Buzz
Viết thư cho giảng viên yêu cầu bạn phải suy nghĩ cẩn thận hơn so với việc gửi thư hoặc nhắn tin nhanh chóng với bạn bè. Hành trình học của bạn quyết định sự nghiệp sau này, vì vậy bạn nên tương tác với các kênh giao tiếp theo một cách chuyên nghiệp, trong đó bao gồm việc viết email. Khi gửi thư cho người hướng dẫn, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email sinh viên của mình và mở đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Bạn cần tương tác với họ giống như khi viết một lá thư công việc trang trọng. Đảm bảo tính ngắn gọn và chú ý đến ngữ pháp!
Các bước
Tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu
Đọc kỹ giáo trình về câu hỏi. Thường thì những thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giáo viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.
- Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
- Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.
Tận dụng tài khoản học tập của bạn. Việc sử dụng email của trường giúp thư của bạn tránh được hòm thư rác và mang lại vẻ chuyên nghiệp. Các giáo viên sẽ nhận ra người gửi dễ dàng hơn vì tài khoản sinh viên thường có tên của bạn.
Chọn dòng tiêu đề cuốn hút. Dòng tiêu đề giúp giáo viên dễ dàng hiểu nội dung trước khi đọc thư. Điều này giúp họ quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nội dung email cũng cần rõ ràng và tập trung.
- Chẳng hạn, bạn có thể viết 'Câu hỏi liên quan đến bài tập' hoặc 'Dự án nghiên cứu'.
Bắt đầu bằng cách chào hỏi và gọi tên của giáo viên. Việc này giúp thể hiện sự tôn trọng và trang trọng trong lá thư. Hãy bắt đầu bằng cách viết 'Kính thưa Tiến sĩ Trần Văn Dũng,' và sau đó là một dấu phẩy. Hãy nhớ sử dụng cả họ nếu bạn không quen thuộc.
- Nếu bạn không biết học vị/học hàm của giáo viên, bạn có thể gọi họ là 'Thầy Trần Văn Dũng.'
- Nếu có mối quan hệ thân thiết, bạn có thể viết thân mật hơn, như 'Kính gửi thầy Dũng,'.
Soạn nội dung email
Nhắc nhở giáo viên về danh tính của bạn. Vì giáo viên có rất nhiều học sinh, việc tự giới thiệu sẽ giúp họ nhớ bạn dễ dàng hơn. Hãy cho họ biết tên, lớp và thậm chí cả tiết học cụ thể, như 'Toán Kinh Tế tiết 2'.
Tránh lan man trong giao tiếp. Giáo viên thường rất bận rộn, vì vậy hãy trình bày vấn đề một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Ví dụ, nếu bạn có thắc mắc về một bài tập, hãy nói: 'Em muốn hỏi về bài tập được giao trong buổi học thứ ba vừa qua. Thầy/cô muốn chúng em làm theo nhóm hay làm cá nhân?'
Viết email bằng những câu hoàn chỉnh. Email không phải là nơi để viết như trên Facebook hay nhắn tin cho bạn bè. Khi gửi email cho giáo viên, hãy sử dụng câu hoàn chỉnh để truyền đạt ý kiến một cách chuyên nghiệp.
- Ví dụ, thay vì viết, 'Buổi học vừa rồi thật tuyệt vời, thầy ạ!' bạn có thể viết, 'Trong buổi học vừa qua, thầy/cô đã truyền đạt kiến thức một cách rất dễ hiểu.'
Chăm chỉ trong ngôn từ và cách diễn đạt. Khi liên lạc lần đầu với giáo viên, hãy sử dụng ngôn từ và cách diễn đạt chuyên nghiệp. Đừng sử dụng biểu tượng cảm xúc! Nếu mối quan hệ tiến triển, bạn có thể thoải mái hơn trong các học kỳ sau.
Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Đừng đòi hỏi giáo viên điều gì đó một cách quá trực tiếp. Hãy đề xuất vấn đề của bạn một cách lịch sự, để giáo viên quyết định có đồng ý hay không.
- Ví dụ, thay vì nói, 'Bà của em vừa qua đời. Xin thầy/cô cho em thêm thời gian để hoàn thành bài luận văn,' bạn có thể nói, 'Em đã trải qua một thời gian khó khăn vì mất mát của bà. Liệu thầy/cô có thể xem xét cho em thêm thời gian để hoàn thành bài luận không ạ?'
Đặt dấu câu đúng cách. Trong email gửi cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu đúng cách để email trở nên dễ đọc và dễ hiểu.
Sử dụng từ ngữ rõ ràng. Trong email chuyên nghiệp, hãy tránh sử dụng ngôn ngữ nhắn tin. Thay vì 'thui' hay 'j', hãy viết 'thôi' và 'gì'. Hãy sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt một cách chính xác.
- Đừng quên kiểm tra chính tả trước khi gửi email.
Viết hoa đúng cách. Đảm bảo rằng các chữ đầu câu và danh từ được viết hoa đúng. Hãy chọn lọc và viết hoa những từ cần thiết.
Hoàn tất email
Chỉ rõ hành động bạn mong muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo bạn diễn đạt rõ ràng mong muốn của bạn ở cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần, hãy hỏi họ về điều đó.
Đọc lại email để kiểm tra ngữ pháp. Rà soát email để đảm bảo không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ tìm thấy một hoặc hai lỗi cần sửa.
Xem xét email từ góc độ của giáo viên. Hãy suy nghĩ về nội dung lá thư để đảm bảo bạn không đòi hỏi quá nhiều. Hãy đảm bảo email của bạn ngắn gọn và chuyên nghiệp. Bạn không nên chia sẻ quá nhiều về cuộc sống cá nhân vì điều đó không thích hợp.
Kết thúc email một cách lịch sự. Sau khi bắt đầu một cách trang trọng, hãy kết thúc email một cách lịch sự. Sử dụng các câu như 'Trân trọng' hoặc 'Chân thành cảm ơn,' sau đó là tên đầy đủ của bạn, kèm theo một dấu phẩy.
Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, không nên quá vội vàng đòi hỏi câu trả lời. Nếu sau một tuần bạn không nhận được phản hồi, bạn có thể gửi một email nhắc nhở. Có thể email của bạn đã bị nhầm lẫn ở đâu đó.
Xác nhận nhận được thư trả lời. Sau khi giáo viên trả lời, hãy xác nhận rằng bạn đã nhận được email. Một câu 'Em cảm ơn thầy!' là đủ. Nếu cần, bạn có thể viết một email dài hơn theo cùng cấu trúc để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu vấn đề của bạn vẫn chưa được giải quyết qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.
- Ví dụ, 'Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc của em. Hy vọng sẽ gặp lại thầy/cô trên lớp.'
- Nếu muốn gặp trực tiếp, bạn có thể viết, 'Em cảm ơn thầy/cô về mọi chia sẻ. Nếu có thời gian, em muốn đến gặp mặt và thảo luận thêm về vấn đề này, được không ạ?'
Lời khuyên
- Nếu bạn cảm thấy bỏ lỡ một thông tin quan trọng, hãy liên hệ với một bạn học trước khi gửi email.
