Buzz
Outlook, công cụ quản lý mail tuyệt vời, giúp bạn sắp xếp hòm thư mỗi ngày. Mytour hướng dẫn cách sử dụng Rules để tự động và sắp xếp trong Outlook.
1. Quy tắc Rules trong Outlook có ý nghĩa gì?
Quy tắc Rules giúp bạn quản lý email hiệu quả, di chuyển, phân loại và thậm chí tự động trả lời email trong hòm thư.
Quy tắc phổ biến nhất mà người dùng thường sử dụng trên Outlook là tự động chuyển thư đến thư mục phù hợp khi có email tới.
2. Bước tạo Quy tắc Rules trong Outlook
Để tạo một Quy tắc mới trong Outlook, bạn có thể thực hiện các bước sau. Bắt đầu bằng cách chọn email liên quan đến các quy tắc bạn muốn áp dụng (ví dụ: từ người gửi, tiêu đề...v.v.).
Sau đó, trên thanh công cụ Home, nhấn vào Rules trong nhóm Moves và chọn Create Rule.
Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào email và chọn Rules từ danh sách xuất hiện, sau đó chọn Create Rule ở đây.
Cửa sổ chức năng Create Rule sẽ hiển thị trên màn hình, ở đây bạn có thể thiết lập các cài đặt liên quan đến quy tắc Rules.
Trong phần Khi tôi nhận được email với tất cả các điều kiện đã chọn, bạn có thể đặt ra các quy tắc liên quan để lọc các loại email mà bạn cần. Bạn có thể lọc email dựa trên ba tiêu chí sau:
- From <người gửi>: Bạn có thể thực hiện các thao tác với những bức thư từ người gửi cụ thể. Ví dụ, như trong ví dụ dưới đây, người gửi email là Steam Support.
- Subject contains: Đối với tiêu đề thư, bạn có thể thực hiện các thao tác với những bức thư có tiêu đề tương đương.
- Sent to: Vì Outlook cho phép quản lý nhiều email cùng một lúc, bạn có thể đặt ra các hạn chế đối với những email gửi đến địa chỉ email cụ thể bạn đang quản lý.
Lưu ý rằng bạn cũng có thể tạo nhiều lựa chọn cùng một lúc với cả ba điều kiện lọc trên.
Tiếp theo, bạn thiết lập phần cài đặt cho Thực hiện các bước sau đây.
Sau khi lọc được email phù hợp với điều kiện trên, bạn có thể thực hiện tự động các thao tác sau:
- Hiển thị trong cửa sổ Thông báo Mục mới: Với thao tác này, bạn có thể hiển thị cửa sổ thông báo khi có email mới gửi tới.
- Phát âm thanh đã chọn: Phát âm thanh thông báo bạn đã thiết lập trước. Bạn có thể nghe thử bằng cách nhấn Phát. Muốn đổi âm thanh, nhấn Duyệt và chọn file âm thanh.
- Di chuyển mục đến thư mục: Chức năng Rules thường được sử dụng nhiều nhất. Nó giúp bạn gửi email đến thư mục bạn chọn trong Outlook. Chỉ cần chọn thư mục và nhấn OK.
Bên cạnh những quy tắc Rules đơn giản đã nêu, bạn còn có thể thực hiện những thao tác phức tạp trong Tùy chọn Nâng cao.
Trong đây, có hàng loạt các quy tắc tạo Rules đã được chuẩn bị sẵn với Bước 1 là bước lọc thư và Bước 2 là các thao tác thực hiện với thư đó.
Sau tất cả, bạn chỉ cần nhấn OK hoặc Hoàn thành để hoàn tất cài đặt quy tắc Rules cho Outlook. Phần mềm sẽ mất một chút thời gian để thực hiện quy tắc bạn vừa cài đặt.
Chân thành cảm ơn bạn đã đọc bài viết về Cách tạo quy tắc (Rules) trong Outlook của Mytour. Chúc bạn thực hiện thành công thủ thuật này.
