Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội một cách đơn giản và đầy đủ nhất trong năm 2022

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là quy trình cần phải thực hiện khi người sử dụng lao động và người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Hãy tìm hiểu cách chốt sổ BHXH trong bài viết này.

Bạn đang đối diện với việc chuyển sang làm việc tại một công ty mới và muốn biết thủ tục chốt sổ BHXH ở công ty cũ? Hãy đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về điều kiện và thủ tục cần thiết.

Tìm hiểu về quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi nào cần thực hiện việc chốt sổ BHXH?

Quy trình chốt sổ BHXH thường được thực hiện khi người lao động rời khỏi công ty do nghỉ việc hoặc do công ty ngừng hoạt động. Điều này giúp ghi nhận thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp của người lao động tại một đơn vị.

Điều kiện để chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của người lao động cũng như quyền lợi mà họ được hưởng. Theo quy định của pháp luật, sổ bảo hiểm xã hội được coi là cơ sở để giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.

Vì vậy, điều kiện để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là khi người lao động ngừng làm việc tại doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phá sản và không còn đóng bảo hiểm xã hội nữa.

Người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Theo quy định của Luật Lao Động năm 2012 và Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với các giấy tờ đang giữ của người lao động khi họ nghỉ việc.

Theo quy định của pháp luật, khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội cùng người sử dụng lao động phải có trách nhiệm trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của họ.

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội áp dụng cho người sử dụng lao động

Để hoàn thành thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện 2 bước sau đây.

Bước 1 Tiến hành thủ tục báo giảm lao động khi họ nghỉ việc

Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục báo giảm lao động để chuẩn bị chốt sổ Bảo hiểm xã hội. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm:

- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu số 600a liên quan đến việc báo giảm lao động tham gia BHXH, BHYT

- Biểu mẫu D02-LT theo quyết định 1040/QĐ-BHXH về danh sách người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.

• Mẫu D01-TS - Danh sách thông tin (nếu có).
• Trong trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần thì cần có bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rời của sổ
• Bản sao của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc. (Còn hiệu lực)
• Thẻ Bảo hiểm y tế của người lao động. (Vẫn còn hạn sử dụng)

Sau khi hoàn thành, hồ sơ sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc qua mạng bởi người sử dụng lao động.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ hoàn tất thủ tục báo giảm người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội trong vòng 10 ngày sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

Bước 2 Tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động

Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp nhận việc báo giảm người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho họ.

Hồ sơ chốt sổ lao động bao gồm:

• Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động (Mẫu sổ cũ) hoặc tờ rời Bảo hiểm xã hội (Mẫu sổ mới). Chuẩn bị thêm các bìa rời sổ Bảo hiểm xã hội nếu người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần.
• 01 mẫu TK1-TS về tờ khai cung cấp và cập nhật thông tin người tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế.

Người sử dụng lao động có thể gửi trực tiếp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên mạng sau khi hồ sơ đủ điều kiện.

Người sử dụng lao động phải đảm bảo chốt sổ Bảo hiểm xã hội để người lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị mới trong 7 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng và không quá 30 ngày.

Theo quy định của Bảo hiểm xã hội, nếu doanh nghiệp báo giảm và chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ việc thực tế, cụ thể là quá 30 ngày thì sẽ bị tính lãi suất trễ hồ sơ.

Người sử dụng lao động phải thực hiện việc thanh toán bảo hiểm của người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội đầy đủ để được thực hiện thủ tục chốt sổ. Nếu không làm, người lao động sẽ tự động được xem là vẫn tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có thể nộp cả 2 loại hồ sơ trên cùng một lần.

Thủ tục chốt xã bảo hiểm xã hội đối với người lao động tự thực hiện

Theo quy định của luật pháp, mỗi người chỉ được cấp 01 sổ bảo hiểm xã hội. Do đó, khi công ty cũ phá sản và chưa thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, khi chuyển sang công ty mới, người lao động có thể tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục đóng bảo hiểm.

Hồ sơ để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động bao gồm:

• Sổ bảo hiểm xã hội và các tờ rời của sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có).
• Đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Lưu ý: Cần ghi rõ lý do, tên công ty phá sản.
• Các giấy tờ liên quan đến việc giải thể, phá sản của doanh nghiệp cũ hoặc quyết định nghỉ việc (nếu có).
• Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân.

Lưu ý: Người lao động có thể đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tại công ty mới để tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm.

Nếu người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội, thì theo khoản 3, Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian đóng bảo hiểm sẽ được tính từ thời điểm công ty đã tham gia cho người lao động. Nếu số tiền chưa đóng đủ sẽ được thu hồi, số tiền còn nợ sẽ được xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm xã hội.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Có nên tiếp tục sử dụng sổ bảo hiểm xã hội của công ty cũ hay yêu cầu cấp sổ mới?

Theo quy định, mỗi người khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp duy nhất 1 mã số định danh, còn gọi là mã số bảo hiểm xã hội. Mã số này sẽ được sử dụng cho người lao động trong suốt quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

Khi chuyển công tác, người lao động không còn đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị cũ và không nhận sổ bảo hiểm xã hội từ đơn vị cũ. Tuy nhiên, mã số bảo hiểm xã hội sẽ được giữ nguyên khi chuyển đến đơn vị mới. Toàn bộ thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động sẽ được cập nhật lại trong sổ mới.

Vì vậy, người lao động nên yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội và nhận sổ từ đơn vị cũ, sau đó nộp sổ cho đơn vị mới. Điều này giúp người lao động tránh mất thời gian và công sức trong việc xin cấp lại sổ.

Có thể rút tiền bảo hiểm xã hội một lần khi công ty chưa thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Khi làm hồ sơ để nhận bảo hiểm xã hội một lần, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Sổ BHXH đã được chốt, ghi nhận toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm, bao gồm đầy đủ tờ bìa và các tờ rời;
• Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần theo mẫu số 14-HSB theo Quyết định 166/QĐ-BHXH;
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ tạm trú, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.

Theo quy định, để được hưởng bảo hiểm xã hội một lần, cần có sổ BHXH đã chốt quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bao gồm đầy đủ tờ bìa và các tờ rời.

Trên đây là điều kiện và thủ tục chốt sổ BHXH mà bạn có thể tham khảo. Hãy nhớ xem kỹ để việc làm thủ tục dễ dàng và đơn giản hơn nhé!