Hướng dẫn tính phần trăm trong Excel nhanh chóng, dễ hiểu, kèm ví dụ cụ thể

Phần trăm được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như xác định tỷ trọng hàng hóa, lãi suất ngân hàng, hay chia hoa hồng bảo hiểm. Excel là công cụ tính toán dữ liệu hiệu quả, nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu bạn chưa biết cách tính phần trăm trong Excel, hãy xem bài viết dưới đây!

Việc tính phần trăm theo tổng số trong Excel rất đơn giản với các bước thực hiện như sau:

Mở tệp Excel cần tính tỷ lệ phần trăm > Đặt con trỏ vào ô muốn tính % của tổng số và nhập công thức “= 1 phần / tổng số” > Chọn hiển thị kết quả dưới dạng tỷ lệ phần trăm qua chức năng Percentage trong mục Number Format.

Để bạn dễ hình dung cách tính phần trăm trong Excel theo tổng số, hãy xem ví dụ sau: Bạn có bảng danh sách số lượng các loại trái cây và cần xác định tỷ trọng của từng loại trong tổng số.

Cách thực hiện: Bạn chỉ cần lấy trọng lượng của loại trái cây đó chia cho tổng trọng lượng của tất cả các loại trái cây trong danh sách. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô C2 và nhập công thức =B2/B10 để tính % của quả lê trong tổng số. 

• Bước 2: Cố định ô tổng B10 bằng phím F4 hoặc bạn có thể thêm ký hiệu $ vào B10 thành $B$10 để khi sao chép công thức cho các dòng khác thì ô tổng không thay đổi.

• Bước 3: Nhấn Enter và kết quả sẽ được hiển thị.

• Bước 4: Vào mục Number Format và chọn Percentage để hiển thị kết quả dưới dạng tỷ lệ phần trăm. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn nút % trên thanh công cụ để thực hiện nhanh hơn.

Hàm tính phần trăm trong Excel cho từng phần trong nhiều hàng cùng lúc thường được áp dụng khi bảng dữ liệu có nhiều dòng chứa cùng một sản phẩm. Để tính tỷ lệ phần trăm cho sản phẩm đó, bạn cần tính tổng trước rồi chia cho tổng số sản phẩm với hướng dẫn cụ thể như sau:

Mở file Excel cần tính tỷ lệ phần trăm > Đặt con trỏ chuột vào ô cần tính % và nhập công thức =SUMIF (range, criteria, sum_range) / total > nhấn Enter.

Trong đó:

• range: Khu vực dữ liệu cần được đánh giá.

• criteria: Điều kiện để thực hiện hàm này, có thể là tham chiếu ô, số, văn bản, ngày, biểu thức logic hoặc một hàm Excel khác.

• sum_range: Khu vực dữ liệu để tính tổng.

• total: Tổng tất cả các dữ liệu.

Ví dụ: Tính tỷ lệ phần trăm cho từng loại trái cây dựa trên tổng số đã bán trong một bảng dữ liệu có sẵn.

Cách thực hiện: 

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô C2 để tính tỷ lệ phần trăm của quả lê trong danh sách. 

• Bước 2: Tạo công thức “=SUMIF($A$2:$A$12,A2,$B$2:$B$12)/$B$13”. Công thức này cố định vùng dữ liệu cho sản phẩm, số lượng và tổng trọng lượng. Tổng số lượng quả lê sẽ được cộng lại để chia cho tổng số lượng các loại quả.

• Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Công thức tính tỷ lệ phần trăm thay đổi (tăng/giảm giá trị) thường được áp dụng trong Excel và được xác định dựa trên hai tình huống sau: 

Phần trăm thay đổi giữa 2 cột thể hiện sự biến động tỷ lệ % giữa giá trị ở cột mới so với giá trị ở cột cũ, được tính theo công thức = (Giá trị mới - Giá trị cũ) / Giá trị cũ.

Ví dụ: Bạn có bảng giá nhập các loại trái cây của tháng trước và tháng này và cần xác định tỷ lệ phần trăm thay đổi cho từng mặt hàng.

3.1.1. Hướng dẫn nhanh

Đặt con trỏ chuột vào ô D2 > nhập công thức “=(C2-B2)/B2” > Nhấn Enter để xem kết quả.

3.1.2. Hướng dẫn chi tiết

Để tính toán tỷ lệ phần trăm thay đổi cho từng loại hoa quả trong bảng tính, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô D2 để tính tỷ lệ % thay đổi giá nhập của quả lê trong tháng này so với tháng trước.

• Bước 2: Nhập công thức “=(C2-B2)/B2” để tính tỷ lệ phần trăm thay đổi giá nhập từ tháng trước sang tháng này.

• Bước 3: Nhấn phím Enter để nhận kết quả từ công thức.

• Bước 4: Đặt con chuột vào góc dưới cùng bên phải của ô D2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng nhỏ màu đen, sau đó kéo công thức xuống để tính tỷ lệ phần trăm thay đổi cho tất cả các mặt hàng.

Tỷ lệ phần trăm thay đổi giữa 2 hàng là sự biến động % giữa giá trị trên hàng mới và giá trị tại hàng cũ, được tính theo công thức = (Giá trị mới - Giá trị cũ) / Giá trị cũ.

Ví dụ: Bạn có bảng tổng kết doanh thu bán hàng theo từng tháng và muốn tính tỷ lệ phần trăm thay đổi (tăng hoặc giảm) cho mỗi tháng.

3.2.1. Hướng dẫn nhanh

Đặt con trỏ chuột tại ô C3 > Nhập công thức “=(B3-B2)/B2” > Nhấn Enter để nhận kết quả.

3.2.2. Hướng dẫn chi tiết

Bạn có thể dễ dàng tính toán tỷ lệ phần trăm thay đổi doanh thu giữa các tháng trong bảng tổng kết của mình thông qua 4 bước đơn giản sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại ô C3 để tính tỷ lệ % thay đổi doanh thu tháng 2 so với tháng 1.

• Bước 2: Nhập công thức “=(B3-B2)/B2” để xác định tỷ lệ phần trăm thay đổi doanh thu tháng 2 so với tháng 1.

• Bước 3: Nhấn phím Enter để xem kết quả.

• Bước 4: Nhấp chuột trái vào ô C3, sau đó di chuyển con chuột xuống góc dưới bên phải ô C3 cho đến khi thấy dấu cộng nhỏ màu đen. Nhấn và giữ chuột trái rồi kéo công thức đến cuối bảng để có kết quả tỷ lệ phần trăm thay đổi doanh thu cho tất cả các tháng.

Khi bạn đã biết tỷ lệ phần trăm, việc tính toán các giá trị khác liên quan, như tổng số và số lượng, sẽ trở nên dễ dàng hơn với các công thức dưới đây:

Việc tính theo tổng và tỷ lệ phần trăm là một tình huống phổ biến khi bạn tham gia mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ, cần có hóa đơn để thanh toán. Công thức sẽ là Giá trị = Tổng số * Phần trăm.

Ví dụ: Bạn mua một bộ máy tính cho công ty với giá 10 triệu đồng và thêm 10% thuế giá trị gia tăng (VAT). Bạn cần tính xem 10% của 10.000.000 đồng là bao nhiêu?

4.1.1. Hướng dẫn nhanh

Bạn đưa con chuột đến ô C2 > Nhập công thức “=A2B2” > Nhấn Enter để nhận kết quả.

4.1.2. Hướng dẫn chi tiết

Để tính 10% của 10.000.000 đồng, bạn cần thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Đặt con chuột vào ô C2.

• Bước 2: Nhập công thức “=A2B2”.

• Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Tình huống cần tính giá trị dựa trên số lượng và tỷ lệ phần trăm thường xảy ra trong các chương trình khuyến mãi.

Ví dụ: Bạn muốn mua một chiếc máy lọc nước có giá 5.400.000 đồng và đã được giảm 10% so với giá gốc. Câu hỏi đặt ra là giá gốc của sản phẩm này là bao nhiêu?

Cách tính: Bởi vì 10% là chiết khấu, tỷ lệ phần trăm tương ứng với giá bán hiện tại của máy lọc nước là 100% - 10% = 90%, tương đương với 5.400.000 đồng. Từ đó, bạn có thể tính Tổng số = Số tiền / Phần trăm.

4.2.1. Hướng dẫn nhanh

Bạn đặt con trỏ chuột vào ô C2 > Nhập công thức “=A2/B2” > Nhấn Enter để xem kết quả.

4.2.2. Hướng dẫn chi tiết

Để tính giá trị gốc của chiếc máy lọc nước dựa trên giá đã giảm và tỷ lệ phần trăm, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô C2.

• Bước 2: Nhập công thức “=A2/B2”, tức là số tiền đã giảm chia cho tỷ lệ phần trăm tương ứng. 

• Bước 3: Nhấn Enter để hoàn tất phép tính và nhận kết quả.

Việc hiểu rõ và thành thạo cách tính phần trăm trong Excel mang lại những lợi ích như sau: 

• Phân tích dữ liệu: Giúp phân tích mối quan hệ giữa các thành phần để đánh giá và xác định xu hướng. Thường được áp dụng trong phân tích báo cáo tài chính, thống kê kết quả kinh doanh. 

• Biểu đồ và đồ thị: Kết quả tính phần trăm thường được sử dụng để tạo biểu đồ thể hiện sự biến động của các chỉ tiêu, giúp việc quan sát và đánh giá xu hướng trở nên dễ dàng hơn.

• Quản lý ngân sách: Tỷ lệ phần trăm hỗ trợ quản lý ngân sách hiệu quả thông qua các chỉ báo rõ ràng về chi phí, lợi nhuận và sự phân bổ nguồn lực. 

• So sánh và đánh giá: Giúp bạn dễ dàng so sánh các số liệu và chỉ số tăng giảm bằng cách sử dụng tỷ lệ %.

Để thực hiện định dạng dữ liệu phần trăm trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau: 

• Cách 1: Nhấp chuột vào ô cần định dạng % rồi truy cập mục Number trên tab Home, chọn biểu tượng % hoặc nhấn vào mũi tên xuống bên trên và chọn Percentage.

• Cách 2: Nhấp chuột phải vào ô cần định dạng % và chọn Format Cells…. Tiếp theo, chọn Percentage và nhấn OK.

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến liên quan đến tỷ lệ phần trăm trong Excel mà bạn cần nắm rõ:

- Liệu có thể điều chỉnh số liệu theo tỷ lệ phần trăm hay không?

Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh số liệu theo tỷ lệ phần trăm một cách dễ dàng như sau:

• Tăng giá trị theo tỷ lệ phần trăm: = Giá trị thực tế * (1 + tỷ lệ phần trăm muốn tăng).

• Giảm giá trị theo tỷ lệ phần trăm: = Giá trị thực tế * (1 - tỷ lệ phần trăm muốn giảm).

- Liệu có thể thay đổi màu sắc cho dữ liệu dạng phần trăm không?

Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc cho dữ liệu dạng phần trăm bằng cách vào chức năng Định dạng ô, chọn Tùy chỉnh và nhập 0,00%;[màu sắc]-0,00%.

- Làm thế nào để tính phần trăm trong Excel cho một tổng số?

Để tính phần trăm trong Excel cho một tổng số, bạn cần lấy Số lượng cần so sánh (x) chia cho tổng của tất cả sản phẩm (x + y + z) rồi nhân với 100%.

- Liệu có thể cộng hoặc trừ hai tỷ lệ phần trăm với nhau không?

Bạn hoàn toàn có thể cộng hoặc trừ hai tỷ lệ phần trăm như một phép tính bình thường. Phần số sẽ được dùng để tính toán, còn ký hiệu % ở sau vẫn giữ nguyên. Ví dụ: 2% + 3% = 5% hay 8% - 2% = 6%.

Việc tính toán phần trăm trong Excel mang lại nhiều lợi ích trong phân tích, thống kê, so sánh và đánh giá dữ liệu, như đã được hướng dẫn trong bài viết này với các tình huống cụ thể. Bao gồm tính tỷ lệ % theo tổng số, tính % cho nhiều hàng giống nhau, hay tính toán sự thay đổi giữa hai hàng hoặc hai cột. Đây là kiến thức rất bổ ích và hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong công việc.