Buzz
Trong quá trình làm việc trên cùng một tài liệu, việc kiểm soát sự thay đổi tài liệu đôi khi trở nên phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thêm ghi chú và theo dõi chỉnh sửa tài liệu trong Word để bạn có đủ khả năng kiểm soát việc thay đổi của tài liệu.
Thêm ghi chú trong tài liệu Word
Để thêm ghi chú trong tài liệu, bạn chỉ cần lựa chọn vùng dữ liệu muốn tạo ghi chú -> vào thẻ Review -> New Comment:
Tạo ghi chú ở bên phải tài liệu -> chỉ cần nhập nội dung cho ghi chú đó:
Sau khi tạo ghi chú, bạn đã có thể ghi chú trên tài liệu, thông tin về người tạo và thời gian sẽ hiển thị trên ghi chú:
Để chỉnh sửa nội dung ghi chú, chỉ cần kích chọn ghi chú cần sửa. Nếu muốn xóa ghi chú, chuột phải vào ghi chú và chọn Xóa Ghi Chú:
Theo dõi chỉnh sửa tài liệu với Track Changes
Để theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu, bạn cần bật tính năng Track Changes. Truy cập vào thẻ Review -> Tracking -> Track Changes -> Track Changes:
Sau khi bật Track Changes, khi bạn chỉnh sửa tài liệu, nội dung sẽ được đánh dấu như sau:
Trường hợp sau khi chỉnh sửa và đã bật Track Changes nhưng không thấy các dấu hiệu chỉnh sửa, hãy kích chọn All Marks trong thẻ Review:
Tất cả các chỉnh sửa trên tài liệu sẽ được đánh dấu, bạn có thể xác nhận hoặc không đồng ý với các chỉnh sửa đó. Để kiểm tra ghi chú trên tài liệu mà đồng nghiệp của bạn đã tạo, hãy thực hiện kích chọn Review -> Tracking -> Show Markup -> Balloons -> Show Only Comment and Formating in Balloons:
Kết quả hiển thị chỉ bao gồm các comment và nội dung chỉnh sửa về định dạng:
Hoặc khi bạn chọn Show Revisions in Balloons, tất cả các chỉnh sửa như thêm, xóa nội dung sẽ được hiển thị:
Bằng cách lựa chọn này, bạn có thể kiểm soát việc chỉnh sửa của các thành viên trong nhóm.
Theo dõi chỉnh sửa tài liệu bằng cách phân biệt việc chỉnh sửa của từng thành viên trong nhóm.
Khi bạn chỉnh sửa nội dung, để mọi người trong nhóm biết bạn là người đã chỉnh sửa, hãy thay đổi tên hiển thị trong nội dung chỉnh sửa tài liệu.
Truy cập vào thẻ Review -> Tracking -> chọn mũi tên trong Tracking:
Hộp thoại sẽ hiện ra, chọn Change User Name…
Trong hộp thoại Word Options, nhập tên mới vào ô User Name -> nhấn OK để xác nhận:
Đối với việc chỉnh sửa tài liệu, tên của bạn sẽ được hiển thị rõ ràng. Mỗi tài khoản đã thực hiện chỉnh sửa trên tài liệu sẽ được Word phân biệt bằng các màu sắc khác nhau. Ví dụ, trong tài liệu này có 3 tài khoản đã chỉnh sửa tương ứng với 3 màu khác nhau:
Hiệu chỉnh Tracks để theo dõi tài liệu
Nội dung chỉnh sửa được Track Changes đánh dấu bằng màu sắc mặc định. Nếu bạn muốn tự thiết lập màu sắc và định dạng theo ý muốn để dễ dàng theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể thực hiện như sau:
Truy cập vào thẻ Review -> Tracking -> kích chọn mũi tên trong Tracking:
Khi xuất hiện hộp thoại, hãy chọn Tùy chọn Nâng cao:
Tùy chọn Nâng cao về Chỉnh sửa Tracks sẽ hiện ra, bạn có thể điều chỉnh màu sắc và định dạng cho nội dung chỉnh sửa theo ý muốn:
- Dưới mục Markup: Nội dung chỉnh sửa bị xóa, hoặc thêm vào...
- Dưới mục Moves: Nội dung sẽ bị di chuyển.
- Mục Định dạng: Chỉnh sửa định dạng văn bản.
Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, hãy nhấn OK:
Với việc tự tạo ghi chú và sử dụng Track Changes, phân biệt việc chỉnh sửa tài liệu của từng thành viên, cùng việc tạo riêng định dạng Track trong tài liệu, bạn sẽ dễ dàng theo dõi quá trình chỉnh sửa tài liệu. Chúc các bạn thành công!
