Buzz
Dành cho những người làm việc văn phòng, bài viết này rất hữu ích. Nó sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh 2 file văn bản Word một cách đơn giản để tìm ra sự khác biệt trên máy tính, giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn.
1. So sánh sử dụng công cụ Compare
Bước 1: Mở Word trên máy tính, vào tab Review > chọn Compare > sau đó chọn Compare.
Chọn Compare
Bước 2: Trong hộp thoại Compare Documents, chọn file gốc trong mục Original Document và file so sánh trong mục Revised Document, sau đó nhấn OK.
Các tùy chọn trong hộp thoại Compare Documents
Sau khi nhấn Ok, bạn sẽ thấy giao diện như thế này
- Phần (1): Hiển thị thông tin về chỉnh sửa, hành động chỉnh sửa và người thực hiện chỉnh sửa.
- Phần (2): Hiển thị so sánh giữa văn bản gốc và văn bản đã được chỉnh sửa.
- Phần (3): Hiển thị nội dung của văn bản gốc.
- Phần (4): Hiển thị nội dung của văn bản đã được chỉnh sửa.
Sau khi nhấn Ok, bạn sẽ thấy giao diện như thế này.
Tìm hiểu kỹ hơn về phần (1) và phần (2).
- Phần 1: Hiển thị chi tiết về thông tin đã được chỉnh sửa.
Ví dụ: Tổng số lần xem xét là 3 revisions.
Thao tác chỉnh sửa như Xóa, Thêm,... và mọi thay đổi trên từ hoặc dòng đều được hiển thị rất cụ thể.
-800x450.jpg)
Phần 1: Hiển thị chi tiết về thông tin đã được chỉnh sửa
- Phần 2: Văn bản đã chỉnh sửa được gạch đỏ lề bên trái.
Phần 2: Văn bản đã chỉnh sửa được gạch đỏ ở lề bên trái.
Khi nhấp chuột trái vào dấu gạch đỏ đó, thông tin về chỉnh sửa sẽ hiển thị (những từ màu đỏ).
Hiển thị thông tin chỉnh sửa (những chữ màu đỏ)
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điều chỉnh một số tùy chọn khi so sánh văn bản như sau:
- Nhấn vào biểu tượng mở rộng của Tracking > Chọn Advanced Options > Nhấn Ok.
Chọn Advanced Options
- Một hộp thoại sẽ hiện ra > Có các lựa chọn như đường kẻ thông báo chỉnh sửa, màu sắc hiển thị > Nhấn OK để hoàn tất.
Chỉnh sửa các lựa chọn
Bạn cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn chúng được hiển thị dưới dạng 'bong bóng', vào Review, nhấn Show Markup, chọn Balloons, và sau đó là Show Revisions in Balloons:
Chọn Hiển thị Những Sửa Đổi trong Bong Bóng
Sau khi hoàn tất cài đặt, Word của bạn sẽ hiển thị như hình dưới đây:
Giao Diện Hiển Thị
Bạn có thể nhấn vào nút Previous hoặc Next để điều hướng qua lại giữa những thay đổi trong tài liệu và nhấn Accept hoặc Reject để chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi khi di chuyển. Đừng quên lưu tài liệu sau khi bạn đã hoàn tất chỉnh sửa và hài lòng với kết quả nhé!
Thao Tác Bổ Sung
2. So Sánh Bằng Công Cụ Trực Tuyến
So Sánh Bằng Diffchecker
Công cụ hỗ trợ so sánh trực tuyến mạnh mẽ không chỉ áp dụng cho văn bản mà còn cho hình ảnh và tập tin PDF là Diffchecker. Ngoài ra, công cụ này cũng có thể được cài đặt trên máy tính và cho phép so sánh các thư mục với nhau.
Hướng Dẫn Sử Dụng:
- Bước 1: Truy cập vào công cụ TẠI ĐÂY.
- Bước 2: Sao chép và dán nội dung gốc vào Original Text và nội dung thay đổi vào Changed Text > Chọn Tìm Sự Khác Biệt để phát hiện sự khác biệt.
Chọn Tìm Sự Khác Biệt để phát hiện sự khác biệt.
- Bước 3: Tiến hành so sánh nội dung.
Hiển thị Kết Quả So Sánh Nội Dung.
Đây là giải thích một số phím tắt trên phần mềm:
+ Biên Tập: cho phép chỉnh sửa nội dung văn bản gốc khi dán vào phần Original Text và Changed Text.
+ So Sánh & Hợp Nhất: dùng để so sánh và tự động hợp nhất 2 văn bản khi bạn nhấn vào, giúp tiết kiệm thời gian.
+ Trước Đó và Tiếp Theo: giúp di chuyển lên xuống để chọn văn bản không trùng khớp và hợp nhất.
Đây là giải thích một số phím tắt trên phần mềm
+ Xóa: sẽ xóa hết dữ liệu và văn bản đã dán từ thao tác trước.
+ Xuất Ra PDF: Lưu file dưới dạng PDF chỉ có thể sử dụng trên máy tính để bàn.
+ Chia Sẻ: chia sẻ đường link.
Để tận dụng đầy đủ tính năng của Diffchecker, bạn nên đăng ký tài khoản để có thể lưu bản nháp và chỉnh sửa lỗi sai so với bản gốc.
Bước Tạo Tài Khoản: Bạn nhấn vào Tạo tài khoản > Nhập email và mật khẩu bạn muốn sử dụng > Nhấn Đăng ký.
Hướng Dẫn Tạo Tài Khoản Diffchecker
Sau khi bạn đã tạo xong tài khoản, bạn sẽ nhận được một đề xuất dùng thử miễn phí (như trong hình), chỉ cần nhấn vào Dùng thử miễn phí, phần mềm sẽ tự động tải về và cài đặt cho bạn.
Dùng Thử Miễn Phí
So Sánh Bằng CopyLeaks
CopyLeaks là công cụ dễ sử dụng và giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn so với việc làm thủ công. Nó hỗ trợ kiểm tra nhiều loại tài liệu như pdf, html, doc, txt, rtf, ppt,...
Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn sau đây:
- Bước 1: Truy cập vào trang web NÀY > Bấm vào BẮT ĐẦU NGAY.
-800x450.jpg)
Nhấn vào BẮT ĐẦU NGAY
Nếu bạn đã có tài khoản, hãy đăng nhập. Nếu chưa có, hãy đăng ký. Đừng quên kiểm tra email để kích hoạt tài khoản nhé!
Đăng ký tài khoản
Nếu bạn đã đăng nhập, chỉ cần nhấn vào ĐĂNG NHẬP và nhập email cùng mật khẩu của bạn!
Đăng nhập vào tài khoản
- Bước 2: Click vào SO SÁNH TÀI LIỆU > Chọn BẮT ĐẦU.
Click vào SO SÁNH TÀI LIỆU
- Bước 3: Sao chép và dán nội dung của 2 văn bản bạn muốn so sánh vào > Bấm vào SO SÁNH.
Bấm vào SO SÁNH để so sánh
- Bước 3: Chờ vài giây, màn hình sẽ hiển thị những dòng chữ in màu (màu đỏ) thể hiện sự khác biệt giữa 2 văn bản.
Những dòng chữ đỏ chỉ ra sự khác biệt giữa 2 văn bản
Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách so sánh 2 file văn bản Word đơn giản để phát hiện sự khác biệt. Các bạn có thể thực hiện các thao tác này trên tất cả các phiên bản Word trên máy tính xách tay. Mong được gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!
