Buzz
Mytour sẽ chỉ bạn cách tự động tạo báo cáo dữ liệu trên Microsoft Excel. Bài viết này cũng hướng dẫn cách truy vấn và tạo báo cáo từ các nguồn dữ liệu bên ngoài như MySQL, Postgres, Oracle, và nhiều nguồn khác trên bảng tính (worksheet) bằng trình cắm Excel để liên kết dữ liệu.
Với dữ liệu lưu trên bảng tính Excel, chúng ta sử dụng lệnh macro để tạo và xuất báo cáo thành các định dạng tập tin khác nhau chỉ với một phím bấm. Excel đã tích hợp tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Bước thực hiện
Kết nối với dữ liệu bên ngoài như MySQL, Postgres, Oracle, v.v.
Tải trình cắm Excel của Kloudio từ Microsoft AppSource. Trình cắm này giúp bạn kết nối dữ liệu ngoài với bảng tính của mình một cách liên tục và tiện lợi. Nó cũng tương thích với Google Sheets.
Tạo liên kết giữa bảng tính và dữ liệu ngoại vi bằng cách nhấn vào dấu + trên cổng Kloudio. Nhập thông tin của cơ sở dữ liệu (loại, đăng nhập) và chọn các tùy chọn bảo mật/mã hóa nếu bạn đang xử lý dữ liệu quan trọng hoặc doanh nghiệp.
Sau khi liên kết bảng tính và dữ liệu ngoại, bạn có thể truy vấn và tạo báo cáo từ dữ liệu trực tiếp trên Excel. Tạo báo cáo tùy chỉnh từ cổng Kloudio, sau đó chọn tài liệu trong menu thả xuống trên Excel. Bạn có thể áp dụng bộ lọc và cập nhật báo cáo tự động (bảng tính kinh doanh có thể cập nhật hàng tuần, hàng ngày hoặc hàng giờ).
Ngoài ra, bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng tính và cập nhật lên dữ liệu ngoại. Tạo mẫu tải lên từ cổng Kloudio, sau đó tải thay đổi từ bảng tính lên dữ liệu ngoại bằng cách thủ công hoặc tự động.
Với dữ liệu trên Excel
Nếu dữ liệu cần báo cáo được lưu, cập nhật và duy trì trên Excel, bạn có thể tự động hóa quy trình báo cáo bằng Macro. Macro là tính năng tích hợp cho phép tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại và phức tạp.
Mở Excel. Nhấp đúp (hoặc nhấp chuột với Mac) vào biểu tượng Excel trên màn hình, sau đó chọn Blank Workbook (Bảng tính trống) từ danh sách.Trên Mac, nhấp File và chọn New Blank Workbook trong menu xuống. Nếu có báo cáo Excel, nhấp đúp để mở tài liệu.
Nhập dữ liệu nếu cần. Thêm số hoặc nhãn cho cột cần tự động hóa trước khi tiếp tục.
Bật thẻ Developer. Trên Windows, nhấp File > Options > Customize Ribbon, chọn Developer và nhấp OK. Trên Mac, nhấp Excel > Preferences... > Ribbon & Toolbar, chọn Developer trong danh sách và nhấp Save.
Nhấp vào Developer. Thẻ này hiện ra và bạn có thể sử dụng thanh công cụ tương ứng.
Nhấp vào Record Macro. Một cửa sổ mới xuất hiện để bạn ghi lại Macro.
Nhập tên cho lệnh macro. Trong ô văn bản 'Tên macro', nhập tên cho lệnh macro để nhận diện sau này.
Tạo tổ hợp phím tắt cho lệnh macro. Nhấn Shift và một phím khác (ví dụ: T) để tạo tổ hợp phím tắt cho lệnh macro.
Lưu lệnh macro vào tài liệu Excel hiện tại. Chọn Lưu macro vào và chọn This Workbook để lưu lệnh macro vào tài liệu hiện tại.
Nhấp vào OK ở cuối cửa sổ. Bạn sẽ được đưa vào chế độ ghi để lưu lại mọi thao tác bạn thực hiện.
Tiến hành các bước mà bạn muốn tự động hóa. Excel sẽ ghi lại mọi thao tác bạn thực hiện để thêm vào danh sách macro.
Dừng ghi lại (Stop Recording). Tùy chọn này nằm trong thanh công cụ của thẻ Developer. Chương trình sẽ dừng ghi và lưu lại tất cả thao tác bạn đã thực hiện trong quá trình ghi thành một lệnh macro.
Lưu bảng tính Excel dưới dạng tập tin kích hoạt macro. Nhấp vào File, chọn Save As (Lưu thành) và đổi định dạng tập tin thành xlsm thay vì xls. Sau đó, nhập tên tập tin, chọn vị trí lưu và nhấp Save (Lưu).
- Nếu bạn không thực hiện như vậy, lệnh macro sẽ không được lưu như một phần của bảng tính, điều này có nghĩa là người dùng trên máy tính khác sẽ không thể sử dụng macro nếu bạn gửi workbook cho họ.
Thực hiện lệnh macro. Nhấn tổ hợp phím bạn đã tạo như một phần trong lệnh macro để thực hiện. Bảng tính sẽ tự động thực hiện các bước trong lệnh macro.
- Bạn cũng có thể thực hiện lệnh macro bằng cách nhấp vào Macros trong thẻ Developer, chọn tên của macro và nhấp Run (Thực hiện).
Lời khuyên
- Chỉ nên tải trình cắm Excel từ Microsoft AppSource hoặc nhà cung cấp bên thứ ba mà bạn tin tưởng.
- Macro có thể được sử dụng cho mọi tác vụ từ đơn giản (ví dụ: thêm giá trị hoặc tạo biểu đồ) đến phức tạp (chẳng hạn: tính giá trị của ô, tạo biểu đồ từ kết quả, gắn nhãn biểu đồ và in kết quả).
- Khi mở bảng tính có macro, có thể bạn cần nhấp vào Enable Content (Bật nội dung) trong băng-rôn màu vàng nằm đầu cửa sổ trước khi mới sử dụng được macro.
Cảnh báo
- Macro thực hiện đúng từng bước bạn đã ghi lại. Đảm bảo rằng bạn không nhập sai thông tin, không mở các chương trình không cần thiết, hoặc xóa các tập tin quan trọng.
- Macro có thể được sử dụng một cách không đúng (như xóa dữ liệu trên máy tính của bạn). Không nên thực thi các lệnh macro từ các nguồn không tin cậy.
