Buzz
Dành cho những người quản lý đối mặt với nhiều công việc, biểu đồ Gantt trong Excel là một công cụ quan trọng. Bài viết này sẽ chỉ dẫn cách tạo và vẽ biểu đồ Gantt trong Excel để quản lý dự án một cách hiệu quả.
Mytour sẽ hướng dẫn bước từng bước để vẽ biểu đồ Gantt trong Excel. Hãy đồng hành và theo dõi cùng chúng tôi.
Khám phá Biểu đồ Gantt trong Excel
Biểu đồ Gantt (hoặc Gantt chart) xuất phát từ sự sáng tạo của Henry Gantt vào năm 1910, là công cụ truyền thống thể hiện tiến độ dự án. Mặc dù đã tồn tại từ lâu, biểu đồ Gantt vẫn được ưa chuộng nhờ tính đơn giản và dễ hiểu, sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án và thậm chí đã được tích hợp vào các phần mềm hiện đại.
Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt trong Excel
Để vẽ biểu đồ Gantt, dữ liệu cần chứa thông tin về ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian dự kiến hoàn thành mỗi công việc.
Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau, thì bạn đã sẵn sàng để tạo biểu đồ Gantt trong Excel:
Dựa vào dữ liệu bảng trên, bạn có thể bắt đầu tạo biểu đồ Gantt trong Excel với những bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Tạo biểu đồ cột chồng dựa trên cột “Ngày bắt đầu”
Chọn ô từ C4 đến C10 (cột Ngày bắt đầu), sau đó chọn Insert và trong phần Charts, bạn chọn biểu đồ cột và chọn biểu đồ cột chồng như hình dưới.
Với những bước trên, bạn sẽ dễ dàng vẽ được biểu đồ cột chồng.
Bước 2: Thêm thông tin về thời gian hoàn thành vào biểu đồ cột chồng.
1. Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data.
2. Trong cửa sổ Select Data Source, nhấn Add để mở Edit Series.
3. Trong Edit Series, nhập tên hoặc chọn từ phần Series name (ví dụ: nhập Khoảng thời gian hoặc chọn từ ô tiêu đề trong bảng Thời gian hoàn thành). Tiếp theo, trong phần Series values, chọn biểu tượng như hình dưới.
4. Giữ chuột và kéo để chọn dữ liệu từ cột Thời gian hoàn thành (E5:E10).
5. Để quay lại giao diện trước, nhấn Enter, sau đó chọn OK -> OK để đóng cửa sổ Edit Series và Select Data Source.
Như vậy, biểu đồ sẽ hiển thị một phần mới như sau:
Bước 3: Thêm mô tả cho công việc
1. Mở lại cửa sổ Select Data Source bằng cách chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data.
2. Trong cửa sổ Select Data Source, nhấn Edit ở phần Horizontal.
3. Trong hộp thoại Axis Labels, chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện (B5:B10). Sau đó nhấn OK -> OK để đóng hộp thoại Axis Labels và Select Data Source.
Bây giờ, phần Công việc thực hiện sẽ xuất hiện trên biểu đồ.
Bước 4: Ẩn cột màu xanh để tạo biểu đồ Gantt.
1. Trên biểu đồ, click trái vào một thanh màu xanh để chọn tất cả các thanh, chuột phải và chọn Format Data Series.
2. Phần Format Data Series sẽ xuất hiện bên phải, trong Fill & Line, chọn No fill và No line như hình dưới.
Với các bước trên, biểu đồ của bạn sẽ trở nên như sau:
Bước 5: Loại bỏ khoảng trắng ở phía trước.
Khi bạn ẩn phần đầu, có thể xuất hiện khoảng trắng, hãy xóa chúng theo cách sau:
1. Trên bảng dữ liệu, chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> Format Cells.
2. Trong thẻ Number của Format Cells, chọn định dạng General để xem cách ngày được lưu trữ trong Excel trong phần Sample.
3. Sau đó, trên biểu đồ, click phải vào phần ngày và chọn Format Axis (hoặc nhấp đúp chuột vào phần ngày).
4. Mở Format Axis bên phải, ở Axis Options, nhập số từ phần Sample đã xem trước đó vào ô Minumum. Điều này sẽ loại bỏ khoảng trắng.
Bước 6: Xóa khoảng trắng giữa các thanh ngang.
1. Trên biểu đồ, click vào một thanh màu cam để chọn tất cả, sau đó chuột phải và chọn Format Data Series.
2. Trong Format Data Series bên phải, ở Series Options, điều chỉnh Series Overlap thành 100%, Gap Width thành 0%. Khoảng trắng giữa các thanh ngang sẽ biến mất.
Thu nhỏ chiều cao của biểu đồ để tạo ra biểu đồ Gantt đẹp hơn như minh họa dưới đây.
Bước 7: Sắp xếp lại dữ liệu theo thứ tự của Công việc thực hiện
Bạn cũng thấy thứ tự công việc trên biểu đồ bị đảo ngược, vì vậy hãy sắp xếp lại dữ liệu theo trình tự đúng, đúng thứ tự làm bằng cách sau:
1. Click chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis hoặc nhấp đúp chuột trái vào phần Công việc thực hiện trên biểu đồ.
2. Trên Format Axis xuất hiện bên phải, đánh dấu vào ô Categories in reverse order và đóng Format Axis.
Biểu đồ Gantt của bạn sẽ trở nên như sau:
Dưới đây là cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ nắm vững về biểu đồ Gantt và biết cách vẽ nó trong Excel. Chúc bạn thành công!
