Hướng Dẫn Truyền Thông Cho Sự Kiện Từ A Đến Z Trên Mạng Xã Hội

Bạn nghĩ việc truyền thông cho sự kiện DỄ hay KHÓ? Đứng trước một sự kiện, bạn sẽ thực hiện những gì để truyền thông? Chắc chắn có vô số câu hỏi về cách tiếp cận và chia sẻ thông tin về sự kiện, làm thế nào để sự kiện của bạn nổi bật và thu hút sự tham gia của nhiều người... Quả thật là rối não!

Bình tĩnh đi, MediaZ sẽ chỉ bạn quy trình truyền thông tổng quát cho sự kiện từ A đến Z trên nhiều mạng xã hội. Sau khi đọc bài viết này, MediaZ tin rằng bạn có thể tự lên kế hoạch truyền thông một cách đơn giản và hiệu quả nhất cho sự kiện sắp tới của bạn!

I. TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN

Truyền thông cho sự kiện bao gồm cả quá trình trước, trong và sau sự kiện. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, trước hết bạn phải tiến hành truyền thông trước sự kiện. Dưới đây là một số hoạt động bạn có thể tham khảo.

1. Tạo Trang Sự Kiện trên Facebook

Tạo Trang Sự Kiện và cập nhật các thông tin tổng quan về sự kiện như lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ... để cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản cho công chúng.

2. Liên tục đăng bài trên trang sự kiện

Khi bạn tạo trang sự kiện để quảng bá, hãy không ngừng cập nhật thông tin và tương tác với cộng đồng. Tạo ra nội dung thú vị và tương tác để thu hút sự chú ý. Đừng để trang trở nên lạc hậu.

3. Tạo Sự Kiện trên Facebook

Thời gian lý tưởng để tạo sự kiện thường là từ 5-7 ngày trước ngày diễn ra, để có đủ thời gian kêu gọi và thu hút sự quan tâm của mọi người.

Việc tạo sự kiện và mời mọi người tham gia cũng giúp bạn ước tính được lượng người tham dự, từ đó chuẩn bị và tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công.

4. Sử dụng Facebook Ads để quảng bá

Việc sử dụng quảng cáo trên Facebook giúp sự kiện được lan tỏa nhanh chóng và tiếp cận được đông đảo đối tượng mục tiêu.

5. Phát email tới khách hàng tiềm năng

Dù email đã khá cũ, nhưng vẫn là phương tiện hiệu quả để tiếp cận với khách hàng tiềm năng, miễn là bạn biết cách viết nội dung lôi cuốn và hấp dẫn từ những câu đầu tiên. Tuy nhiên, trước hết, bạn cần có dữ liệu chất lượng.

Ví dụ: Nếu bạn tổ chức một sự kiện giới thiệu sách, hãy gửi email thông tin về sự kiện đó tới những người đã từng mua sách trước đó, hoặc có sự quan tâm đến các nội dung tương tự trong cuốn sách. Độc giả có quan tâm hoặc tương tác với fanpage cũng là một đối tượng tiềm năng.

6. Xây dựng các chương trình khuyến mãi

Để khích lệ người tham gia và đăng ký trước, hãy tạo những ưu đãi đặc biệt cho việc đăng ký sớm. Ví dụ, giảm giá 20% khi đăng ký khóa học “Facebook Marketing từ A đến Z” trước ngày…

7. Lan tỏa những nội dung đáng chú ý

Bạn có thể chia sẻ những thông tin thú vị trong sự kiện, như sự xuất hiện của các diễn giả nổi tiếng, khách mời đặc biệt, hoặc các hoạt động hấp dẫn với nhiều phần quà hấp dẫn… Điều này sẽ kích thích sự tò mò và đáp ứng nhu cầu SỢ BỎ LỠ của đông đảo khán giả.

8. Phát triển một chiến dịch hashtag

Một gợi ý nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc truyền thông chính là Phát triển một chiến dịch Hashtag. Phương pháp này phù hợp với các sự kiện văn hóa-xã hội có tính chất nhân văn, góp phần vào sự phát triển của cộng đồng.

Ví dụ: Chiến dịch thử thách đổ nước đá đã từng làm mưa làm gió trên các mạng xã hội với hashtag #icebucketchallenge.

9. Tổ chức các trò chơi nhỏ, Tặng quà

Một hoạt động không thể thiếu trong việc truyền thông cho sự kiện là tổ chức các trò chơi nhỏ và có các phần thưởng liên quan để tạo sự tương tác và thu thập dữ liệu.

Ví dụ, đối với một sự kiện ra mắt sách, phần thưởng có thể là Voucher mua sách trị giá 200K cho những cuốn sách tiếp theo.

10. Lan tỏa sự kiện qua các phương tiện truyền thông

Các phương tiện truyền thông được đánh giá cao là 'bên thứ ba' đáng tin cậy đối với công chúng trong mọi sự kiện. Mọi thương hiệu đều mong muốn được xuất hiện trên các phương tiện này, trên các kênh truyền thông công cộng.

Đối với các sự kiện văn hóa-giải trí mang tính cộng đồng, bạn có thể liên hệ mời các phương tiện truyền thông đến tham dự để đưa tin, còn với những sự kiện thương mại, bạn cũng có thể đặt bài trên các phương tiện phù hợp.

11. Chuẩn bị trước cho giai đoạn gần sự kiện

Giai đoạn gần sự kiện là thời điểm sự kiện của bạn sắp diễn ra, thường là từ 7-10 ngày trước ngày diễn ra sự kiện. Trong giai đoạn này, bạn cần có những hoạt động để thu hút công chúng tham gia sự kiện và nhắc nhở về sự kiện. Dưới đây là một số hoạt động bạn có thể thực hiện để tạo động lực cho giai đoạn gần sự kiện:

– Thông báo thường xuyên về hạn chót bán vé và đóng cửa đăng ký– Đếm ngược thời gian đến ngày diễn ra sự kiện– Chia sẻ ảnh behind the scenes kích thích sự tò mò, tạo cảm giác sự kiện sắp diễn ra– Tiết lộ diễn giả/ khách mời/nhân vật đặc biệt– Chia sẻ quotes/ câu chuyện từ những nhân vật đặc biệt

II. TRUYỀN THÔNG TRONG SỰ KIỆN

1. Tường thuật sự kiện trong quá trình diễn ra

– Phát sóng trực tiếp– Cập nhật thông tin, tình hình diễn ra sự kiện– Có thể thực hiện qua các nền tảng Facebook, Instagram…

Đối với những sự kiện kéo dài, điều này giúp kích thích công chúng cảm thấy không thể bỏ lỡ và phải tham gia ngay.

2. Tương tác với khán giả bằng câu hỏi và bình chọn

Hãy tổ chức cuộc bình chọn giúp mọi người dù có ở hiện trường hay không cũng có thể tham gia một phần của sự kiện, góp phần lan tỏa. Phương pháp này phù hợp cho các sự kiện như trận đấu hoặc cuộc thi…

III. TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN

Khi sự kiện đã kết thúc nhưng công việc truyền thông chưa dừng lại. Đây là thời điểm bạn đánh giá tổng quan về sự kiện và tự hào về những gì đã đạt được.

1. Đăng tải nhận xét, phản hồi từ khách tham dự
2. Thu thập, đăng tải các bài viết về sự kiện
3. Cung cấp tài liệu cho những người không tham dự được
4. Tạo hình ảnh/ video tổng kết sự kiện để xem lại toàn bộ
5. Gửi thư cảm ơn đến những người tham gia
6. Gợi nhắc cho sự kiện tiếp theo

Và đừng quên, sau khi sự kiện kết thúc, hãy cùng nhau xem xét, đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông dựa trên các chỉ số sau:

1. Số lượng đăng ký, số lượng tham dự, số lượng quan tâm so với lượng người tiềm năng đã tiếp cận.
2. Các chỉ số truyền thông trên mạng xã hội: lượt click, engagement, mentions…

Đối với những người làm truyền thông hoặc tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua việc truyền thông của sự kiện vì một sự kiện thành công, thu hút nhiều sự chú ý phụ thuộc rất nhiều vào việc truyền thông. MediaZ mong muốn rằng thông qua bài viết này, bạn có thể tự tin để tổ chức chiến dịch truyền thông cho sự kiện của mình hoặc tạo ra kế hoạch truyền thông cho bất kỳ sự kiện nào.