Buzz
Bạn cần gửi email giống nhau cho nhiều người nhưng muốn tạo nội dung riêng cho từng người nhận? Bạn muốn chào hỏi từng người nhận theo tên và địa chỉ email của họ.
Tải Gmail cho iOS
Mail Merge (Hợp nhất thư) là tính năng giúp bạn tạo nhiều bản sao của một email và gửi đến mọi địa chỉ liên lạc. Mỗi email có thể chứa nội dung tiêu chuẩn hoặc được cá nhân hóa. Thông tin cá nhân hóa trong email được trích xuất từ nguồn dữ liệu của bạn như danh sách liên lạc.
Nếu bạn sử dụng Gmail là ứng dụng email chính thì không có chức năng hợp nhất thư tích hợp sẵn mà bạn cần phải sử dụng một công cụ tích hợp với tài khoản Gmail của bạn. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tiện ích mở rộng Mail Merge cho Gmail cùng với file đính kèm để cá nhân hóa và gửi hàng loạt email.
1. Cài đặt Mail Merge with Attachments
Trước khi cài đặt và sử dụng tiện ích Mail Merge, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Sau đó cài đặt tiện ích Mail Merge cho Google Sheets. Click vào Tiếp tục trong hộp thoại Bắt đầu thôi để cho phép tiện ích Mail Merge khởi chạy.
Các điều khoản khác nhau được yêu cầu bởi tiện ích được liệt kê. Nhấp vào
2. Tạo mẫu gửi thư hàng loạt
Tiện ích Gửi thư hàng loạt mở một trang tính mới trên Google Sheets. Tại đó, bạn vào Add-ons > Gửi thư hàng loạt kèm tệp đính kèm > Tạo mẫu Gửi thư hàng loạt.
Một mẫu gửi thư hợp nhất trống được tạo ra trong trang tính, chứa các cột bắt buộc như Tên, Họ và Địa chỉ email.
3. Thêm danh sách liên lạc
Bây giờ, bạn cần thêm các địa chỉ liên lạc mà bạn muốn sử dụng cho trang tính này. Để làm điều đó, bạn vào Add-ons > Gửi thư hàng loạt kèm tệp đính kèm > Nhập Danh bạ Google.
Thêm danh sách liên lạc của bạn là cách nhanh nhất để thêm chúng, nhưng bạn cũng có thể nhập thông tin người nhận vào trang tính này bằng cách thủ công.
Nếu bạn muốn gửi hàng loạt email cho một nhóm người nhận cụ thể, hãy tận dụng tính năng nhóm trong Danh bạ Google. Chọn nhóm chứa địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống và nhấn Nhập Danh bạ. Sau đó, đóng hộp thoại bằng cách nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải.
Thêm tập tin đính kèm vào liên lạc
Một trong những điều bạn có thể tùy chỉnh trong mỗi email là tập tin đính kèm. Bạn có thể đính kèm tập tin khác nhau vào từng email bằng cách sử dụng một liên kết đến tập tin trong tài khoản Dịch vụ Lưu trữ Google của bạn.
Để thực hiện điều này, bạn mở tab mới và đăng nhập vào Dịch vụ Lưu trữ Google. Tiếp theo, tải tập tin lên bằng cách kéo chúng vào cửa sổ trình duyệt. Sau đó, nhấp chuột phải vào tập tin vừa tải lên và chọn Nhận liên kết chia sẻ.
Trong cửa sổ pop-up, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Chia sẻ liên kết đã được bật. Nếu chia sẻ liên kết đã được kích hoạt trước đó, URL sẽ tự động được sao chép khi bạn nhấp vào Get shareable link. Nếu không thấy thông báo rằng liên kết đã được sao chép vào bộ nhớ tạm thì hãy chọn URL trong cửa sổ pop-up và sao chép nó.
Quay lại trang tính Mail Merge và dán URL vào cột Tệp đính kèm cho người nhận bạn muốn gửi tệp này. Bạn có thể gửi tệp khác nhau cho từng người trong danh sách của mình. Bạn cũng có thể bao gồm nhiều URL tệp đính kèm, được phân tách bằng dấu phẩy.
8. Thiết lập hợp nhất thư email
Quay lại trang tính hợp nhất thư và đi tới Thêm-ons > Hợp nhất thư với Tệp Đính Kèm > Cấu hình Hợp nhất thư.
Nhập thông tin cho email như họ và tên đầy đủ của người gửi, CC, BCC. Nếu địa chỉ email của người gửi không phải là Gmail bạn đang đăng nhập, hãy chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống. Địa chỉ email đã đăng nhập cũng có thể được sử dụng như là địa chỉ để trả lời (Địa chỉ Trả lời), nhưng bạn cũng có thể thay đổi nó. Tiếp theo, bạn nhấn vào Tiếp tục.
9. Gửi thư điện tử
Bạn quay lại trang tính hợp nhất thư và nhấp vào Chạy Hợp nhất thư để bắt đầu gửi các email. Nếu bạn đã đặt ngày và giờ trong cột Ngày Đã Lên Lịch cho bất kỳ hoặc tất cả các liên hệ thì email sẽ được gửi vào thời gian đó. Email cho những liên hệ không được lên lịch sẽ được gửi ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng có thể thử gửi email để kiểm tra trước bằng cách nhấn vào Gửi Email Thử.
Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Xong.
Vậy là bạn đã hiểu cách tạo hợp nhất thư để gửi nhiều email cá nhân hóa cùng một lúc. Phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Thay vì phải nhập từng tên và địa chỉ email một cách lần lượt, bạn có thể gửi hàng loạt email đã được cá nhân hóa.
