Buzz
Để tính thời gian làm thêm bằng Excel, chúng ta cần kết hợp nhiều hàm Excel, may mắn là đều là các hàm cơ bản. Nếu bạn hiểu rõ về các hàm cơ bản trong Excel, chỉ cần tham khảo hướng dẫn sau của Mytour để nhanh chóng nắm bắt.
Bí quyết tính thời gian làm thêm bằng Excel
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu của 3 nhân viên làm thêm trong 1 tuần, với giờ vào là 8h:0:0 và giờ ra là 17h:0:0. Trong hướng dẫn tính thời gian làm thêm bằng Excel, chúng ta sẽ tính thời gian làm thêm theo phút và hiển thị từng ngày.
- Giờ làm việc từ 7h đến 17h, nếu làm quá 17h sẽ tính là làm thêm.
- Lưu ý thời gian trong bài viết theo giờ chuẩn Việt Nam.
Bước 1: Để tính thời gian làm thêm bằng Excel, chúng ta cần sử dụng một số hàm như sau:
- Hàm IF: Hàm điều kiện.
- Hàm TIME: Sử dụng giá trị thời gian, bao gồm cả HOUR.
- Hàm ROUND: Hàm làm tròn giá trị theo ý muốn.
=> Để tính thời gian làm thêm bằng Excel, nhập vào cột G ô đầu tiên với dòng lệnh sau:
=IF(HOUR(F5)>=17,ROUND((F5-TIME(17,0,0))*24*60,0),0)
Giải thích:
->HOUR(F5)>=17, đặt giá trị Cột F vị trí thứ 5 (F5) với hàm HOUR >=17 nếu thời gian ra lớn hơn 17 sẽ được tính làm thời gian làm thêm.
->ROUND((F5-TIME(17,0,0))), Sử dụng hàm Round bên ngoài để làm tròn, trong đó áp dụng công thức Cột F5 trừ đi thời gian là 17h:0:0 để tính thời gian làm thêm.
-> Sau đó, nhân với 24 để hiển thị giờ, nhân tiếp với 60 để hiển thị phút như yêu cầu. Nếu muốn hiển thị ra dây, hãy nhân thêm 60 nữa.
->Phẩy 0 tiếp theo để làm tròn giá trị, chỉ hiển thị phút chẵn. Cuối cùng, giá trị 0 cuối cùng là giá trị False của hàm IF khi giá trị không đáp ứng điều kiện lớn hơn 17 giờ.
Bước 2: Chú ý khi gặp lỗi There's problem with this Fomula không phải do bạn nhập sai công thức, đây thường là lỗi định dạng giữa dấu chấm và dấu chấm phẩy.
Cụ thể, chúng ta sẽ thay đổi toàn bộ dấu phẩy(,) bằng dấu chấm phẩy(;) để công thức có thể hoạt động lại.
Bước 3: Ngay lập tức bạn sẽ thấy kết quả hiển thị số phút làm thêm là 80 phút, đã được làm tròn. Có thể kiểm tra lại tính thời gian làm thêm bằng Excel bằng cách lấy số giờ ra trừ đi 17 giờ.
Áp dụng công thức cho tất cả các dòng còn lại, chúng ta sẽ có cách tính thời gian làm thêm bằng Excel áp dụng cho mỗi ngày. Để tính tổng, có thể sử dụng hàm SUM.
Chỉ cần hiểu rõ về 3 hàm IF, hàm Time, và hàm Round, bạn đã có thể áp dụng chúng để tính thời gian làm thêm bằng Excel. Không chỉ với cách tính thời gian làm thêm bằng Excel, trong các bài viết tiếp theo, Mytour sẽ giúp bạn hiểu thêm về nhiều hàm Excel khác. Trong trường hợp Excel bị sai ngày tháng, bạn có thể tham khảo cách sửa lỗi ngày tháng trong Excel tại đây.
Đặc biệt, việc nắm vững các hàm Excel cơ bản trong lĩnh vực kế toán luôn là điều cần thiết. Sự thành thạo các hàm Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho những người mới bắt đầu công việc.
