Click OK sau khi hoàn tất lựa chọn.

Bây giờ bạn có thể định dạng các ô này để phân biệt chúng với các ô khác và biết được vị trí của tất cả drop list. Nếu không muốn áp dụng định dạng khác cho drop list, xin xem hướng dẫn bên dưới.

5. Làm cho mũi tên xuống luôn luôn hiển thị

Nút mũi tên xuống trong danh sách thả xuống không hiển thị khi ô không được chọn. Chúng ta có thể giải quyết vấn đề này bằng cách thêm một nút mũi tên xuống vào bên phải của danh sách thả xuống.

Để bắt đầu, bạn tải biểu tượng mũi tên thả xuống (chuột phải vào liên kết đó và chọn Lưu liên kết thành). Sau đó, chọn ô bên phải của danh sách thả xuống và đi tới tab Chèn.

Bạn click vào Hình minh họa > Hình ảnh.

Trong hộp thoại Chèn Hình ảnh, bạn điều hướng đến thư mục bạn đã lưu biểu tượng mũi tên và chọn tệp đó. Tiếp theo, click vào Chèn.

6. Xóa drop list từ một ô

Nếu bạn muốn xóa một danh sách thả xuống từ một ô, bạn chọn ô đó và mở hộp thoại Data Validation như đã được đề cập (tab Data > Data Validation trong phần Data Tools). Click vào Xóa tất cả.

Các tùy chọn trong hộp thoại Data Validation sẽ được thiết lập lại về mặc định. Bạn nhấp vào OK.

Danh sách thả xuống sẽ bị xóa và ô sẽ được khôi phục về định dạng mặc định của nó. Nếu có một lựa chọn được chọn khi bạn gỡ bỏ danh sách thả xuống, thì ô đó sẽ được nhập với giá trị của lựa chọn đó.

Nếu bạn không muốn giữ bất kỳ giá trị nào khi xóa danh sách thả xuống, bạn có thể sao chép ô trống và dán nó vào ô chứa danh sách thả xuống. Danh sách thả xuống sẽ bị xóa và ô trở thành trống. Sử dụng danh sách thả xuống tùy chỉnh trong Excel giúp tăng hiệu suất làm việc và đơn giản hóa cuộc sống.

7. Tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel

Bạn có thể sử dụng tính năng Danh sách Tùy chỉnh để tạo và lưu trữ các danh sách thường sử dụng. Chúng có thể được sử dụng làm tiêu đề cho các cột và hàng hoặc điền dữ liệu vào danh sách thả xuống Excel một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Tạo danh sách tùy chỉnh trên Windows

1. Click tab Tệp.
2. Chọn Tùy chọn ở bên trái.
3. Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, click vào Nâng cao.
4. Di chuyển xuống phần Tổng quát ở bên phải và click Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh.
5. Trong hộp Danh sách Tùy chỉnh, bạn sẽ thấy các danh sách ngày & tháng được xác định sẵn trong năm.

Tạo một danh sách tùy chỉnh trên Mac

1. Click Excel > Tùy chọn từ thanh menu.
2. Chọn Danh sách Tùy chỉnh.

Tương tự như trên Windows, bạn sẽ thấy các danh sách được tích hợp sẵn như các ngày viết tắt trong tuần và các tháng của một năm.