Hướng dẫn thủ tục hải quan cho người mới

Hoạt động nhập khẩu rất quan trọng đối với nền kinh tế của đất nước. Cùng với hoạt động này là các thủ tục hải quan mà chúng ta phải thực hiện khi tham gia.

Tuy nhiên, đối với người mới, việc nắm rõ cách thức và các bước của các loại thủ tục này có thể khá khó khăn. Dưới đây, hãy cùng Mytour tìm hiểu về quy trình thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu trong bài viết dưới đây.

Các bước làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Tùy thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa mà sẽ có các yêu cầu khác nhau. Các bước mà Mytour giới thiệu dưới đây sẽ là những bước cơ bản mà bạn có thể tham khảo để áp dụng linh hoạt khi tham gia vào hoạt động này.

Bước 1: Xác định loại hàng hóa

Không phải tất cả các sản phẩm nhập khẩu đều được phép nhập khẩu vào thị trường Việt Nam mà chúng sẽ được lựa chọn để không ảnh hưởng đến thị trường tiêu dùng trong nước. Với bước này, chúng ta có thể xác định một số loại hàng như sau:

Hàng thương mại thông thường

Đây là loại hàng có đủ tiêu chuẩn để nhập khẩu vào thị trường trong nước.

Hàng bị cấm

Các mặt hàng này đều được quy định tại CÁC PHỤ LỤC - Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Bạn cần kiểm tra kỹ các mặt hàng trước khi quyết định nhập khẩu vì nếu bạn nhập những sản phẩm này về có thể bị phạt hoặc nghiêm trọng hơn, bạn sẽ rơi vào tình trạng pháp lý vô cùng rắc rối.

Hàng buộc xin giấy phép nhập khẩu

Các sản phẩm này đều được liệt kê tại Phụ lục - Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Đây là những mặt hàng mà bạn phải hoàn thành các thủ tục, giấy tờ nhập khẩu trước khi hàng cập cảng. Nếu bạn không thực hiện kịp thời, hàng của bạn có thể bị giữ lại ở cảng và không thể điều hàng đi ra thị trường được.

Hơn nữa, bạn sẽ mất thêm nhiều chi phí phát sinh như phí thuê container, thuê kho bãi bảo quản,... cũng như gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy

Ở khâu công bố hợp chuẩn hợp quy này sẽ mang tính bắt buộc đối với các mặt hàng thuộc nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn), còn các mặt hàng khác thì sẽ mang tính tự nguyện nếu doanh nghiệp muốn nâng cao uy tín, chất lượng của sản phẩm.

Để nắm rõ hơn về quy trình công bố hợp chuẩn hợp quy, bạn tham khảo tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

Hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Công việc này sẽ được tiến hành khi hàng hóa đã nhập về cảng, cụ thể, các cơ quan chức năng sẽ lấy mẫu của một số kiện hàng sau đó kiểm tra chất lượng của chúng có đạt theo tiêu chuẩn chuyên ngành quy định hay không.

Hiện tại không có một văn bản nào quy định rõ các mặt hàng cần phải kiểm tra này. Tuy nhiên, mỗi bộ ngành sẽ quy định cụ thể tùy vào đặc điểm của từng ngành đó.

Đây là một bước quan trọng không thể thiếu trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan mà người mới bắt đầu cần nắm rõ, nhờ việc này mà chúng ta có thể chuẩn bị cẩn thận và kỹ càng những loại giấy tờ cần thiết để có thể xuất hàng hóa vào thị trường một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cho doanh nghiệp cũng như nhà cảng.

Bước 2: Ký hợp đồng mua bán quốc tế (Sale Contract)

Đây là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng không thể thiếu nhằm thể hiện giao dịch này là tự nguyện giữa hai bên. Trong hợp đồng này sẽ có một số thông tin cơ bản như tên hàng hóa, số lượng - trọng lượng, quy cách, giá cả,...

Thêm vào đó, các điều khoản trong hợp đồng cũng là điều cần lưu ý kỹ, vì sẽ có một số điều khoản yêu cầu một số giấy tờ đi kèm cũng như phí sẽ khác nhau.

Mỗi ngành nghề sẽ có những điều khoản khác nhau phù hợp với tính chất và đặc điểm của loại hình sản phẩm đó. Bên cạnh đó, hợp đồng sẽ được soạn thảo bằng tiếng Anh dành cho cả hai bên vì đây là một giao dịch quốc tế.

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ của hàng hóa

Những giấy tờ có trong bộ chứng từ hàng hóa bao gồm:

• Hợp đồng thương mại
• B/L (Bill of Lading): Bộ vận tải đơn
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
• Packing List: Bản sao kê hàng hóa chi tiết
• C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ cả mặt hàng
• Một số giấy tờ khác tùy vào mặt hàng và thỏa thuận giữa các bên

Bộ chứng từ của hàng hóa này sẽ do bên bán cung cấp cho bạn sau khi họ nhập hàng vào cảng. Thông thường, họ sẽ gửi file cứng, nếu thông tin có vấn đề như thiếu hoặc sai, bạn bắt buộc phải sửa hoặc bổ sung thêm, dẫn đến tốn thêm thời gian và chi phí.

Do đó, bạn luôn phải kiểm tra kỹ các thông tin trong bộ chứng từ trong quá trình trao đổi với bên bán. Chú ý đến một số thông tin về loại hàng, mô tả sản phẩm, đơn giá, số lượng,... để đảm bảo không có sai sót và bổ sung đầy đủ kịp thời cho đến khi các giấy tờ khớp thông tin với nhau nếu gặp vấn đề ở khâu này.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa của bạn thuộc loại cần kiểm tra chuyên ngành thì đây là bước bắt buộc. Thường nên thực hiện bước này trước, ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến, để tiết kiệm thời gian khi hàng cập cảng. Bạn sẽ nhận được giấy báo hàng đến từ bên vận chuyển trước 1-2 ngày tàu cập cảng.

Tùy vào từng ngành cụ thể, hồ sơ đăng ký cũng sẽ có những quy định riêng phù hợp với từng ngành, bạn cần phải chủ động tìm hiểu để tránh mất nhiều thời gian và chi phí.

Nếu hàng của bạn không thuộc danh sách cần kiểm tra chuyên ngành thì bạn có thể yên tâm bỏ qua bước này.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai Hải quan

Bước này yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống VNACCS của Tổng Cục Hải Quan miễn phí. Tuy nhiên, trên thực tế thì có nhiều doanh nghiệp mua phần mềm khai báo Hải quan từ các công ty tin học đã được hợp chuẩn để sử dụng đơn giản và thuận lợi hơn.

Trên tờ khai có chứa nhiều thông tin mà bạn cần phải điền vào như mã số cảng, mã Hải quan,... Bạn cần phải chuẩn bị thật chi tiết và cụ thể điền các thông tin này sao cho chính xác nhất để tránh trường hợp phải làm lại khi làm sai. Bạn nên tham khảo và nhờ những người đã có kinh nghiệm để hướng dẫn bạn để bạn tránh được những sai sót không đáng có cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Khi bạn đã điền xong thì bạn sẽ truyền tờ khai đi để cấp số khi tờ khai của bạn đã đạt chuẩn. Còn nếu không thì nó sẽ bị hủy và buộc bạn phải làm lại từ đầu rất mất công và tốn thời gian.

Đây là một bước được đánh giá là khó trong các khâu thủ tục nhập khẩu, chính vì vậy để tăng khả năng được cấp số nhanh thì các doanh nghiệp sẽ chọn dịch vụ khai báo Hải quan tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Delivery Order (D/O) là một loại chứng từ được phát hành bởi công ty Forwarder dùng để yêu cầu bên đơn vị lưu hàng giao hàng cho bên nhận hàng. Để lấy lệnh giao hàng, bạn cần chuẩn bị một số loại giấy tờ và mang tới hãng vận chuyển, cụ thể:

• 1 bản sao Chứng minh nhân dân
• 1 bản sao vận đơn
• 1 bản vận đơn gốc có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo công ty
• Tiền phí

Lưu hàng tại cảng càng lâu thì chi phí sẽ càng tăng, vì vậy bạn cần phải nhanh chóng và chủ động kiểm tra liên tục để hàng hóa có thể tiết kiệm được thời gian giao ra thị trường.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan

Hệ thống sẽ tự động phân luồng căn cứ vào tờ khai Hải quan của bạn đã được truyền đi. Sẽ có 3 trường hợp mà bạn có thể được phân vào, từ đó bạn căn cứ vào từng trường hợp mà chuẩn bị các loại giấy tờ có liên quan.

Tờ khai luồng xanh

Đây là dấu hiệu tích cực vì tờ khai của bạn đã được chấp nhận mà không cần kiểm tra thêm. Bước tiếp theo là nộp thuế và in tờ khai đã được chấp nhận, sau đó tải tờ mã vạch từ trang web của Tổng Cục Hải quan và đến Hải quan Giám sát để hoàn tất một số thủ tục và lấy hàng về.

Tờ khai luồng vàng

Một số lý do khiến hồ sơ của bạn vào luồng vàng là:

Bộ hồ sơ còn một số điểm chưa hoàn thiện: Nếu bạn có thể giải thích rõ ràng và đáp ứng yêu cầu bổ sung của Hải quan, hồ sơ của bạn sẽ được chấp nhận và hàng sẽ được lấy.

Bộ hồ sơ có thông tin không chính xác, hoặc thiếu sót: Có thể bạn sẽ cần phải điền và truyền lại tờ khai Hải quan từ đầu, vì vậy, để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, bạn nên cử thêm người ở văn phòng để hỗ trợ trong việc truyền lại tờ khai.

Bộ hồ sơ có nhiều mâu thuẫn: Hàng của bạn sẽ được Hải quan chuyển sang chế độ kiểm tra trực tiếp (tương tự luồng màu đỏ) để tránh trường hợp khai báo gian lận. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan một cách cẩn thận và chu đáo.

Nếu tờ khai của bạn rơi vào luồng này, cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ giấy của lô hàng nhập khẩu đó, bao gồm:

• Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp
• Bản in tờ khai Hải quan
• Bản chụp Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản chụp vận đơn B/L (Bill of Lading) có dấu của doanh nghiệp và dấu của đơn vị vận chuyển
• Bản chụp Hóa đơn cước vận chuyển (nếu giao hàng theo điều kiện FOB, Exwork,..)
• Bản gốc Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - Certificate of Origin)
• Bản chụp các chứng từ khác như Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality),....

Để phòng, bạn có thể chuẩn bị thêm một số bản photo của một số loại giấy tờ khác mặc dù không yêu cầu như Sales Contract, Packing List,....

Tờ khai luồng đỏ

Với trường hợp này, hàng của bạn đang có dấu hiệu vi phạm bắt buộc phải kiểm tra trực tiếp. Khâu này được gọi là Kiểm hóa bao gồm 2 phần:

• Kiểm tra hồ sơ: Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ
• Kiểm tra hàng: Chuẩn bị thêm giấy giới thiệu, lệnh giao hàng còn hiệu lực.

Phía Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của bạn trước để đưa ra các yêu cầu như bổ sung thêm thông tin hoặc truyền lại tờ khai tùy từng trường hợp cụ thể.

Sau đó sẽ là bước kiểm tra hàng. Dựa vào đánh giá của cơ quan Hải quan mà lô hàng sẽ được kiểm tra 5%, 10%,... Hàng hóa sẽ được kiểm tra thông qua máy soi hoặc kiểm nghiệm trực tiếp để đánh giá các sai lệch thực tế với khai báo như sai loại hàng, sai số lượng,... Tùy vào mức độ vi phạm mà doanh nghiệp của bạn sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Nếu không có sai phạm, lô hàng của bạn vẫn sẽ được Hải quan thông qua.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục Hải quan nhập hàng

Ngay sau khi tờ khai Hải quan đã được thông qua, bạn sẽ tiến tới bước nộp thuế. Bước này bắt buộc phải thực hiện trước khi thông quan. Các loại thuế mà bạn sẽ phải đóng bao gồm:

• Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Tùy trường hợp, bạn sẽ phải đóng thêm thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt

Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết biểu thuế tại Nghị định số 57/2019/NĐ-CP quy định về Biểu thuế xuất khẩu ưu đãi, biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.

Sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ đóng thuế cũng như tờ khai được duyệt, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai trên website Tổng Cục Hải quan và đến bộ phận Hải quan Giám sát để bên đó quét mã vạch và ký giấy cho bạn. Đến đây thì bạn đã hoàn thành xong thủ tục Hải quan nhập khẩu.

Bước 9: Tiến hành thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Bạn cần phải chuẩn bị trước 2 thứ:

• Thuê phương tiện vận chuyển hàng như container hoặc xe tải
• Thuê kho, bãi để bảo quản hàng hóa

Bạn cần phải có lệnh giao hàng D/O còn hiệu lực, giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ của hãng tàu, mã vạch tờ khai Hải quan đầy đủ chữ ký và con dấu, sau đó bạn trình tất cả loại giấy tờ này cho Phòng Thương vụ của cảng để nhân viên kiểm tra lại một số thông tin và lập hóa đơn thanh toán cho bạn một số khoản phí.

Sau khi bạn hoàn thành thanh toán các phí thì bạn sẽ nhận được phiếu EIR (phiếu giao nhận container) để bạn bố trí phương tiện, chuyển lệnh giao hàng cho họ đến kho cảng để vận chuyển hàng về kho của doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết thủ tục Hải quan nhập khẩu

Thời hạn giải quyết thủ tục Hải quan nhập khẩu được quy định tại Điều 23 Luật Hải quan 2014, cụ thể như sau:

• Tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ Hải quan: Cơ quan Hải quan thực hiện ngay khi người khai Hải quan xuất trình hồ sơ.

• Thời hạn hoàn thành, kiểm tra hồ sơ Hải quan: Chậm nhất là 02 giờ làm việc sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ

• Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế (kiểm hóa): Chậm nhất là 08 giờ làm việc tính từ lúc người khai Hải quan xuất trình hàng hóa

Và đó là quy trình các bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu mà Mytour muốn chia sẻ tới các bạn. Những thủ tục này có vẻ khá phức tạp đối với những người mới, chính vì vậy bạn nên chủ động học hỏi những người đã dành dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực này để bạn có thêm nhiều kiến thức hơn phục vụ cho bạn. Chúc các bạn thành công!

Mua khẩu trang tại Mytour phòng chống dịch bệnh khi đi làm thủ tục nhé: