Buzz
Email là phương tiện giao tiếp với bạn bè một cách nhanh chóng và tiện lợi. Dù cách viết có thế nào cũng được, nhưng dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản có thể giúp bạn. Nếu bạn viết email cho người bạn đã lâu không gặp, hãy xin lỗi vì sự trì hoãn và cập nhật tình hình của bạn. Đừng ngần ngại đính kèm hình ảnh và biểu tượng cảm xúc để email trở nên thú vị hơn. Hãy đọc kỹ trước khi gửi thư đi.
Quy trình
Bắt đầu với email của mình
Tìm địa chỉ email của người đó. Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã có địa chỉ email chính xác của họ. Nếu đã từng gửi email trước đó, bạn có thể tìm trong danh bạ của mình. Hoặc có thể hỏi từ người bạn khác.
- Nhập địa chỉ email của họ vào trường “To” (Gửi đến).
Đặt chủ đề cho email của bạn. Chọn chủ đề phản ánh nội dung chính của email một cách ngắn gọn. Điều này giúp người nhận dễ dàng biết được nội dung chính của email chỉ từ tiêu đề.
- Nếu bạn chỉ muốn gửi lời chào, chủ đề có thể đơn giản là “Xin chào!”.
- Nếu muốn mời cậu ấy đến dự bữa tiệc sinh nhật của bạn, hãy chọn chủ đề “Thư mời sinh nhật”.
Bắt đầu với một lời chào thân thiện. Mở đầu email bằng một lời chào tươi vui, kèm theo tên của người nhận và kết thúc bằng dấu phẩy. Vì đây là email gửi cho bạn bè, bạn có thể sử dụng cách viết tự nhiên, như “Chào”, “Xin chào”, hoặc “Hé lô”.
- Ví dụ: “Chào An,” là một cách chào hỏi đơn giản nhưng thân thiện.
Thông hỏi về tình hình của họ. Viết một câu hỏi ngắn gọn về tình hình của họ, như “Dạo này cậu thế nào?” hoặc “Mọi việc vẫn ổn chứ?”. Điều này cho thấy bạn quan tâm và muốn biết về họ.
Viết phần nội dung chính của email
Chia sẻ lý do bạn viết email. Hãy cho họ biết lý do bạn viết email, có thể là để hỏi thăm về kỳ nghỉ của họ hoặc sức khỏe sau khi họ ốm. Hãy bắt đầu bằng cách nêu rõ mục đích của bạn.
- Ví dụ: “Nghe nói cậu bị cảm à? Mình lo lắng và muốn biết tình hình của cậu thế nào rồi”.
Hạn chế việc viết hoa toàn bộ câu hoặc đoạn văn. Dù có hứng khởi đến đâu, việc viết hoa toàn bộ có thể khiến người đọc cảm thấy như bạn đang la hét. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu sao hoặc in đậm để làm nổi bật những phần quan trọng.
Đặt câu hỏi thường xuyên. Hãy đặt câu hỏi liên quan đến nội dung bạn chia sẻ. Điều này cho thấy bạn quan tâm đến ý kiến của họ.
- Nếu bạn đang nói về kỳ nghỉ biển của mình, hãy hỏi: “Hè này bạn đã có dịp ra biển chưa? Nếu chưa, bạn nên thử ngay”.
Viết cho người bạn lâu ngày không gặp
Xin lỗi vì đã lâu không liên lạc. Mất liên lạc là chuyện thường, nhưng hãy bắt đầu một cách thuận lợi bằng việc xin lỗi.
- Bạn có thể nói: “Lâu rồi không trò chuyện với nhau nhỉ? Xin lỗi vì đã bận rộn quá đi mất”.
Cập nhật tình hình cá nhân và hỏi về tình hình của họ. Vì đã lâu không trò chuyện, có lẽ bạn đã bỏ lỡ nhiều tin tức. Hãy chia sẻ với họ mọi điều thú vị đã xảy ra trong cuộc sống của bạn và hỏi xem họ có tin tức gì mới không?
- Ví dụ: “Từ lần gặp cuối cùng, mình đã bắt đầu hẹn hò. Mọi thứ đều tuyệt vời. Còn bạn thì sao?”.
Trao đổi về sở thích chung. Hãy dành thời gian để chia sẻ về những thứ bạn cùng yêu thích. Nếu bạn đam mê bóng đá, hãy kể về trận đấu gần đây nhất của đội bóng mà cả hai đều hâm mộ. Đừng quên hỏi ý kiến của họ!
- Ví dụ: “Trận cuối tuần qua thực sự là kịch tính! Bạn nghĩ sao về kết quả cuối cùng?”.
Mời hoặc đề nghị gần cuối email, nếu cần. Nếu bạn muốn mời họ đi chơi hoặc tham gia sự kiện của bạn, đây là thời điểm thích hợp.
- Ví dụ: “Tối thứ Ba, mình sẽ tổ chức buổi tiệc mừng sinh nhật em bé. Bạn có thể tham dự được không?”.
Kết thúc email
Thử nghiệm với các kiểu phông chữ và màu sắc khác nhau. Khám phá thanh định dạng để trải nghiệm với các lựa chọn khác nhau: có thể là dòng nằm ở trên hoặc dưới cùng của cửa sổ.
- Nếu bạn đang viết về chủ đề nghiêm túc, hãy sử dụng phông chữ cơ bản với màu đen.
- Nếu họ sử dụng máy chủ email khác nhau, một số phông chữ có thể không hiển thị đúng. Arial, Times, Verdana, Trebuchet và Geneva thường là những lựa chọn an toàn nhất.
- Hãy giữ phông chữ và màu sắc ở mức độ vừa phải để email dễ đọc.
Thêm biểu tượng cảm xúc nếu thích hợp. Nếu viết email để trò chuyện với bạn thân, đôi khi sử dụng biểu tượng cảm xúc dễ thương có thể làm cho email trở nên thân thiện hơn. Tuy nhiên, khi nói về những chủ đề nghiêm túc, hãy tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc để tránh làm mất sự chuyên nghiệp của email.
- Chú ý, không sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc: điều này có thể làm cho người đọc mất tập trung.
Kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp đến họ. Gửi đi những lời chúc tốt lành đến họ để họ biết rằng bạn mong chờ phản hồi và mong sớm gặp lại.
- Ví dụ: “Chúc cậu có một tuần tuyệt vời. Mong nhận được tin nhắn từ cậu sớm!”
Kết thúc email và ký tên. Kết thúc email bằng một lời chào cuối như “thân”, “sớm gặp lại” hoặc “yêu thương”. Sau đó, viết vài dòng và ký tên của bạn.
Đính kèm hình ảnh nếu cần thiết. Nhấn vào nút “chèn hình ảnh”: nút này thường có hình ảnh hoặc biểu tượng máy ảnh. Nó thường nằm gần các nút định dạng khác. Tại đây, bạn có thể chọn ảnh từ máy tính của mình để đính kèm.
- Nếu bạn muốn chia sẻ về chú chó mới của bạn, bạn có thể gửi một tấm hình của nó!
- Giữ kích thước tệp nhỏ. Khi gửi quá nhiều hình ảnh, email có thể bị chuyển vào thư rác.
Đọc và kiểm tra email. Khi đã hoàn thành, hãy đọc lại một hoặc hai lần để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Một email không có lỗi sẽ dễ đọc hơn. Nếu là trẻ em, bạn có thể nhờ người lớn kiểm tra giúp.
- Kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng địa chỉ email của họ đã chính xác.
Bấm Gửi. Khi email đã sẵn sàng để gửi đi, hãy nhấp chuột vào nút “Gửi” nằm ở dưới cùng của email. Mọi thứ đã xong!
Mẹo
- Phong cách và hình thức email nên phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
- Thêm một phần Tái Bút (P.S) nếu cần điều gì bổ sung. Phần này sẽ được đặt dưới chữ ký của bạn.
- Bạn có thể tìm thấy nhiều trang web cho phép đăng ký tài khoản email miễn phí. Hãy thử sử dụng một số trang web email miễn phí phổ biến như Hotmail, Gmail hoặc Yahoo! Mail.
Cảnh Báo
- Đừng quá phức tạp trong việc trang trí email của bạn. Sử dụng quá nhiều màu sắc, kiểu chữ hoặc biểu tượng cảm xúc có thể làm cho email trở nên khó đọc.
