Buzz
Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets thực hiện như thế nào? Rất đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo bộ lọc trên Google Sheet.
Nhờ sự phát triển của công nghệ và phần mềm, hiện không khó để tính toán một khối lượng lớn dữ liệu trong bảng trên máy tính bởi bạn đã có sự trợ giúp từ những công cụ bên thứ ba. Ngoài Microsoft Excel, hiện bạn đã có rất nhiều lựa chọn thay thế khác với chất lượng không kém mà lại còn miễn phí. Nổi bật trong số đó là Google Sheets.
Về cơ bản, Google Sheets cung cấp những tính năng giống hệt Excel, bao gồm hỗ trợ chèn số, ngày tháng tự động, nhập dữ liệu và bảng tính, căn chỉnh thông tin bên trong, chèn ảnh, link, thậm chí cả hàm tính thông dụng như tính tổng, nhân chia, thậm chí cả lọc dữ liệu…
Đúng vậy, Google Sheets có hỗ trợ hàm lọc hay FILTER nhằm giúp người dùng xử lý dữ liệu nhanh gọn và chính xác hơn. Ngoài ra, sử dụng Google Sheets, bạn còn không cần phải cài đặt mà có thể dùng ngay trên trình duyệt web. Dưới đây là chi tiết cách tạo bộ lọc trong trang tính.
Bộ lọc và trình xem bộ lọc trên Google Sheets có thể giúp bạn phân tích một bộ dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể dùng bộ lọc để:
- Hiện dữ liệu theo bộ lọc nhất định khi mọi người mở bảng tính.
- Phân loại dữ liệu sau khi lọc.
Bạn có thể sử dụng trình xem bộ lọc để:
- Lưu nhiều bộ lọc.
- Đặt tên cho bộ lọc.
- Cho phép nhiều người cùng xem các cửa sổ bộ lọc khác nhau cùng một lúc.
- Chia sẻ bộ lọc với người khác.
- Tạo bản sao hoặc cửa sổ xem khác với quy tắc tương tự.
- Bộ lọc hoặc phân loại bảng tính mà bạn không có quyền chỉnh sửa. Trong trường hợp này, trình xem bộ lọc sẽ được tạo tạm thời.
1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Phân loại dữ liệu trong Google Sheets là việc thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi đề cập đến phân loại, bạn cần xem xét hai yếu tố chính:
- Phân loại dữ liệu dựa vào cột nào? Ví dụ: Phân loại danh sách đơn hàng theo tổng doanh thu.
- Phân loại dữ liệu như thế nào? Ví dụ: Phân loại dữ liệu đơn hàng từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Chìa khóa chính để phân loại là đảm bảo toàn bộ dữ liệu trong bảng được phân loại. Mỗi hàng trong dữ liệu được xem như một bản ghi hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng biệt hoặc cách mô tả dữ liệu đó.
Ví dụ: Mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm đã bán online. Sau đó, từng cột (thuộc tính) sẽ ghi lại thông tin chính về việc bán hàng như thời gian bán, địa chỉ của khách hàng và tổng số lượng.
Khi sắp xếp dữ liệu, việc nhóm chúng đúng cách là rất quan trọng. Nếu chỉ phân loại cột số lượng hàng bán, có thể dẫn đến việc dữ liệu không trùng khớp, ví dụ như gán sai tên khách hàng cho 100 USD tiền bán được.
Đó là lý do tại sao phân loại dữ liệu đúng cách cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Một trong những nhiệm vụ phân loại phổ biến nhất trong Google Sheets là sắp xếp từ A-Z. Nó giúp việc đọc thông tin dễ dàng hơn và đơn giản hóa tìm kiếm theo hàng cụ thể.
Trước khi bắt đầu phân loại, trước tiên bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng. Hành động này giảm thiểu nguy cơ sắp xếp nhầm cột hoặc chỉ một phần dữ liệu.
Sau khi đánh dấu toàn bộ dữ liệu, đi tới tùy chọn menu Data > Sort Range, bạn sẽ thấy như trong hình chụp màn hình sau:
Mặc dù có sẵn tùy chọn sắp xếp từ A-Z hoặc Z-A, việc sử dụng công cụ tích hợp trong Google Sheets để phân loại sẽ dễ dàng hơn nhiều. Hình minh họa dưới đây là một ví dụ điển hình cho điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn phân loại.
Ngoài ra, đảm bảo bạn phân loại theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu dạng text, bạn có thể sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc ngược lại.
Sau khi thực hiện, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức một cách khoa học và dễ nhìn. Lưu ý, trong hình ảnh dưới đây, bảng tính đã được phân loại dữ liệu theo tên của các công ty mà ứng viên làm việc.
Đây cũng là một cách thông minh để quản lý dữ liệu trong quá trình phân loại. Trong trường hợp tồi nhất, bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần dữ liệu còn lại vẫn ở nguyên trạng. Thực tế, ở hình trên, cột ID không còn (1, 2, 3, 4...) theo thứ tự, mà tất cả các cột dữ liệu được di chuyển từng bước.
2. Phân loại dữ liệu theo 2 tiêu chí trên Google Sheets
Khi muốn phân loại thông tin dựa trên hai tiêu chí, chẳng hạn, sắp xếp dữ liệu nhân viên theo mức độ quan trọng & tên công ty.
Đánh dấu dữ liệu và sau đó quay lại menu Data > Sort Range. Lần này, nhấp vào Add another sort column để thêm tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông tin theo nhiều quy tắc.
Trong menu này, thứ tự là điều quan trọng cần lưu ý. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sắp xếp theo”, quy tắc thứ hai là “sau đó theo”. Trong ví dụ dưới đây, bài viết đã thiết lập tiêu chí sắp xếp theo mức độ quan trọng trước, sau đó là tên công ty. Tất cả đều theo thứ tự chữ cái.
Việc sử dụng phân loại đa cấp này thực sự ảnh hưởng đến cách dữ liệu được hiển thị. Bạn có thể thêm nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu theo ý muốn.
Phân loại toàn bộ bảng tính
- Trên máy tính, mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Ở phía trên cùng, nhấp chuột phải vào cột mà bạn muốn phân loại.
- Nhấp vào Sắp xếp bảng theo A đến Z hoặc Sắp xếp bảng theo Z đến A.
Phân loại theo màu sắc
- Trên máy tính, mở bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn.
- Nhấp vào Data > Tạo bộ lọc.
- Để xem các tùy chọn bộ lọc, di chuyển đến phía trên của phạm vi và nhấp vào Bộ lọc.
- Sắp xếp theo màu: Chọn văn bản hoặc màu nền để lọc hoặc phân loại. Các ô chứa màu bạn chọn để phân loại sẽ di chuyển lên phía trên của phạm vi đó. Bạn có thể phân loại theo màu định dạng có điều kiện, không chỉ màu cơ bản.
- Để tắt bộ lọc, nhấp vào Data > Tắt bộ lọc.
3. Sử dụng bộ lọc Google Sheets
Trong khi phân loại thay đổi trình tự dữ liệu trong bảng tính, bộ lọc thay đổi thông tin đang hiển thị trong bảng tính. Dưới đây là cách áp dụng bộ lọc Google Sheets để thu gọn dữ liệu khi xem.
Để bắt đầu thêm bộ lọc, đánh dấu bảng dữ liệu, sau đó, đi đến Data > Tạo bộ lọc trên menu Sheets.
Giờ bộ lọc đã được kích hoạt, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc phía trên bên phải của tiêu đề. Nhấp vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy một danh sách các giá trị trong cột đó trong menu pop-up như sau:
Trong cửa sổ pop-up này, chỉ cần bật hoặc tắt các tiêu chí mà bạn muốn dữ liệu phải đáp ứng. Khi nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với các quy tắc bộ lọc bạn đã thiết lập trên Google Sheets.
Tương tự như việc phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Trong ví dụ dưới đây, bài viết đã lọc theo cột mức lương - Salary Grade.
Đây là ví dụ minh họa hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Sheets khi quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp bộ lọc “interest” và “salary grade”, bạn đã có một danh sách tuyển chọn 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.
Điểm quan trọng cần ghi nhớ là việc lọc dữ liệu không xóa hoặc loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn tồn tại trong bảng và chỉ đợi được hiển thị lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.
Tạo, lưu hoặc xóa một chế độ xem bộ lọc
Lưu ý: Nếu chỉ được quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo một trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Sheets sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.
Mở một cửa sổ bộ lọc hiện có
- Trên máy tính, mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Click Data > Xem bộ lọc.
- Chọn kiểu xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ được áp dụng cho bảng tính.
- Để đóng trình xem bộ lọc, ở phía bên phải trên cùng, click Đóng.
Lưu một bộ lọc dưới dạng Xem Bộ Lọc
- Trên máy tính, mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Áp dụng một bộ lọc.
- Click Data > Xem Bộ Lọc > Lưu như xem bộ lọc.
Đổi tên trình xem bộ lọc
- Trên PC, mở một bảng tính trong Google Sheets.
- Click Data > Xem Bộ Lọc.
- Chọn một trình xem bộ lọc.
- Ở phía trái trên cùng của bảng tính, gần Tên, click vào tên trình xem bộ lọc và nhập tên mới.
- Nhấn Enter.
Chia sẻ hoặc gửi một liên kết đến xem bộ lọc
- Trên PC, mở Google Sheets.
- Mở trình xem bộ lọc.
- Sao chép URL. Chia sẻ liên kết xem bộ lọc.
Cách lọc dữ liệu trong Google Sheets trên di động
Phân loại dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp cột của ô theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số.
- Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, mở ứng dụng Google Sheets.
- Để chọn một cột, chạm vào ký tự ở đầu cột đó.
- Chạm vào Thêm.
- Di chuyển xuống và chạm vào SẮP XẾP A-Z hoặc SẮP XẾP Z-A. Dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp.
Filter dữ liệu
Mẹo: Chế độ xem bộ lọc chỉ có sẵn trên phiên bản máy tính.
Bộ lọc trong Google Sheets cho phép bạn ẩn dữ liệu không muốn hiển thị. Khi tắt bộ lọc này, bạn vẫn có thể xem toàn bộ dữ liệu.
Lọc theo giá trị
Hàm LỌC trong Google Sheets cũng giúp bạn lọc dữ liệu một cách dễ dàng. Hàm này lọc và trả về các hàng thỏa mãn các tiêu chí cụ thể.
Khi sử dụng hàm này, bạn có thể nhận được nhiều kết quả phù hợp. Vì dữ liệu được lọc bởi hàm, kết quả sẽ được cập nhật tự động. Dưới đây là những điều bạn cần biết về hàm Lọc trong Google Sheets:
Công thức:
=LỌC('Phạm vi giá trị'; 'Điều kiện 1'; ['Điều kiện 2', ...])
Trong đó:
- Vùng dữ liệu: Phạm vi dữ liệu muốn lọc. Nó có thể bao gồm số hàng hoặc cột bất kỳ.
- Điều kiện 1,2,3…: Các điều kiện lọc dữ liệu.
Nếu sử dụng hàm Lọc trong Google Sheets, bạn cần chọn rõ ràng dữ liệu cần lọc và ít nhất một điều kiện cần thiết. Tạo danh sách thả xuống cho các điều kiện sẽ giúp bạn lọc dữ liệu dễ dàng hơn bằng cách cập nhật lựa chọn.
Ngoài ra, hàm lọc dữ liệu trong Google Sheets tự động nhận diện các ký hiệu tiền tệ tương ứng. Bạn có thể thêm một công thức và nó sẽ trả về kết quả dựa trên điều kiện trong công thức.
Cẩn thận với 'thiếu' dữ liệu
Đây là vấn đề mà mọi người thường quan tâm khi xử lý dữ liệu đã lọc. Khó để nói chính xác về điều này. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên chú ý đến hai yếu tố sau:
- Biểu tượng bộ lọc ở phía trên của cột.
- Số hàng trong Google Sheets ở bên trái.
Hai mẹo này giúp bạn tránh thiếu dữ liệu trong bảng tính.
Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp và lựa chọn dữ liệu một cách hiệu quả. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn làm chủ Google Sheets hơn.
