Buzz
CC và BCC trong email không chỉ là cách hữu ích để nhắc nhở về những email quan trọng mà còn là phương tiện thông báo cho đồng đội về những thông tin quan trọng. Nếu bạn chưa rõ về 2 ký hiệu này, hãy tham khảo cách Phân biệt CC và BCC trong email tại đây.
Cách thiết lập gửi tự động CC hoặc BCC trong Gmail và Outlook
Người dùng Gmail và Outlook có khả năng tự động hóa quy trình này theo nhu cầu của họ. Khi đó, tất cả email sẽ tự động được thêm CC hoặc BCC. Làm thế nào để thiết lập tự động CC hoặc BCC trong Gmail và Outlook?
Cài đặt tự động thêm CC hoặc BCC trong Gmail và Outlook
1. Tự động thêm CC hoặc BCC trong Gmail
Để tự động thêm BCC hoặc CC trong Gmail, bạn sẽ cần sử dụng một tiện ích mở rộng. Tính năng này không có sẵn trong Gmail và nhiều tiện ích mở rộng từ bên thứ ba yêu cầu nhiều quyền truy cập vào email của bạn.
BCC Me for Gmail (không tương thích với Gmail mới) yêu cầu quyền truy cập để đọc và thay đổi dữ liệu trên Gmail cũng như truy cập vào toàn bộ lịch sử duyệt web của bạn. Tiện ích yêu cầu ít quyền nhất là Auto BBC for Gmail từ CloudHQ, và không giống như các lựa chọn khác, nó không can thiệp vào lịch sử duyệt web bên ngoài tên miền Gmail.
Sau khi đã cài đặt tiện ích mở rộng theo ý muốn và đã truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, bạn có thể tạo một quy tắc bằng cách thực hiện những bước sau:
Bước 1: Click vào nút Soạn thư để tạo email mới.
Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng phong thư gần nút gửi.
Bước 3:
Bước 4: Ở dưới mục Khi email được gửi từ, bạn sẽ thấy địa chỉ email hiện đã xuất hiện. Trong menu thả xuống ngay bên dưới, bạn chọn đến tất cả mọi người, nhưng không gửi đến và bỏ trống ô này. Sau đó tự động chọn BCC (hoặc CC nếu thích) và nhập địa chỉ email của bạn.
Bước 5: Nhấp vào Lưu Quy tắc.
Nếu bạn quyết định không muốn sử dụng tiện ích mở rộng này nữa, bạn có thể gỡ cài đặt và thu hồi quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn trong cài đặt Đăng Nhập và Bảo mật Gmail tại trang myaccount.google.com/permissions .
Nếu bạn không sử dụng trình duyệt Chrome hoặc không muốn cấp quyền truy cập cho bên thứ ba vào hộp thư của bạn, một giải pháp tốt để tự động BCC là tirới dụng các tính năng chuyển tiếp và lọc trong Gmail.
2. Tự động CC hoặc BCC trong Outlook
Người dùng Outlook có thể tự động gửi CC hoặc BCC cho chính mình bằng cách sử dụng tính năng Rules của ứng dụng email này. Quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Trong tab Trang Chủ, bạn nhấp vào mũi tên dưới Rules và chọn Quản lý Rules và Cảnh báo > Quy tắc Mới.
Bước 2: Dưới mục Bắt đầu từ quy tắc trống, bạn click Áp dụng quy tắc cho những email mà tôi gửi > Tiếp Theo.
Bước 3: Nếu muốn áp dụng quy tắc cho tất cả email được gửi, chỉ cần nhấp Tiếp Theo một lần nữa và Đồng ý trong cửa sổ pop-up. Nếu muốn lựa chọn cẩn thận hơn, bạn có thể sử dụng các tiêu chí đã liệt kê để chỉ chọn một số loại email nhất định để thêm tự động hóa này.
Bước 4: Trong Bước 1 của cửa sổ này, bạn chọn CC tin nhắn cho người hoặc nhóm công cộng. Trong Bước 2, bạn click vào liên kết người hoặc nhóm công cộng. Ở trường Đến, nhập địa chỉ email của bạn và click Tiếp Theo (Nếu không muốn công khai CC cho ai đó, bạn có thể tạo một BCC bằng cách chọn Di chuyển một bản sao đến thư mục cụ thể trong Bước 1 và click vào liên kết Thư mục Cụ thể để chọn hộp thư của bạn.)
Bước 5: Một lần nữa, bạn có thể thêm các ngoại lệ tùy chọn nếu không muốn áp dụng quy tắc này cho một số email cụ thể.
Bước 6: Đến bước này, bạn hãy đặt tên cho quy tắc của mình và đảm bảo đã tích vào Bật quy tắc này.
Bước 7: Nhấp vào Hoàn tất để kết thúc quá trình thiết lập.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo Cách tích hợp Gmail vào Outlook tại đây để sử dụng cả hai hộp thư trong một công cụ tiện ích.
