Buzz
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách kết hợp nhiều thư từ bảng Excel vào Word 2016 để tạo ra giấy mời, giấy khen một cách nhanh chóng và chính xác.
Để bắt đầu quá trình trộn thư, bạn cần chuẩn bị 2 tệp dữ liệu:
Lưu ý rằng tệp dữ liệu từ Excel phải chứa danh sách với hàng tiêu đề ở đầu tiên và không nên thêm bất kỳ nội dung nào phía trên hàng tiêu đề đó.
Trong File Word này, bạn sẽ tìm thấy mẫu thư cần kết hợp:
Dưới đây là ví dụ để tạo phiếu khám sức khỏe theo các bước sau:
Bước 1: Chép nội dung thư (không bao gồm khung, đường viền) bằng cách chọn nội dung -> chuột phải -> chọn Sao chép:
Bước 2: Mở thẻ Mailings -> Bắt đầu Kết hợp Thư -> Nhãn:
Bước 3: Mở hộp thoại Label Option và chọn New Label…
Bước 4: Trong hộp thoại Label Detail, thực hiện các lựa chọn sau:
- Page Size: Chọn khổ giấy A4 dọc (phụ thuộc vào cách bạn tạo thư để chọn khổ giấy)
- Number across: Lựa chọn số cột của nhãn trên 1 trang, chọn giá trị 2 (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều ngang với 2 cột)
- Số dòng: Chọn giá trị 4 cho số hàng của nhãn (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều dọc 4 thư)
Lưu ý: Số cột = 2, số dòng = 4 => Trên 1 trang giấy có 8 thư chia thành 2 cột trên 1 trang.
- Lề trên: Chọn lề trên cho nhãn, ở đây chọn 5mm
- Lề trái: Chọn lề trái cho nhãn, ở đây chọn 5mm
- Chiều cao nhãn: Chọn chiều cao cho nhãn, thực hiện tính toán như sau:
+ Với khổ giấy A4 có chiều cao 29.7cm, khi chọn Number down = 4 đồng nghĩa với 1 trang giấy chứa 4 thư hoặc 4 nhãn => chiều cao mỗi nhãn =(chiều cao khổ giấy – lề trên – lề dưới):4 =(29.7-0.5-0.5)=6.4cm
- Chiều rộng nhãn: Chọn chiều rộng của nhãn, khi chọn 1 trang giấy có 2 cột (number down = 2) => chiều rộng nhãn được tính = (chiều rộng khổ giấy – lề trái, lề phải) : 2 = (29.7-0.5-0.5):2=9.5cm
- Khoảng cách dọc giữa các nhãn: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc = chiều cao của nhãn + lề trên + lề dưới = 6.4+0.5+0.5=7.4cm
- Bước 7: Kết quả đã tạo khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang là 10.5cm.
Lưu ý rằng các giá trị trên phụ thuộc vào cách bạn chọn số nhãn trên 1 trang.
Bước 8: Chọn OK -> Chọn tên nhãn vừa tạo -> Nhấn OK:
Bước 9: Sau khi nhấn OK, hộp thoại thông báo sử dụng nhãn xuất hiện -> Hệ thống xóa dữ liệu trên trang -> Nhấn OK:
Bước 7: Hiệu quả sẽ thể hiện nhãn được tạo theo khung, gồm 8 nhãn trên 1 trang và được phân chia thành 2 cột.
Bước 8: Click chuột vào nhãn đầu tiên và dán nội dung đã Copy từ bước 1 -> Kết quả sẽ xuất hiện.
Bước 9: Tạo khung viền cho nhãn.
Bước 10: Đổi màu nền, đường viền cho nhãn: - Click chuột phải và chọn Định dạng hình dạng: - Chọn không đổ màu (no fill) - Tùy chỉnh màu sắc, kiểu và độ rộng của đường viền.
- Click chuột phải và chọn Định dạng hình dạng:
- Chọn tùy chọn không đổ màu (no fill)
- Thay đổi màu sắc, kiểu và độ rộng của đường viền:
Bước 11: Sau khi tạo khung viền cho nhãn, nhấn vào biểu tượng Cập nhật nhãn để áp dụng cho các nhãn còn lại.
Kết quả sau khi tạo khung cho các nhãn:
Bước 12: Thêm thông tin từ file Excel:
- Mở tab Mailling -> Chọn Người nhận:
- Tìm đường dẫn tới file Excel chứa danh sách:
- Chọn Sheets chứa dữ liệu cần tạo nhãn -> nhấn OK:
- Nhấn chuột tại vị trí nhãn đầu tiên, chọn trường dữ liệu bằng cách nhấn Insert label field -> chọn trường tương ứng:
- Khi đã chọn xong các trường dữ liệu cho nhãn đầu tiên -> nhấn update label -> tất cả các nhãn sẽ được tạo:
- Nhấn vào Preview Result để xem trước nội dung vừa tạo:
Bước 13: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu thư vừa tạo:
Bước 14: Sau khi nhấn Lưu bạn đã hoàn thành tạo thư từ file Excel:
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016. Chúc các bạn thành công!
