Hướng dẫn viết báo cáo kinh doanh

Thể hiện ý tưởng. Đây là loại báo cáo giải trình/đề xuất. Loại báo cáo này thường được sử dụng để đề xuất cho ban quản lý hoặc những quyết định quan trọng khác trong công ty. Nó thường được cấu thành từ hai phần: tóm tắt và nội dung chi tiết. Tóm tắt nêu bật ý kiến đề xuất của bạn. Phần nội dung sẽ phân tích chi tiết hơn về lợi ích, chi phí, rủi ro, và các yếu tố khác liên quan.

• Ví dụ, bạn muốn đề xuất việc trang bị máy in 3D cho bộ phận của mình. Để thuyết phục ban quản lý chấp thuận, bạn cần viết một báo cáo giải trình/đề xuất chính thức.

Phân tích rủi ro liên quan đến một cơ hội cụ thể. Báo cáo điều tra hỗ trợ xác định nguy cơ liên quan đến một lựa chọn hành động nhất định. Loại báo cáo này có ý nghĩa lớn trong việc giúp công ty đánh giá các hậu quả có thể xảy ra. Bao gồm phần giới thiệu, nội dung điều tra và kết luận. Phần giới thiệu tập trung vào vấn đề cụ thể được nghiên cứu. Nội dung điều tra trình bày thông tin chi tiết về các yếu tố thực tế và kết quả của cuộc điều tra. Kết luận tổng hợp lại vấn đề.

• Ví dụ, công ty dược phẩm X muốn hợp tác với công ty dược phẩm Y nhưng vẫn còn một số lo ngại. Công ty X sẽ tiến hành điều tra và sử dụng báo cáo điều tra để phân tích sâu hơn về tình hình tài chính của công ty Y và giám đốc của họ.

Thể hiện thông tin về việc tuân thủ theo cơ quan quản lý cụ thể. Đây là báo cáo tuân thủ, giúp công ty thể hiện trách nhiệm của mình. Báo cáo này chứng minh sự tuân thủ của công ty đối với luật pháp và quy định, cũng như sự chi tiêu hợp lý trước cơ quan quản lý (chính phủ địa phương, tỉnh, quốc gia,...). Bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung báo cáo và kết luận. Phần giới thiệu cung cấp cái nhìn tổng quan về các nội dung chính trong báo cáo. Phần nội dung trình bày dữ liệu, sự kiện, v.v. mà cơ quan quản lý cần biết. Kết luận tổng hợp lại thông tin.

• Ví dụ, Nestle cần chứng minh cho hội đồng quản trị rằng họ đã tuân thủ hướng dẫn và luật pháp của nước cùng các năm trước. Do đó, họ sử dụng báo cáo tuân thủ hàng năm để minh bạch hoạt động trong năm.

Đánh giá khả thi của ý tưởng hoặc dự án được đề xuất. Báo cáo thăm dò được sử dụng để xác định tính khả thi của một ý tưởng hoặc dự án cụ thể được gọi là báo cáo khả thi. Báo cáo này thường chia thành hai phần: tóm tắt và nội dung báo cáo. Phần nội dung trình bày lợi ích, vấn đề có thể phát sinh, chi phí liên quan, v.v. của ý tưởng được đề xuất. Công ty có thể sử dụng báo cáo khả thi để giải quyết các câu hỏi như:

• Dự án này có khả năng hoàn thành trong ngân sách không?
• Dự án này có thể mang lại lợi nhuận không?
• Dự án này có thể hoàn thành trong khung thời gian được giao không?

Trình bày kết quả nghiên cứu điều tra. Báo cáo nghiên cứu điều tra cung cấp thông tin về một vấn đề hay vướng mắc cụ thể nào đó. Điều này thường là cái nhìn sâu sắc vào một vấn đề đặc biệt, bao gồm các phần: tóm tắt, giới thiệu, phương pháp nghiên cứu, kết quả thu được, kết luận và đề xuất. Báo cáo cũng nên đề cập đến nghiên cứu liên quan.

• Ví dụ, một doanh nghiệp có thể tiến hành nghiên cứu toàn bộ công ty về việc cấm hút thuốc trong phòng làm việc. Người tiến hành sẽ lập báo cáo nghiên cứu điều tra.

Giúp công ty cải thiện chính sách, sản phẩm hoặc quy trình hoạt động thông qua việc liên tục theo dõi, kiểm tra. Được lập trên các khoảng thời gian cố định như tuần, tháng, quý, v.v., báo cáo định kỳ có thể kiểm tra chi tiết về hiệu quả, lợi nhuận, lỗ hoặc các tiêu chí khác trong khoảng thời gian nhất định.

• Ví dụ, hàng tháng, đại diện bán hàng dược phẩm có thể tạo bảng tổng kết về số lần gọi bán hàng của họ.

Báo cáo về một tình huống cụ thể. Trái ngược với việc đề xuất trong một khoảng thời gian nhất định, báo cáo tình hình tập trung vào sự kiện đặc biệt. Tình huống có thể đơn giản như thông tin từ một buổi hội thảo hoặc phức tạp như phản ứng trước một thảm họa tự nhiên. Bao gồm giới thiệu, nội dung và kết luận. Phần giới thiệu nhận dạng sự kiện và điểm qua nội dung báo cáo. Kết luận tóm tắt cam kết hoặc hành động cần thiết.

• Ví dụ, sau cơn bão lớn, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu một báo cáo tình hình.

Trình bày giải pháp cho vấn đề hoặc tình huống. Báo cáo so sánh xem xét các giải pháp cho một tình huống. Dựa trên kết quả, người viết đề xuất hành động cụ thể. Bao gồm giới thiệu, nội dung và kết luận. Phần giới thiệu nêu rõ mục đích của báo cáo. Phần nội dung trình bày vấn đề và giải pháp. Phần kết luận tiết lộ giải pháp tốt nhất.

• Giả sử công ty sản xuất ô tô ABC muốn mở nhà máy tại châu Á. Báo cáo có thể thu hẹp lựa chọn đến ba quốc gia và kết luận địa điểm tốt nhất trong số đó.

Xác định mục tiêu và định dạng báo cáo. Hỏi bạn muốn gì từ báo cáo. Dựa trên mục tiêu, chọn loại báo cáo phù hợp từ danh sách dưới đây.

• Mục tiêu cần phải rõ ràng và ngắn gọn. Nếu không, báo cáo sẽ gây nhầm lẫn cho người đọc và ảnh hưởng đến độ tin cậy.
• Ví dụ, nếu bạn muốn được cấp ngân sách quảng cáo lớn hơn cho bộ phận của mình, báo cáo nên tập trung vào ngân sách hiện tại và cách sử dụng ngân sách lớn hơn một cách hiệu quả.

Nhận diện đối tượng độc giả. Đối tượng độc giả có thể bao gồm cả bên ngoài (những người không phải làm việc trong công ty) và bên trong. Xem xét kiến thức và quen thuộc của họ với chủ đề và cách họ sẽ sử dụng thông tin.

• Không có gì thuyết phục hơn là lợi ích tài chính có thể mang lại cho công ty hoặc khách hàng.
• Ví dụ, nếu bạn muốn triển khai một chương trình chia sẻ công việc, xác định rằng đối tượng là giám đốc nhân sự, giám đốc điều hành và tổng giám đốc. Xem xét sự quan tâm của họ đối với chương trình. Câu trả lời sẽ hướng dẫn nội dung báo cáo. Nếu công ty chưa từng thảo luận về chương trình tương tự, báo cáo nên có tính chiến lược và thông tin cần thiết. Ngược lại, báo cáo nên ít thông tin hơn và thuyết phục hơn.

Xác định điều cần học. Phần khó nhất không phải là viết, mà là rút ra kết luận và thu thập dữ liệu phù hợp. Nó đòi hỏi nhiều kỹ năng như thu thập và phân tích dữ liệu thị trường. Bạn cần biết gì và ban quản lý cần quyết định điều gì?

Thu thập dữ liệu phù hợp cho báo cáo. Dữ liệu phải được nghiên cứu kỹ lưỡng để báo cáo đáng tin cậy. Loại dữ liệu thu thập phụ thuộc vào loại báo cáo. Đảm bảo dữ liệu chọn lọc và phù hợp với luận điểm của báo cáo.

• Dữ liệu nội bộ có thể được thu thập nhanh chóng. Ví dụ, thông số bán hàng có thể được thu thập từ bộ phận bán hàng chỉ qua một cuộc gọi.
• Dữ liệu bên ngoài cũng có thể được lấy từ nguồn trong nhà. Nếu có sẵn dữ liệu từ các phòng ban khác, hãy sử dụng chúng.
• Ví dụ, viết báo cáo giải trình/đề xuất, bạn cần nghiên cứu lợi ích của ý kiến đề xuất và tổng hợp vào báo cáo.

Tổ chức và viết báo cáo. Bố cục và cách viết báo cáo phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Tách dữ liệu thành các phần riêng biệt là chìa khóa thành công của một báo cáo kinh doanh tốt. Sắp xếp báo cáo với các đề mục phù hợp để hỗ trợ mục tiêu cơ bản của báo cáo.

• Chia nhỏ dữ liệu thành từng phần riêng biệt. Ví dụ, tách dữ liệu bán hàng và dữ liệu phân tích khách hàng thành các phần riêng biệt.
• Sắp xếp báo cáo với các đề mục phù hợp để đồng thời hỗ trợ cho mục tiêu cơ bản của báo cáo.
• Bạn vẫn có thể làm việc riêng từng phần trong lúc chờ kết quả phân tích.

Rút ra kết luận và đề xuất cụ thể. Kết luận cần phải rõ ràng và dựa trên dữ liệu. Nếu cần, đề xuất đường lối hành động tốt nhất dựa trên kết quả.

• Mỗi mục tiêu nên chứa đựng hành động cụ thể và đo lường được.

Viết tóm tắt dự án. Tóm tắt nên trình bày kết quả nghiên cứu và kết luận, là đoạn quảng cáo của báo cáo.

• Tóm tắt dự án là thứ mà một thành viên ban quản trị sẽ đọc trước tiên. Hãy trình bày mọi điều quan trọng với cấp trên của bạn, tối đa 200-300 từ.

Sử dụng đồ họa thông tin nếu cần. Thể hiện dữ liệu qua bảng biểu hoặc đồ thị sẽ hữu ích. Màu sắc và gạch đầu dòng giúp dễ đọc hơn.

• Hiệu ứng thị giác là yếu tố tuyệt vời, nhưng hãy sử dụng khi cần thiết.
• Đóng khung nội dung giúp tóm tắt hiệu quả luận điểm.

Trích dẫn nguồn khi cần thiết. Giải thích nguồn thông tin để người khác có thể tìm hiểu thêm. Sử dụng định dạng phù hợp.

• Sử dụng đúng ngành nghề của bạn khi trích dẫn.

Đọc lại hai lần. Đảm bảo rõ ràng, súc tích và tránh lỗi ngữ pháp.

• Đừng lạm dụng từ ngữ hoa mỹ.
• Tránh sử dụng tiếng lóng.
• Sử dụng ngôn ngữ chuyên môn nếu cần thiết, nhưng cẩn thận đừng lạm dụng.
• Báo cáo kinh doanh thường nên viết ở dạng bị động.
• Đọc lại công trình của bạn để tránh bỏ sót lỗi.

Tạo mục lục. Tạo mục lục để dễ dàng theo dõi và đọc nhanh. Bao gồm các phần quan trọng như tóm tắt quản trị và kết luận.

Làm bìa cho báo cáo. Làm bìa để báo cáo trở nên hấp dẫn và dễ nhìn. Sử dụng tập hồ sơ hoặc giấy tốt.

• Điều này cũng áp dụng cho bảng biểu và đồ thị trong báo cáo.