Hướng dẫn vẽ các loại biểu đồ trong Excel (cột, đường, tròn, miền) từ A đến Z một cách chi tiết

Trong Microsoft Excel, biểu đồ là công cụ hữu ích để trình bày dữ liệu số và so sánh thông tin một cách trực quan, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc tạo biểu đồ chính xác và nhanh chóng. Đừng lo lắng, bài viết dưới đây sẽ chỉ dẫn bạn cách vẽ biểu đồ trong Excel một cách đơn giản!

Trước khi tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel, người dùng cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:

• Dữ liệu được tổ chức và tổng hợp: Mỗi mục chỉ xuất hiện một lần trong một dòng, với thông tin chi tiết đi kèm.

• Dữ liệu có định dạng nhất quán: Tất cả dữ liệu cần trình bày dưới dạng bảng phải có một định dạng chung như số, văn bản, %... 

• Các trường dữ liệu có nội dung rõ ràng: Tất cả thông tin cần thiết để tạo bảng như tên sản phẩm, tên cột, các thành phần… đều phải được điền đầy đủ theo yêu cầu của biểu đồ.

Có nhiều loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường... Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây để biết cách vẽ biểu đồ trong Excel:

Biểu đồ cột cho phép so sánh dữ liệu thông qua các cột có chiều cao khác nhau, nhằm phản ánh giá trị tương ứng trong một hoặc nhiều danh mục cụ thể.

• Bước 1: Trên bảng tính Excel, hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng để tạo biểu đồ.

• Bước 2: Tại thanh công cụ, nhấn vào Insert, sau đó chọn mục Chart và click vào biểu đồ cột.

• Bước 3: Chọn loại biểu đồ cột mà bạn thấy phù hợp.

• Bước 4: Hãy chọn Chart Title để thay đổi tên cho biểu đồ của bạn.

• Bước 5: Tại đây, bạn có thể điều chỉnh tên theo ý muốn của mình.

Biểu đồ đường là một loại biểu đồ cơ bản, được sử dụng để thể hiện sự phát triển của một hoặc nhiều đối tượng theo thời gian. Cách tạo biểu đồ đường trong Excel cũng tương tự như cách vẽ biểu đồ cột.

Cách vẽ nhanh:

Phương pháp vẽ biểu đồ đường nhanh không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Cách này chỉ thích hợp cho những bộ dữ liệu nhỏ và đơn giản.

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ.

• Bước 2: Chọn Insert và nhấp vào biểu tượng biểu đồ đường (Line) trên thanh công cụ.

• Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ mong muốn khi hộp thoại Line hiện ra.

• Bước 4: Sau khi có biểu đồ đường, nhấn vào Chart Title để đặt tên phù hợp.

Cách vẽ bằng cách nhập dữ liệu thủ công:

Đối với biểu đồ có nhiều dữ liệu, phương pháp vẽ thủ công mang lại độ chính xác cao hơn. Ngoài ra, cách này cũng giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa biểu đồ hơn.

• Bước 1: Nhấn vào Design và chọn Select Data.

• Bước 2: Trong hộp thoại Select Data, bạn sẽ thấy hai phần: Legend Entries (nội dung hiển thị trên trục dọc của biểu đồ) và Horizontal (category) Axis Labels (nội dung hiển thị trên trục ngang của biểu đồ). Bấm vào Add để thêm số liệu từ bảng dữ liệu vào ô Legend Entries (series).

• Bước 3: Tương tự, bạn có thể nhấn vào Edit để thêm dữ liệu cho Horizontal (category) Axis Labels.

• Bước 4: Trong phần Edit Series, bạn có thể điều chỉnh các cột dữ liệu theo ý muốn để thay đổi biểu đồ.

• Bước 5:

  Nhấn OK để hoàn tất và hiển thị biểu đồ trên bảng Excel.

Biểu đồ tròn được sử dụng khi bạn muốn so sánh tỷ lệ phần trăm giữa các phần dữ liệu với tổng thể. Cách tạo biểu đồ trong Excel rất đơn giản như sau:

• Bước 1: Mở trang tính Excel và chọn vùng dữ liệu bạn muốn tạo biểu đồ.

• Bước 2: Tại thanh công cụ, chọn Insert, sau đó nhấp vào mục Charts và chọn biểu đồ tròn (Pie).

• Bước 3: Ngay sau khi bạn nhấn OK, biểu đồ tròn sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn có thể thay đổi tên biểu đồ bằng cách nhấp vào mục Chart Title.

Nếu bạn muốn thể hiện sự biến đổi về cơ cấu hoặc sự phát triển của một đối tượng, hãy sử dụng biểu đồ miền. Việc vẽ biểu đồ miền trong Excel rất dễ dàng với các bước nhanh như sau:

• Bước 1: Mở trang tính Excel và bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ.

• Bước 2: Tại thanh công cụ, chọn Insert, sau đó chọn mục Charts và nhấn vào Recommended Charts.

• Bước 3: Nhấn vào mục All Charts và chọn biểu đồ miền trong phần Area.

• Bước 4: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị các kiểu biểu đồ gợi ý. Bạn cần chọn loại biểu đồ phù hợp và nhấn OK.

• Bước 5: Bạn có thể thay đổi tên biểu đồ bằng cách nhấp vào mục Chart Title. Sau đó, biểu đồ miền sẽ được hiển thị trên bảng tính Excel.

Vẽ biểu đồ trong Excel là phương pháp hoàn hảo để người đọc phân tích thông tin dữ liệu một cách hiệu quả. Để thực hiện vẽ biểu đồ Excel trên máy tính sử dụng hệ điều hành MacOS, bạn hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Hiểu các thành phần của biểu đồ, bao gồm: Tiêu đề, vùng vẽ, chú thích, tiêu đề trục, nhãn trục, vạch chia độ, và đường lưới.

• Bước 2: Tạo biểu đồ bằng cách bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn sử dụng. Sau đó, chọn Insert, tiếp theo chọn mục Charts và nhấn vào loại biểu đồ mong muốn.

• Bước 3: Thay đổi trục biểu đồ bạn muốn nhấn mạnh bằng cách chuyển đổi hàng hoặc cột.

• Bước 4: Áp dụng bố cục biểu đồ định sẵn bằng cách chọn Insert rồi tiếp tục chọn Chart Design. Sau đó, nhấn vào Quick Layout và chọn bố trí bạn thích.

• Bước 5: Áp dụng kiểu biểu đồ định sẵn với các màu sắc và hiệu ứng nổi bật bằng cách chọn Insert rồi chọn Chart Design. Tại đây, chọn kiểu biểu đồ bạn muốn.

• Bước 6: Thêm tiêu đề cho biểu đồ bằng cách chọn Chart Title và thay đổi tên theo ý muốn.

Bạn hoàn toàn có thể vẽ biểu đồ trên Excel ngay trên điện thoại. Chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây, bạn sẽ thành công ngay từ lần đầu tiên:

Bạn cần lựa chọn vùng dữ liệu để tạo biểu đồ. Tiếp theo, nhấn vào mục Chèn và chọn Biểu đồ. Lúc này, bạn sẽ thấy toàn bộ gợi ý về các loại biểu đồ. Hãy chọn loại biểu đồ và kiểu phù hợp.

Dưới đây là 4 bước chi tiết để vẽ biểu đồ Excel trên điện thoại:

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn vẽ biểu đồ. Sau đó, nhấn vào Trang chủ và chọn Chèn.

• Bước 2: Tại mục Chèn, nhấn vào Biểu đồ. Tiếp theo, chọn loại biểu đồ phù hợp như biểu đồ cột, đường, tròn, thanh, hay miền,...

• Bước 3: Chỉ cần thay đổi tên để hoàn thiện biểu đồ của bạn.

Biểu đồ không chỉ thể hiện sự logic mà còn giúp người dùng phân tích thông tin và dữ liệu một cách nhanh chóng. Vì vậy, việc sắp xếp biểu đồ một cách khoa học và thẩm mỹ là rất quan trọng. Dưới đây là một số mẹo để trang trí biểu đồ trong Excel mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Trên thanh công cụ của bảng tính, bạn chọn Design rồi tiếp tục chọn Chart Style. Nếu muốn thay đổi màu sắc, hãy vào mục Change Colors.

Bước 2: Chọn mục Add Chart Element để thêm tên, mô tả… cho biểu đồ một cách chi tiết hơn.

• Axes: Trục.

• Axis Titles: Tiêu đề trục.

• Chart Title: Tiêu đề biểu đồ.

• Data Labels: Nhãn dữ liệu.

• Data Table: Bảng dữ liệu.

• Legend: Chú thích.

• Trendline: Đường biểu diễn.

Nếu dữ liệu trong biểu đồ Excel bị thiếu hoặc không chính xác, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trên thanh công cụ của bảng tính, chọn Design rồi tiếp tục chọn Select Data.

Bước 2: Lựa chọn vùng dữ liệu của bảng trong mục Chart data range. Cụ thể như sau:

• Bạn chọn dữ liệu hiển thị trên trục tung trong mục Legend Entries: Đây là các dữ liệu biểu diễn qua chiều cao cột hoặc kích thước của các phần trong biểu đồ tròn,...

• Bạn chọn dữ liệu hiển thị trên trục hoành trong mục Horizontal: Mục này chứa thông tin về nội dung các cột và phần của biểu đồ tròn,...

• Chart Data Source: Đây là vùng dữ liệu được chọn để đưa vào biểu đồ.

Bước 3: Bạn thực hiện thay đổi dữ liệu cho trục tung và trục hoành tại mục Switch Row/Column.

Trong quá trình tạo biểu đồ trên Excel, người dùng có thể gặp một số lỗi cơ bản như sau:

• Lỗi dữ liệu được chọn không hợp lệ: Nguyên nhân có thể do dữ liệu không phù hợp với loại biểu đồ hoặc định dạng giữa các ô không đồng nhất. Trong trường hợp này, bạn nên xem xét lại số liệu hoặc chọn loại biểu đồ khác cho phù hợp.

• Lỗi không thể chọn biểu đồ: Tương tự như lỗi dữ liệu không hợp lệ, đôi khi bạn không thể chọn được loại biểu đồ phù hợp. Khi đó, hãy thử lại bằng cách xác định chính xác vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ.

• Lỗi chế độ xem bảo vệ: Nếu bảng tính Excel đang ở chế độ bảo vệ, người dùng sẽ không thể chỉnh sửa hoặc tạo biểu đồ. Cách khắc phục đơn giản là tắt chế độ bảo vệ để có thể thực hiện chỉnh sửa bình thường.

• Lỗi phiên bản Excel cũ: Bạn sẽ không thể truy cập các tính năng mới để tạo biểu đồ đẹp nhất. Vì vậy, hãy cập nhật lên phiên bản Excel mới nhất để được hỗ trợ đầy đủ các tính năng nhé!

• Lỗi cấu hình sai: Nguyên nhân có thể là do cài đặt cấu hình Excel không chính xác. Bạn cần kiểm tra lại cài đặt và cấu hình để đảm bảo mọi thứ chính xác.

Việc vẽ biểu đồ có thể là một thử thách đối với người mới bắt đầu sử dụng Excel. Vì vậy, không thể tránh khỏi những thắc mắc phổ biến dưới đây:

- Có thể vẽ biểu đồ trên các ứng dụng khác của Microsoft không?

Hiện nay, Microsoft cung cấp thêm hai công cụ là Word và PowerPoint. Hai ứng dụng này cũng hỗ trợ hiệu quả cho người dùng trong việc tạo ra các loại biểu đồ khác nhau.

- Ngoài bốn loại biểu đồ đã đề cập, Excel còn có những loại nào khác?

Bạn có thể tham khảo thêm các loại biểu đồ dưới đây để sử dụng khi cần:

• Biểu đồ vành khuyên: Tương tự như biểu đồ tròn, loại biểu đồ này thể hiện mối quan hệ giữa các phần và tổng thể, nhưng cho phép hiển thị nhiều chuỗi dữ liệu hơn.

• Biểu đồ thanh: Sử dụng để so sánh các mục riêng lẻ. Biểu đồ này có thể được sắp xếp theo chiều dọc hoặc ngang, với mỗi thanh đại diện cho một mục, một nhóm dữ liệu cụ thể.

• Biểu đồ tán xạ: Loại biểu đồ này biểu diễn mối quan hệ giữa hai biến số thông qua tọa độ, giúp người xem nhận diện xu hướng và phân tích, dự đoán giá trị.

• Biểu đồ radar: Còn gọi là biểu đồ mạng nhện, loại biểu đồ này cho phép so sánh nhiều dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau.

- Liệu có thể điều chỉnh chiều rộng của cột hoặc thanh không?

Chắc chắn rồi. Đầu tiên, bạn cần vào chế độ thiết kế bằng cách nhấn chuột phải lên biểu đồ. Tiếp theo, chọn Series dữ liệu trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu. Cuối cùng, nhấp chuột phải vào cột hoặc thanh và chọn Định dạng dữ liệu để điều chỉnh độ rộng theo ý thích của mình.

- Có thể thay đổi thông tin trong bảng dữ liệu hay không?

Câu trả lời là có. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau để cập nhật nội dung của bảng dữ liệu:

• Bước 1: Nhấn đúp chuột vào biểu đồ để mở bảng tác vụ.

• Bước 2: Chọn mục Định dạng và sau đó chọn Bảng dữ liệu để Bật/tắt chỉnh sửa.

• Bước 3: Mở rộng Bảng dữ liệu để điều chỉnh viền, chú thích,…

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Excel. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công ngay từ lần đầu. Đừng quên truy cập website để cập nhật thông tin hữu ích hàng ngày!