Buzz
Outlook là một phần mềm email được biết đến rộng rãi của Microsoft. Ngoài việc gửi và nhận email, Outlook còn là một ứng dụng đa năng, cho phép bạn quản lý lịch, lập kế hoạch và chia sẻ cuộc họp cũng như tạo nhiều nhiệm vụ và danh sách liên hệ.
Khi bạn soạn email thương mại, việc thêm chữ ký điện tử vào cuối email là cực kỳ quan trọng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn tạo một hoặc nhiều chữ ký cho email, mà bạn có thể chèn sau khi soạn thư. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và thêm chữ ký vào email trong Outlook trên các hệ điều hành khác nhau.
Chữ ký trong Outlook có ý nghĩa gì?
Chữ ký trong email doanh nghiệp rất quan trọng. Nó cung cấp thông tin chi tiết về người gửi như tên, chức vụ, địa chỉ công ty, số điện thoại liên hệ và địa chỉ email. Bạn có thể tùy chỉnh thông tin này theo ý muốn. Thông thường, chữ ký điện tử được đặt ở cuối email.
Hướng dẫn tạo chữ ký trong Outlook
Trên Windows
Outlook trên Windows được coi là phiên bản cao cấp nhất so với các hệ điều hành khác. Giao diện của Outlook trên Windows dễ sử dụng và thân thiện. Thường thì, Outlook đã được cài đặt sẵn trên máy tính của bạn. Nếu không, bạn có thể tải Outlook phiên bản desktop từ cửa hàng Microsoft.
Để tạo chữ ký trong Windows, mở ứng dụng Outlook. Nhấp vào biểu tượng Chữ ký và chọn Chữ ký…
Trong hộp Chọn chữ ký để chỉnh sửa > nhấp vào Mới.
Nhập một tiêu đề phù hợp vào ô tương ứng và nhấn
Để thêm chữ ký cho vị trí công việc mới, nhấp một lần để đánh dấu nó và nhập nội dung tương ứng. Tại đây, bạn có thể tuỳ chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước văn bản, ảnh, chèn liên kết, thậm chí đính kèm danh thiếp điện tử.
Nhấn OK để lưu.
Trên ứng dụng Outlook Mobile
Tải ứng dụng Outlook từ Cửa hàng Play / AppStore và đăng nhập với tài khoản Microsoft Outlook.
Chạm vào biểu tượng đó ở phía trái màn hình. Cuộn xuống dưới và chạm vào biểu tượng cài đặt.
Chạm vào Chữ ký. Xóa Get Outlook for Android mặc định, thay vào đó là chữ ký cá nhân.
Sau đó, nhấn ☑ để lưu.
Trên Trang Web
Truy cập Outlook trực tuyến, đăng nhập vào tài khoản và tạo email mới bằng cách, nhấp vào Tin nhắn mới.
Nhấp vào biểu tượng Cài đặt nằm ở góc phải phía trên cùng của màn hình.
Bây giờ cuộn xuống dưới màn hình và nhấp vào Xem tất cả các cài đặt Outlook.
Để tạo một chữ ký, nhấp vào Soạn và trả lời.
Trong ô văn bản được cung cấp, nhập chữ ký và nhấn Lưu.
Trên Mac
Đảm bảo bạn đã cài Microsoft Outlook trên macOS từ Mac App Store. Sau khi cài đặt ứng dụng, mở Outlook trên Mac, chọn Tùy chọn.
Khi cửa sổ Tùy chọn hiện ra, chọn Chữ ký.
Chọn tài khoản bạn muốn thêm chữ ký bằng cách nhấp vào Tài khoản gần đó. Giờ nhấp vào biểu tượng + để tạo chữ ký mới.
Một cửa sổ Chữ ký mới sẽ xuất hiện trên màn hình. Tại đây, thêm Tên chữ ký trong ô văn bản kế bên và nhập nội dung cho chữ ký trong ô lớn hơn bên trong nó. Sau khi thêm chữ ký thành công, nhấp vào biểu tượng Lưu ở phía trên để hoàn tất thay đổi.
Chữ ký đã lưu bây giờ sẽ hiển thị trong Tùy chọn > Chữ ký.
Cách thêm chữ ký vào Microsoft Outlook
Trên Windows
Để thêm chữ ký vào một email, nhấp vào Chữ ký. Chọn chữ ký phù hợp bằng cách nhấp vào tiêu đề từ danh sách thả xuống.
Chữ ký của bạn sẽ tự động được chèn vào phần nội dung của email.
Trên ứng dụng Outlook Mobile
Trên Android và iOS, việc thêm chữ ký là một quy trình cực kỳ đơn giản. Ngay khi bạn mở thư mới, chữ ký sẽ tự động hiển thị trong phần nội dung của ô văn bản.
Trên Trang Web
Đến góc phải phía trên cùng của ô email và nhấp vào biểu tượng menu 3 chấm.
Chọn từ danh sách xuống và nhấn Thêm chữ ký. Chữ ký sẽ được thêm vào phần nội dung của email.
Đối với người dùng Mac
Tạo email mới. Trong cửa sổ soạn thảo email, nhấp lần lượt vào mũi tên trỏ sang phải trên thanh công cụ cho đến khi bạn thấy tùy chọn Chữ ký.
Bây giờ, chọn Chữ ký từ thanh công cụ và chọn chữ ký bạn đã tạo trước đó ở bước trước. Chữ ký này sẽ tự động được thêm vào cuối phần soạn thảo email mới.
Cách tìm và chèn mẫu chữ ký
Outlook cung cấp cho bạn một loạt mẫu chữ ký sáng tạo. Chỉ cần một click, bạn có thể tải một mẫu, có đến 20 lựa chọn chữ ký độc đáo. Chỉ cần sao chép và dán mẫu mong muốn vào email, sau đó chỉnh sửa chi tiết theo ý muốn của bạn.
Đó là cách thêm chữ ký vào email trong Microsoft Outlook. Hãy nhớ, bạn có thể tùy chỉnh kiểu font, màu sắc và tạo kiểu chữ nghệ thuật cho chữ ký cá nhân trong Microsoft Outlook. Vì vậy, đừng ngần ngại thêm nó vào email để phục vụ công việc của bạn!
