Buzz
Để người đọc dễ dàng tìm hiểu nội dung văn bản, bạn nên tạo mục lục cho bài viết của mình. Điều này rất quan trọng đối với những ai viết bài luận, tiểu luận, đồ án hoặc sách, eBook. Hãy cùng tìm hiểu cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 dưới đây để thực hiện một cách đơn giản nhất.
Mục lục và phụ lục là những gì? Chúng khác nhau như thế nào?
Trước khi học cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn cần phân biệt sự khác nhau giữa mục lục và phụ lục. Đây là hai yếu tố quan trọng trong văn bản dài như sách, eBook, bài luận, mà thường bị nhầm lẫn.
Mục lục
Mục lục (Table of Contents) là danh sách các mục hoặc tiêu đề chính của văn bản, tài liệu, thường đi kèm với số trang tương ứng. Thông qua mục lục, người đọc có thể dễ dàng nắm bắt các nội dung chính của văn bản, đồng thời tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Hiện nay, người dùng có thể tạo mục lục một cách dễ dàng bằng công cụ Microsoft Word.
Phụ lục
Phân biệt mục lục và phụ lục
Cả phụ lục và mục lục đều được sử dụng trong những văn bản dài như bài luận, ebook, sách báo… Đồng thời, chúng giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung của văn bản. Tuy nhiên, mỗi thành phần có những điểm khác biệt mà bạn cần nắm rõ để tránh nhầm lẫn khi viết luận văn, đồ án, báo cáo kỹ thuật… hoặc những văn bản dài mang tính chất chuyên nghiệp, trang trọng.
| Mục lục | Phụ lục | |
| Nội dung | Chứa danh sách các đề mục, tiêu đề chính của văn bản. Là một phần trong nội dung chính của văn bản. | Chứa các thông tin bổ sung hoặc mở rộng cho nội dung chính của văn bản như biểu đồ, dữ liệu, bảng biểu, nguồn tham khảo… Không phải là nội dung chính của văn bản. |
| Mục đích | Giúp người đọc nắm rõ nội dung chính của văn bản, từ đó xác định số trang và đến vị trí chính xác để đọc một nội dung nào đó. | Giúp người đọc hiểu rõ hơn về một vấn đề nào đó được đề cập đến trong nội dung chính. |
| Vị trí | Thường được đặt ở đầu văn bản (hoặc cuối văn bản, nhưng trường hợp này thường ít hơn). | Thường được đặt ở cuối văn bản với mục đích bổ sung thông tin.
|
Cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Lợi ích của việc áp dụng cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Tạo mục lục là việc tạo danh sách các đề mục cho từng phần và số trang tương ứng của các nội dung chính trong văn bản. Thông qua mục lục, người đọc có thể dễ dàng nắm bắt những nội dung quan trọng được đề cập bên trong và tìm kiếm các phần mình muốn đọc một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Tạo mục lục là rất cần thiết đối với các loại tài liệu dài, chứa nhiều nội dung và có rất nhiều số trang, như bài luận văn, tiểu luận, ebook, sách, các điều khoản hợp đồng. Mục lục giúp văn bản của bạn trông chuyên nghiệp, gọn gàng và có sự thống nhất, logic hơn.
Hãy xem phần tiếp theo của bài viết để tìm hiểu các bước chi tiết trong cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007.
Cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Để tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn làm theo các hướng dẫn sau:
Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây áp dụng chung cho hầu hết các phiên bản Word 2016, 2013, 2010 và 2007. Bạn có thể áp dụng chúng dễ dàng trên máy tính của mình.
Chọn nội dung và đề mục muốn có trong mục lục
- Bước 1: Đầu tiên, xác định các thành phần mà bạn muốn hiển thị trong mục lục văn bản. Các nội dung này thường bao gồm tiêu đề, phần, chương hoặc các nội dung quan trọng khác để người đọc dễ dàng tìm và xem.
- Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào “Tham chiếu” trên thanh công cụ, sau đó chọn “Thêm văn bản” và lựa chọn cấp độ phù hợp cho từng đề mục. Ví dụ, Mytour xác định tiêu đề chính là mục I, II và III nên chọn cấp độ 1 cho chúng.
- Bước 3: Tiếp theo, các tiêu đề phụ như mục 1 và 2 sẽ được định dạng là level 2, còn các mục con như a, b, c sẽ được gán level 3.
Lưu ý: Bên cạnh hướng dẫn cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 như đã chia sẻ ở trên, bạn có thể truy cập vào Tab Home để sử dụng các Heading Styles có sẵn. Tương tự như việc chọn level, bạn sẽ chọn Heading 1 cho tiêu đề của toàn bài, Heading 2 cho tiêu đề chính, Heading 3 cho tiêu đề phụ và một số định dạng Heading khác cho các tiêu đề con nhỏ hơn.
Sau khi xác định các đề mục trong bài viết, bạn tiếp tục đến bước 2 - tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 tự động.
Cách tạo mục lục tự động trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn mục lục xuất hiện. Thông thường, mục lục được đặt ở đầu hoặc cuối văn bản.
Bước 2: Tiếp tục ở tab “References”, nhấp vào “Table of Contents”. Sau đó, một hộp thoại sẽ hiển thị và bạn có 2 lựa chọn để tạo mục lục chính:
- Sử dụng các mẫu có sẵn của Word - “Automatic Table” với các mẫu Automatic Table 1, Automatic Table 2...
- Tạo mục lục tùy chỉnh mới - “Custom Table of Contents…”.
Ngoài ra, Word cũng cung cấp một số tùy chỉnh như sau:
- “More Table of Contents from Office.com”: Cho phép bạn tìm kiếm các mẫu mục lục đa dạng trên trang web của Microsoft Office.
- “Remove Table of Contents”: Xóa các mục lục đã tạo.
Bước 3: Bây giờ, nếu bạn muốn tạo một mục lục tùy chỉnh, hãy nhấp vào “Custom Table of Contents” để mở hộp thoại tương ứng. Tại đây, bạn cần chú ý đến mục “Tab Leader” và “Format”.
- “Tab Leader: Đây là kiểu định dạng của mục lục, quy định khoảng cách từ tiêu đề đến số trang. Bạn có thể chọn None, dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới tại đây.
- Định dạng: Với Định dạng, bạn có thể lựa chọn kiểu định dạng cho mục lục của mình, bao gồm Từ mẫu, Cổ điển, Đặc biệt, Phong cách hiện đại, Trang trọng, Đơn giản...
Bước 4: Tiếp theo, bạn nhấn OK để hoàn tất.
Sửa đổi và cập nhật mục lục theo nội dung chỉnh sửa
Sau khi sử dụng cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn có thể thấy một số thay đổi khi chỉnh sửa nội dung, dẫn đến việc số trang thực tế không khớp với số trang được liệt kê trong mục lục.
Lúc này, bạn có thể cập nhật lại mục lục như sau:
Bước 1: Truy cập vào tab “Cập nhật Mục lục”.
Bước 2: Tại đây, bạn sẽ thấy các lựa chọn chỉnh sửa và cập nhật mục lục như sau:
- “Chỉ cập nhật số trang”: Lựa chọn này giúp bạn chỉnh sửa số trang trong mục lục để phù hợp với nội dung thực tế.
- “Cập nhật toàn bộ bảng”: Lựa chọn này cho phép bạn cập nhật lại tiêu đề trong mục lục nếu bạn đã thay đổi cấu trúc đề mục.
Bước 3: Bạn đánh dấu vào ô tương ứng với nhu cầu của mình, sau đó nhấn OK để hoàn tất quá trình cập nhật mục lục.
Những câu hỏi phổ biến
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 mà bạn có thể tham khảo:
Mục lục là một yếu tố cần thiết trong mọi văn bản không?
Mục lục không phải là một yếu tố bắt buộc trong mọi văn bản Word, bạn có thể quyết định có thêm mục lục hay không tùy thuộc vào loại tài liệu và mục đích viết của bạn.
Mục lục được sử dụng phổ biến trong các văn bản dài, có tính chất chuyên nghiệp và trang trọng như báo cáo kỹ thuật, tài liệu nghiên cứu, luận văn, sách báo… Ngược lại, những văn bản ngắn hoặc chỉ đơn giản cung cấp thông tin cơ bản thì không cần thiết phải có mục lục.
Có nên thêm phụ lục vào trong Word hay không?
Tương tự với mục lục, không phải văn bản nào cũng cần phụ lục. Do đó, nếu tài liệu của bạn dài và nội dung chính không đủ để truyền tải toàn bộ kiến thức, thông tin chi tiết, bạn có thể thêm các phụ lục để người đọc có thể hiểu rõ hơn về các khía cạnh mà bạn đang đề cập.
Ngược lại, nếu văn bản ngắn hoặc nội dung chính đã được trình bày đầy đủ, bạn không cần thiết phải bổ sung Phụ lục cho tài liệu của mình.
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn về cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 mà bạn có thể tham khảo. Tóm lại, các bước trên đơn giản và dễ thực hiện. Hy vọng bài viết hữu ích và đừng ngần ngại để lại câu hỏi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào!
