Hướng dẫn tự học Excel: Các phương pháp đơn giản và hiệu quả

Hầu hết mọi người từ học sinh, sinh viên đến nhân viên văn phòng đều biết sức mạnh mà Excel mang lại, nhưng vẫn có ít người biết cách tận dụng công cụ này đến tối đa. Hãy tham khảo những cách tự học Excel dưới đây nhé.

Tại sao Microsoft Excel không bao giờ lỗi thời?

Khi công nghệ phát triển, con người sẽ tạo ra nhiều công cụ hiện đại hơn. Tuy nhiên, có những công cụ không bao giờ 'lỗi thời', và Microsoft Excel là một ví dụ điển hình. Đây là một trong những phần mềm quản lý dữ liệu và doanh nghiệp phổ biến và quan trọng nhất. Dưới đây là những lý do tại sao Excel luôn đóng vai trò quan trọng.

Dễ tiếp cận và áp dụng

Trong số các công cụ phân tích dữ liệu hiện có, bảng tính vẫn là công cụ truyền thống và dễ áp dụng nhất để phân tích kinh doanh. Việc tải và mua phần mềm Excel cũng rất dễ dàng và giá cả phải chăng hơn nhiều so với các hệ thống quản lý thông tin khác. Việc học Excel và thành thạo nó thậm chí còn là yếu tố bắt buộc khi tuyển dụng cho các vị trí làm về dữ liệu như kế toán, kiểm toán…

Cân bằng giữa tính năng mạnh mẽ và sự dễ sử dụng

Những công cụ quá hiện đại thường đi kèm với nhược điểm là khó sử dụng. Tuy nhiên, trong số các lựa chọn phân tích dữ liệu, Excel được cho là cung cấp sự cân bằng tốt nhất giữa sức mạnh và dễ sử dụng. Phần mềm bảng tính này mang lại các tính năng hữu ích như biểu đồ, bảng tổng hợp và công thức một cách dễ dàng hơn so với các công cụ nâng cao như SQL, Python.

Tương thích với nhiều công cụ khác

Excel có khả năng tương thích tuyệt vời với các công cụ phổ biến khác như Google Sheets, Smartsheet… Bạn có thể làm quen với giao diện Excel trước khi nghiên cứu các lựa chọn phân tích dữ liệu nâng cao hơn, như gói gấu trúc Python — vì cả hai đều tương thích với định dạng lưu trữ dữ liệu “csv” phổ biến.

Những phương pháp tự học Excel mà ai cũng có thể áp dụng

Việc học Excel có thể mang lại nhiều lợi ích cho bạn, từ cải thiện hiệu suất công việc cho đến tạo ra những báo cáo phân tích xuất sắc. Nếu bạn muốn trở thành chuyên gia, hãy thử áp dụng những phương pháp tự học sau đây:

Tìm hiểu qua các tài liệu học Excel trực tuyến

Ngày nay, học online là xu hướng không còn quá xa lạ, đặc biệt với việc học Excel. Người dùng có thể học và thực hành trên máy một cách linh hoạt. Có rất nhiều tài liệu miễn phí và có phí để hỗ trợ học Excel online. Bạn có thể tìm kiếm các bài viết, hướng dẫn thao tác Excel, tham gia vào các khóa học trực tuyến. Tham gia các cộng đồng Excel để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm cũng là một ý kiến hay.

Xem hướng dẫn online

Đây là một phương pháp hiệu quả với những ai muốn học Excel online theo kiểu “mì ăn liền”. Một số người học nhanh hơn từ các hướng dẫn bằng vì sự tiện lợi đi kèm với hình ảnh minh họa trực quan. Nổi bật nhất là một kho tàng thông tin vô tận, chứa đựng hàng ngàn hướng dẫn miễn phí, thậm chí cả các thông tin nâng cao. Bên cạnh đó, Tiktok hiện nay nổi lên như một kênh thông tin ngắn nhưng dễ nhớ và hiệu quả.

Tham gia các khóa đào tạo chính thức

Nếu bạn muốn tiếp cận kiến thức chuyên sâu hơn và mong muốn có sự hướng dẫn cụ thể trong quá trình học, tham gia một khóa học về Excel tại các trung tâm đào tạo chính là lựa chọn tốt nhất. Bên cạnh đó, việc có chứng chỉ Excel sẽ là một lợi thế khi bạn ứng tuyển vào những công việc yêu cầu sử dụng Excel thường xuyên. Nó chứng minh kiến thức và khả năng áp dụng Excel của bạn để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Mẹo tự học Excel nhanh và hiệu quả

Có rất nhiều cách để áp dụng Excel, từ nhập số đến tính toán cơ bản các công thức phức tạp, thậm chí là xuất báo cáo. Tuy nhiên, để học Excel hiệu quả, thì bạn đừng bỏ qua những mẹo dưới đây.

Điều hướng giao diện

Làm quen với giao diện là một trong những bước cơ bản khi tự học Excel. Ví dụ, khi nhập dữ liệu, bạn có thể sử dụng phím Tab để di chuyển sang ô bên phải, tổ hợp phím Shift + Tab để quay lại ô bên trái. Ctrl + Shift + Tab để chuyển qua từng tab một, và Ctrl + Tab để chuyển đến các file Excel khác đang mở.

Thay vì sử dụng chuột, bạn có thể sử dụng Ctrl kết hợp với các phím mũi tên (Lên, Xuống, Trái, Phải) để di chuyển nhanh đến các ô mong muốn. Ví dụ, Ctrl + Home sẽ đưa bạn đến ô đầu tiên, và Ctrl + End sẽ dẫn bạn đến ô cuối cùng trong bảng tính, rất tiện lợi khi làm việc với danh sách dài.

Sử dụng một số phím tắt hữu ích

Excel có hơn 500 phím tắt và nhiều thủ thuật hữu ích giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Cách tốt nhất để tăng tốc công việc hàng ngày là học và sử dụng các phím tắt thay vì dùng chuột hay bàn phím gõ thủ công. Mặc dù bạn không cần nhớ hết, nhưng nên thuộc một số phím tắt quan trọng.

Nếu bạn mới bắt đầu học Excel, hãy bắt đầu với các phím tắt cơ bản như sao chép và dán: Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán. Ngoài ra, sử dụng Ctrl + Z để hoàn tác, Ctrl + Y để làm lại, Ctrl + A để chọn toàn bộ, Ctrl + X để cắt, Ctrl + F để tìm kiếm.

Freeze Panes để cố định dòng/cột

Freeze Panes là tính năng tiện ích trong Excel giúp giữ cho tiêu đề hoặc nội dung bạn chọn luôn hiển thị, dễ dàng quan sát ngay cả khi di chuyển đến bất kỳ vị trí nào trong bảng tính. Đây là một kỹ năng quan trọng trong học Excel, giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian so với việc kéo chuột liên tục để quan sát.

Các tiêu đề trong bảng tính thường chỉ áp dụng cho hàng đầu tiên. Để cố định hàng này, bạn có thể nhấp vào View > Freeze Panes > Freeze Top Row. Tương tự, để cố định cột, bạn chọn Freeze Top Column. Bạn cũng có thể đóng băng bất kỳ hàng và cột nào một cách linh hoạt, chỉ cần chọn hàng bên dưới hoặc cột bên phải của vị trí bạn muốn cố định.

Công thức Freeze Panes trong Excel

Để thành thạo Excel, bạn không thể không nắm rõ các công thức. Từ các công thức cơ bản như SUM, IF, COUNT, COUNTIF… đến các công thức nâng cao như CONCATENATE, TRIM, SUBSTITUTE, VLOOKUP, HLOOKUP… Nếu bạn biết cách sử dụng những hàm này, bạn sẽ thấy việc sử dụng Excel dễ dàng hơn nhiều. Bởi vì giá trị cốt lõi của Excel nằm ở những công thức này. Khi bạn thành thạo công thức, mọi thao tác trên Excel cũng trở nên đơn giản hơn.

Tạo danh sách thả xuống trong Excel

Danh sách thả xuống (Drop List) là một công cụ hữu ích để kiểm soát dữ liệu nhập vào, đặc biệt là khi có nhiều người cùng sử dụng một tập tin Excel. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng các dữ liệu nhập vào sẽ không có sai sót, tránh tình trạng lỗi trong bảng tính do dữ liệu nhập sai. Để tạo danh sách thả xuống trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Chọn ô dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống cho nó

2. Nhấp vào DATA > Data Validation.

3. Di chuyển đến menu thả xuống, chọn Allow sau đó chọn List.

4. Tiếp theo, nhập các mục mà bạn muốn có thể chọn trong danh sách thả xuống của bạn. Mỗi mục được phân tách bằng dấu phẩy hoặc bạn có thể chọn một dải ô chứa các mục bạn muốn thêm vào danh sách. Sau khi hoàn tất, nhấn OK.

Tóm tắt dữ liệu với PivotTable

Chắc chắn mọi người học Excel đều đã nghe về sức mạnh của PivotTable. Đây là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, được sử dụng để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu, cho phép bạn dễ dàng xem các so sánh, mẫu và xu hướng của dữ liệu. PivotTable lấy dữ liệu từ nguồn được người dùng chỉ định và biến đổi các tiêu đề cột thành các lựa chọn dữ liệu linh hoạt. Các cột chứa dữ liệu có thể được thêm vào, di chuyển hoặc loại bỏ một cách dễ dàng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tổng quan dữ liệu. Để tạo PivotTable:

1. Nhấp vào vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable.

2. Nhấp vào Chèn > PivotTable. Thao tác này sẽ tạo PivotTable dựa trên dữ liệu hiện có.

3. Chọn vị trí để đặt PivotTable (trong sheet hiện tại, sheet mới hoặc bảng tính mới)

4. Kéo và thả các trường vào bốn khu vực tương ứng để tạo PivotTable

Power Query và Power Pivot

Power Query là công cụ tích hợp sẵn trong Excel giúp nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó làm sạch, chuyển đổi và định dạng lại dữ liệu khi cần thiết. Bạn có thể truy cập vào nó trên tab Data của Ribbon. Power Query cho phép người dùng nhập và xử lý hàng triệu dòng dữ liệu một cách hiệu quả, sau đó tiến hành phân tích dữ liệu một cách thuận tiện. Giao diện của công cụ này rất trực quan và được bố trí hợp lý, dễ dàng cho người dùng sử dụng.

Về Power Pivot, đây là một công cụ mở rộng có sẵn trong Excel. Nó đưa các chức năng quan trọng vào trung tâm của Excel, giúp người dùng nhanh chóng thu thập thông tin sâu sắc hơn. Các tính năng này bao gồm việc xây dựng mô hình dữ liệu, mở rộng dung lượng xử lý dữ liệu so với bảng tính Excel và sử dụng ngôn ngữ DAX mạnh mẽ trong các công cụ phân tích dữ liệu.

Nếu bạn muốn tiếp tục học tập và nâng cao trình độ Excel sau khi đã thành thạo các kiến thức cơ bản, hai công cụ này là điểm đến lý tưởng để khám phá. Việc thành thạo Power Query và Power Pivot sẽ giúp bạn nắm bắt những cơ hội vượt trội hơn so với người học Excel thông thường, đặc biệt khi bạn cần phân tích và xử lý các tập dữ liệu lớn và phức tạp.

Dù Excel là một công cụ phổ biến, để khám phá hết các tính năng mạnh mẽ của nó đòi hỏi người học phải dành thời gian và nỗ lực, đặc biệt là thực hành thường xuyên. Hy vọng những chia sẻ hữu ích này sẽ giúp ích cho những ai đang và dự định học Excel.

Thông tin được tổng hợp bởi Mytour. Đừng quên theo dõi fanpage của Mytour để cập nhật những tin tức công nghệ mới nhất nhé!