Hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức trong Word

Để vẽ sơ đồ tổ chức trong Word, bạn có lựa chọn giữa SmartArt và Shapes. Sử dụng SmartArt giúp vẽ nhanh hơn, nhưng công cụ Shapes mở ra nhiều kiểu sáng tạo hơn, đa dạng hóa sơ đồ của bạn.

Chia sẻ bài hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word.

Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng SmartArt

1. Trên giao diện Word, chọn Insert -> SmartArt.

2. Trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, lựa chọn Hierachy. Tiếp theo, chọn kiểu sơ đồ tổ chức từ danh sách sơ đồ trong Hierachy.

3. Sơ đồ đã chọn sẽ xuất hiện trên giao diện soạn thảo Word, chỉ cần điền nội dung vào các ô text trong sơ đồ.

4. Muốn thêm hộp vào sơ đồ tổ chức, chọn hộp gần với vị trí muốn thêm. Mở tab Design trong Smartart Tools -> chọn mũi tên bên cạnh Add Shape -> chọn vị trí chèn hộp so với hộp đang chọn.

1. Có 4 lựa chọn vị trí hấp dẫn:

- Chọn Add Shape After: chèn hộp cùng mức phía sau.

- Chọn Add Shape Before: chèn hộp cùng mức phía trước.

- Chọn Add Shape Above: chèn hộp ở trên mức với hộp đang chọn.

- Chọn Add Shape Below: để chèn hộp ở dưới mức với hộp đã chọn.

Sau khi thêm hộp và điền đầy đủ nội dung cho sơ đồ tổ chức, ví dụ như sau:

2. Bước 4: Tiếp theo, chỉnh sửa để sơ đồ tổ chức của bạn trở nên hoàn thiện hơn.

- Để thay đổi màu sắc cho sơ đồ tổ chức, chọn Design -> Change Colors -> chọn màu bạn muốn.

- Thay đổi kiểu cho sơ đồ trong phần SmartArt Styles của Design, lựa chọn sơ đồ 2D hoặc 3D theo sở thích.

- Để điều chỉnh kiểu chữ, màu chữ, và hiệu ứng chữ, vào thẻ Format và chỉnh sửa tại các mục WordArt Styles, Text Fill, Text Effects.

Một minh họa về sơ đồ tổ chức sau khi chỉnh sửa:

Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng Shapes

Ngoài việc sử dụng trực tiếp SmartArt để vẽ sơ đồ tổ chức, bạn cũng có thể tận dụng các công cụ trong Shapes. Hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bắt đầu bằng cách chọn Insert -> Shapes.

Bước 2: Tại đây, bạn sẽ thấy nhiều loại khối hình đa dạng như đường thẳng, mũi tên và nhiều hình họa khác. Để vẽ sơ đồ tổ chức, sử dụng chủ yếu các khối hình chữ nhật, đường thẳng và đường mũi tên một chiều. Bạn cũng có thể thử nghiệm với các hình khác để tạo nên phong cách độc đáo.

- Để chèn đường thẳng hoặc mũi tên, chọn Insert -> Shapes -> chọn đường thẳng hoặc mũi tên trong phần Lines. Sau đó, vẽ trực tiếp lên trang Word để có kết quả như sau:

- Khi muốn thêm khối hình chữ nhật, hãy chọn Insert -> Shapes -> sau đó chọn khối hình chữ nhật trong phần Rectangles và vẽ lên trang Word. Bạn sẽ có khối hình chữ nhật như sau:

Bước 3: Tiếp theo, vẽ nhiều khối hình chữ nhật tương ứng với nội dung bạn muốn thể hiện trong sơ đồ tổ chức.

Nếu các khối hình giống nhau, bạn có thể sao chép bằng cách chọn khối hình, sau đó giữ phím Ctrl và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí mới rồi thả chuột. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tổ hợp Ctrl+C và Ctrl+V để sao chép và dán như bình thường.

Bước 4: Sau đó, hãy vẽ các hình mũi tên và đường thẳng để chỉ đến các vị trí trong sơ đồ. Để mũi tên chỉ về vị trí thấp hơn trong sơ đồ.

Bước 5: Giờ đây, bạn đã có khung sơ đồ tổ chức. Để thêm văn bản vào các khối hình Shapes, nhấp chuột phải vào khối hình và chọn Add text. Sau đó, nhập chữ vào khối hình hoặc nhấn chọn khối hình và bắt đầu nhập chữ ngay lập tức.

Sau khi đã nhập nội dung cho sơ đồ tổ chức, bạn cần điều chỉnh, chọn màu sắc, kiểu chữ, kiểu hình, tất cả các tùy chỉnh này được thực hiện trong thẻ Format khi bạn chọn khối hình.

Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ tổ chức được tạo ra bằng công cụ Shapes trong Word.

Chúc bạn thành công!