Hướng Dẫn Thu Hồi Email Trong Outlook

Bao giờ bạn viết một email xong rồi gửi đi mà không kiểm tra kỹ, để rồi nhận ra có lỗi hoặc gửi nhầm người? Với Microsoft Outlook, vấn đề này không còn làm bạn phiền lòng nữa, vì bạn có thể thu hồi lại thư đã gửi bằng tính năng Recall.

Điều Kiện Cần Thiết Cho Việc Thu Hồi Email Trên Outlook

Nói là có thể thu hồi, nhưng tất nhiên điều này đi kèm với một số điều kiện. Không thể thu hồi một cách tuỳ ý được. Dưới đây là những điều kiện để thu hồi thư đã gửi (Recall mail) trong Outlook:

Điều Kiện Cần Thiết Cho Việc Thu Hồi Email

Chỉ có thể thu hồi thư khi cả bạn và người nhận đều sử dụng tài khoản email Office 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

Sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365 (Outlook trên web không thực hiện được).

Chắc chắn rằng thư đã gửi chưa được mở bởi người nhận. Nếu đủ điều kiện, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình thu hồi theo các bước dưới đây.

Hướng Dẫn Thu Hồi Thư Trong Outlook

(Bài viết dưới đây hướng dẫn áp dụng cho các phiên bản Outlook từ 2010 trở lên)

Bước 1: Trong khung thư mục ở bên trái cửa sổ Outlook, nhấp vào Sent Items.

Bước 2: Mở thư bạn muốn thu hồi bằng cách nhấp đúp vào nó.

Bước 3: Trong tab Message, lựa chọn Actions > Recall This Message….

* Chú ý:

- Nếu bạn không thấy tùy chọn Recall This Message, có thể do bạn không sử dụng tài khoản Exchange hoặc tính năng này không khả dụng trong tổ chức của bạn.

- Bạn không thể thu hồi thư được bảo vệ bằng cách bảo vệ thông tin Azure.

Bước 4: Lựa chọn một trong hai tùy chọn sau đây.

- Xoá bản sao chưa đọc của thư này:  Loại bỏ những bản sao chưa được đọc của thư.

- Xoá bản sao chưa đọc và thay thế bằng thư mới: Loại bỏ bản sao chưa được đọc của thư này và thay thế bằng thư mới.

Sau đó, nhấp vào OK.

* Lưu ý: Hãy tích vào ô Thông báo nếu việc thu hồi thành công hoặc thất bại đối với từng người nhận để nhận thông báo về việc thu hồi thành công hay thất bại.

Những nguyên nhân gây trở ngại cho quá trình thu hồi thư đã gửi

Ngay cả khi bạn đã thực hiện đúng như hướng dẫn trên, không có nghĩa là mọi thứ sẽ luôn diễn ra một cách suôn sẻ. Dưới đây là các yếu tố có thể cản trở việc thu hồi của bạn hoặc ít nhất làm cho nó trở nên phức tạp hơn:

1. Thư đã được mở

Nói một cách đơn giản, nếu người nhận đã mở thư của bạn, bạn không thể thu hồi. Mặc dù họ có thể nhận thông báo và lời nhắc về việc thu hồi, thư vẫn lưu trong hệ thống Outlook của họ. Điều này làm cho việc phải hành động nhanh chóng trở nên quan trọng trước khi là quá muộn.

2. Chuyển hướng đến các thư mục khác

Nếu bộ lọc của người nhận chuyển hướng thư gốc mà bạn đã gửi đến một thư mục khác, quá trình thu hồi sẽ thất bại. Tóm lại, tính năng thu hồi chỉ có thể hoạt động với thư trong hộp thư đến. Nếu thư đang 'đi lạc' ở một nơi khác, nó sẽ không đi đâu cả.

3. Thư mục công khai có thể tạo ra vấn đề vì nếu ai đó đọc thư của bạn, quá trình thu hồi sẽ trở nên phức tạp. Ngay cả khi thư được đánh dấu là đã đọc, không cần biết bởi người nhận hay một tài khoản khác, mọi thứ cũng đã quá muộn.

Thư mục công khai có thể tạo ra vấn đề vì nếu ai đó đọc thư của bạn, quá trình thu hồi sẽ trở nên phức tạp. Một khi thư đã được đánh dấu là đã đọc, không cần biết bởi người nhận hay một tài khoản khác, mọi chuyện cũng đã quá muộn.

4. Ứng dụng email không phải Outlook

Chức năng thu hồi được tối ưu hóa cho Outlook. Ví dụ, nếu bạn gửi cho người sử dụng Gmail chẳng hạn, đừng mong đợi tính năng thu hồi có hiệu quả.

5. Ứng dụng dành cho thiết bị di động

Nếu bạn đang cài đặt Exchange ActiveSync cho Outlook trên thiết bị di động, có thể tùy chọn thu hồi sẽ gặp khó khăn. Điều này xảy ra khi hệ thống cố gắng xử lý các phiên bản Outlook khác nhau trong quá trình đồng bộ hóa, đặc biệt là khi thiết bị di động của bạn đang ở trạng thái ngoại tuyến.

Trong bài viết này, mình đã hướng dẫn cách thu hồi thư đã gửi (Recall mail) trong Outlook. Hy vọng nó sẽ mang lại giá trị cho các bạn!