Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp một cách đầy đủ và chính xác nhất

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp (thường gọi tắt là biên bản họp) là tài liệu ghi lại những sự kiện đã diễn ra trong cuộc họp nội bộ hoặc giữa các tổ chức, doanh nghiệp. Tài liệu này thường tổng hợp nhiều thông tin và ý kiến từ các thành viên tham gia. Sau khi kết thúc, những người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết với những nội dung đã được trình bày hoặc thống nhất trong cuộc họp.

Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người phụ trách ghi chép nội dung buổi họp) có nhiệm vụ điểm danh các thành viên tham dự. Đồng thời, thư ký cũng sẽ ghi lại tất cả những thông tin quan trọng và quyết định nhất theo diễn biến của cuộc họp.

Người thư ký đóng vai trò rất quan trọng trong việc ghi lại nội dung cuộc họp. Họ cần nắm rõ cách viết biên bản cuộc họp một cách chính xác, cùng với khả năng ghi chép nhanh chóng bằng tay hoặc đánh máy. Đảm bảo rằng ngôn từ sử dụng là rõ ràng, mạch lạc và đặc biệt không bỏ sót hay thêm thắt bất kỳ nội dung nào.

Ý nghĩa của biên bản họp

Biên bản họp/cuộc họp được coi là tài liệu ghi chép chi tiết các sự kiện đã xảy ra. Mặc dù văn bản này chưa có giá trị pháp lý, nhưng nó vẫn là tài liệu quan trọng để chứng minh các sự kiện thực tế đã diễn ra.

Thông qua biên bản họp, các yêu cầu, chỉ thị từ cấp trên cùng với những ý kiến xây dựng, đóng góp từ nhân viên sẽ được tổng hợp lại, giúp dễ dàng đưa ra những phương án giải quyết phù hợp và kịp thời trong tương lai.

Đây cũng là một văn bản có giá trị như lời nhắc nhở từ cá nhân hoặc phòng ban đã ký xác nhận cùng với các cam kết của họ. Nó tương tự như một danh sách công việc cần thực hiện.

Biên bản cuộc họp cũng là cơ sở để những người tham gia có cùng nội dung sau này theo dõi, kiểm tra và thúc đẩy các công việc cần được thực hiện.

Các loại biên bản họp phổ biến

Tùy thuộc vào đặc điểm của cuộc họp và từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, biên bản sẽ có nhiều loại khác nhau. Dưới đây là một số loại biên bản thường gặp:

• Biên bản họp nội bộ công ty
• Biên bản họp giao ban
• Biên bản họp lớp
• Biên bản họp phụ huynh học sinh
• Biên bản họp chi bộ
• Biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh
• Biên bản họp cơ quan
• Biên bản họp phòng/ban
• Biên bản họp công đoàn
• Biên bản họp giữa hai công ty,….

Biên bản họp thường bao gồm những nội dung nào?

Dù thực tế phụ thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của từng cuộc họp, nội dung biên bản phải có những điều và mục phù hợp nhất. Tuy nhiên, một biên bản cuộc họp chuẩn phải bao gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cùng với số biên bản và tên biên bản.
• Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rõ thời gian lập biên bản).
• Các thành viên tham gia cuộc họp.
• Họ tên của người chủ trì và thư ký cuộc họp.
• Nội dung chính và các mục đã diễn ra trong cuộc họp.
• Đối với phần báo cáo, cần ghi rõ ràng và chi tiết họ tên, chức vụ người trình bày báo cáo, tóm tắt nội dung báo cáo và xem xét các tài liệu kèm theo (nếu có).

• Kết luận và các quyết định đã được thông qua trong cuộc họp.
• Thời gian kết thúc cuộc họp.
• Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

Các yêu cầu cần lưu ý khi soạn thảo biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản hành chính rất quan trọng, đòi hỏi phải có độ chính xác cao. Vì vậy, cần chú ý đến nhiều điểm khi lập biên bản cuộc họp. Cụ thể như sau:

Đầu tiên, hãy chuẩn bị mẫu

Để đảm bảo ghi chép kịp thời và chính xác những nội dung diễn ra trong cuộc họp, người thư ký hoặc người được giao nhiệm vụ ghi chép cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản với các thông tin sau:

• Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Nội dung chính của cuộc họp
• Kết luận khi cuộc họp kết thúc

Thứ hai, cần có khả năng ghi chép hoặc đánh máy nhanh và tập trung

Là người có trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp, bạn cần có khả năng ghi chép nhanh chóng và đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy lắng nghe một cách chăm chú. Tốt nhất là nên chuẩn bị sẵn sổ tay và máy tính để lưu lại thông tin. Bạn cũng có thể sử dụng máy ghi âm để đảm bảo rằng mọi thông tin trong biên bản được ghi lại một cách rõ ràng và chính xác nhất.

Thứ ba, chỉ ghi lại những điểm chính

Khi các thành viên phát biểu, có thể sẽ có những ý kiến dài dòng, nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi chú những điểm quan trọng. Cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất là tránh việc trình bày lan man hay ghi lại những nội dung không cần thiết, vì điều này vừa mất thời gian lại vừa khiến bạn dễ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Thứ tư, đảm bảo thông tin hoàn toàn chính xác

Độ chính xác là yếu tố then chốt của biên bản họp đối với mọi cơ quan, tổ chức. Bởi vì biên bản này là căn cứ để lãnh đạo công ty và những người có thẩm quyền xử lý các vấn đề sau này, nên yêu cầu về độ chính xác là rất cao. Do đó, người ghi chép cần phải khách quan và trung thực. Tuyệt đối không được thêm bớt hay tự ý bình luận về các ý kiến trong cuộc họp.

Bạn có thể tham khảo một số công việc qua:

Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn cho mọi tình huống

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách viết biên bản cuộc họp một cách nhanh chóng, hãy tải mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất tại đây. Hoặc bạn có thể sao chép mẫu biên bản cuộc họp dưới đây (nguồn https://luatvietnam.vn/)

Biên bản họp

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về vấn đề………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại ……………………………………………………………………………..

Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..

I. Danh sách thành viên tham dự:

1. Chủ trì : Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………

2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………

3. Các thành viên khác:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………….

II. Nội dung cuộc họp: 

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

– Tổng số phiếu: …………. Phiếu

– Số phiếu đồng ý: ……… phiếu, chiếm …… %

– Số phiếu không đồng ý: ………… phiếu, chiếm …… %