Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh cho giảng viên kèm mẫu ví dụ

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng và cần thiết đới với người học tiếng Anh, đặc biệt trong tình huống trong công việc hay học tập. Việc viết được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, dễ hiểu trong các tình huống cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả giao tiếp.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết email cho giảng viên bằng tiếng Anh, cấu trúc email và cung cấp các mẫu tham khảo giúp người học tiếng Anh có thể ứng dụng trong việc học tập của bản thân.

Cấu trúc email gửi giảng viên bằng tiếng Anh

Tiêu đề của email

Tiêu đề là phần mà một số người thường bỏ qua khi soạn email. Tuy nhiên, việc thiếu đi tiêu đề khiến cho email trở nên thiếu tính chuyên nghiệp. Vì vậy, tiêu đề là thành phần không thể thiếu.

Tiêu đề của một email chuyên nghiệp cần phải gắn gọn, súc tích, bao quát được nội dung chính đề cập trong email. Người học có thể sử dụng cấu trúc chung như sau cho phần tiêu đề:

[Mục đích/nội dung thư] - [Tên người gửi]/[Ngày tháng nếu cần]

Ví dụ:

1. Absence Notification for Modern Art - July 3rd (Thư thông báo vắng học lớp Nghệ thuật hiện đại - ngày 3 tháng 7)

2. Assignment Submission - Klara Joan (Nộp bài tập - Klara Joan)

Lời chào và Giới thiệu

Trong phần này, các thông tin cần được đề cập bao gồm: Lời chào đến người nhận, lời hỏi thăm sức khỏe và tình hình hiện tại của người nhận, đồng thời giới thiệu bản thân

• Lời chào:

  • Trường hợp đã biết tên của người nhận: ‘‘Dear Mr/Mrs/Professor + [tên],’’

  • Chú ý: Sử dụng dấu phẩy “,“ sau lời chào và sau đó xuống dòng để tiếp tục email

• Lời hỏi thăm:

  • I hope this email finds you well. (Em hy vọng là thầy/cô vẫn khỏe)

• Lời giới thiệu:

  • I am … [tên người viết] from class …/from your … class/course. (Em là … đến từ lớp …)

Nội dung chính của email

Trong nội dung chính của email, người viết cần trình bày lý do viết email, nêu rõ các nội dung mong muốn.

Các nội dung này cần trình bày thành các đoạn, ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng dễ hiểu. Ví dụ một số cấu trúc trình bày các nội dung này như sau:

• I am writing to + verb. (Em viết thư này để…)

• I will be unable to attend your ... (Em không thể tham gia lớp học ..).

• I would greatly appreciate it if you could ... (Em mong thầy/cô có thể …)

• I have a couple of questions regarding …: … (Em có hai câu hỏi liên quan đến …)

• Attached below is …. (… được đính kèm dưới đây.)

• I am writing to extend our sincerest apologies for ... (Em viết thư này để xin lỗi vì …)

Phần kết luận

Trong lời kết, người viết cần bày tỏ mong muốn, thông điệp của email, đồng thời gửi lời cảm ơn đến người nhận. Các cấu trúc câu sử dụng trong phần này như sau:

• Please let me know/contact me if ... (Nếu … mong thầy/cô thông báo cho em biết)

• We look forward to your instructions. (Chúng em mong chờ được nhận sự hướng dẫn từ thầy/cô)

• Thank you for your time and guidance. (Cảm ơn vì cô đã đã dành thời gian và hướng dẫn).

Chữ ký

Phần cuối của email cần có lời chào, và tên của người gửi email:

Best regards / Warm regards / Yours sincerely / Sincerely / Yours faithfully, (Trân trọng)

Tên người gửi.

Tìm hiểu thêm: Phân biệt Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly & Best regards.

Các mẫu câu tiếng Anh thường dùng khi gửi email cho giảng viên

• I am writing to submit my assignment/to inform you that …/to apologize for …/to ask for/about …(Em viết thư này để nộp bài tập/để thông báo với thầy/cô rằng …/để xin lỗi về …/để hỏi về …)

• Thank you for your time and consideration/guidance/understanding. (Cảm ơn vì thầy/cô đã dành thời gian xem xét/hướng dẫn/ thông cảm)

• I look forward to hearing from you soon. (Em mong sớm nhận được thông báo từ thầy/cô)

• If there are any additional instructions or specific requirements, please let me know. (Nếu có thông hướng dẫn và yêu cầu cụ thể gì, mong cô thông báo cho em)

• We appreciate your understanding and patience. (Chúng em trân trọng sự thông cảm và kiên nhẫn từ thầy/cô)

Ví dụ về cách viết email cho giảng viên bằng tiếng Anh

Ví dụ 1: gửi bài tập cho giảng viên

Subject: Assignment Submission – Sarah Joe

Dear Mr. Brown,

I hope this email finds you well. I am Sarah Joe from your Psychology No. 27 Class. I am writing to submit my assignment, which is due on July 1st, 2024. Attached below is my completed work.

If there are any additional instructions or specific requirements, please let me know. Thank you for your time and guidance.

Sincerely,

Sarah Joe.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Nộp bài tập – Sarah Joe

Kính gửi Thầy Brown,

Em hy vọng thầy vẫn khỏe. Em là Sarah Joe, từ lớp số 27 môn Tâm lý học của thầy. Em viết thư này để nộp bài tập, hạn chót là ngày 1 tháng 7 năm 2024. Bài tập đã hoàn thành của em được đính kèm dưới đây.

Nếu có bất kỳ hướng dẫn bổ sung hoặc yêu cầu cụ thể, xin thầy vui lòng cho em biết. Cảm ơn thầy vì đã dành thời gian và hướng dẫn.

Trân trọng,

Sarah Joe.

Ví dụ 2: gửi đơn xin phép nghỉ học cho giảng viên

Subject: Absence Notification for Modern Art - July 3rd

Dear Professor’s Marcus,

I hope this email finds you well. I am writing to inform you that due to unforeseen circumstances, I will be unable to attend your Modern Art lesson on July 3rd.

I apologize for any inconvenience this may cause and kindly request any relevant materials or assignments that I should catch up on during my absence. Additionally, if there are any steps I need to take to make up for the missed class, please let me know.

Thank you for your understanding, and I appreciate your assistance in managing this situation.

Best regards,

Billy Anne.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Thông báo vắng mặt buổi học môn Nghệ thuật Hiện đại - Ngày 3 tháng 7

Kính gửi Giáo sư Marcus,

Em hy vọng Giáo sư vẫn khỏe. Em viết thư này để thông báo rằng do sự cố bất ngờ, em sẽ không thể tham gia buổi học Nghệ thuật Hiện đại của Giáo sư vào ngày 3 tháng 7.

Em xin lỗi vì điều này có thể gây ra sự bất tiện và mong Giáo sư cung cấp bất kỳ tài liệu hoặc bài tập liên quan nào mà em nên bắt kịp trong thời gian vắng mặt. Ngoài ra, nếu có bất kỳ việc gì em cần thực hiện để bù cho buổi học đã bỏ lỡ, xin Giáo sư vui lòng thông báo cho em.

Cảm ơn Giáo sư vì sự thông cảm, và mong Giáo sư giúp đỡ em trong tình huống này.

Trân trọng,

Billy Anne.

Ví dụ 3: yêu cầu tài liệu từ giảng viên

Subject: Inquiry Regarding Course Materials

Dear Professor Stephen,

I hope this email finds you well. My name is Mary Joan, and I am a student in your English 101 course. As we progress through the semester, I would greatly appreciate it if you could email any handouts or presentation slides related to our readings before the relevant class. This way, I can review them on my computer, seek assistance if needed, and actively participate in our discussions.

Thank you for your consideration, and I look forward to a productive semester.

Sincerely,

Mary Joan.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Yêu cầu về tài liệu khóa học

Kính gửi Giáo sư Stephen,

Em hy vọng Giáo sư vẫn khỏe. Em tên là Mary Joan, và em là sinh viên của khóa học Tiếng Anh 101 của Giáo sư. Học kỳ này đã trôi qua được một thời gian, em rất mong Giáo sư có thể gửi cho em tài liệu hoặc slide thuyết trình liên quan đến các bài đọc trước buổi học tương ứng. Điều này giúp em có thể xem lại trên máy tính, tìm kiếm sự hỗ trợ nếu cần, và tham gia tích cực vào cuộc thảo luận của chúng ta.

Cảm ơn Giáo sư đã xem xét, và em hy vọng có một học kỳ thật hiệu quả.

Trân trọng,

Mary Joan.

Ví dụ 4: xin phép nộp báo cáo muộn

Subject: Request for Forgiveness for Delay in Submission of Report on Management by TNH Team

Dear Professor’s Gilbert,

I am writing on behalf of TNH Team to extend our sincerest apologies for the delay in submitting the Report on Management. Unfortunately, due to unforeseen circumstances, we encountered challenges that caused the delay.

We understand the importance of timely delivery and take full responsibility for this oversight. We have implemented measures to prevent such delays in the future. We appreciate your understanding and patience.

If there are any additional steps we need to take or if you require further information, please let us know. We remain committed to meeting your expectations.

Thank you for your understanding.

Sincerely,

John Blue - TNH Team.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Thư xin lỗi vì nộp trễ báo cáo môn Quản lý của Nhóm TNH

Kính gửi Giáo sư Gilbert,

Em thay mặt Nhóm TNH để gửi lời xin lỗi chân thành về việc nộp trễ Báo cáo Quản lý. Rất tiếc, do những tình huống không lường trước, chúng em đã gặp phải khó khăn dẫn đến sự trễ hạn này.

Chúng em hiểu rằng việc nộp bài đúng hạn là quan trọng và chúng em hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự thiếu sót này. Chúng em đã triển khai biện pháp để hạn chế tình huống tương tự trong tương lai. Chúng em trân trọng sự thông cảm và kiên nhẫn của Giáo sư.

Nếu có bất công việc nào chúng em cần thực hiện hoặc nếu Giáo sư cần thêm thông tin, xin vui lòng cho chúng em biết. Chúng em cam kết sẽ đáp ứng các yêu cầu của Giáo sư.

Cảm ơn Giáo sư đã thông cảm.

Trân trọng,

John Blue - Nhóm TNH.

Mẫu 5: yêu cầu thông tin về thời gian và nội dung của buổi học

Subject: Inquiry Regarding Class Schedule and Content

Dear Professor Malcom,

I hope this email finds you well. My name is Mary Joan, and I am currently enrolled in your Biomedical Sciences class. I have a couple of questions regarding the upcoming lessons:

1. Could you please provide the schedule for the next few weeks? I want to make sure I plan my study time effectively.

2. Additionally, I would like to know if there are any specific topics or readings we should focus on during these sessions.

Thank you for your time, and I appreciate your assistance. Looking forward to your response.

Best regards,

Mary Joan.

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Yêu cầu về Thông tin Lịch học và Nội dung

Kính gửi Giáo sư Malcom,

Em hy vọng Giáo sư vẫn khỏe. Em là Mary Joan, và hiện em đang theo học môn Khoa học Y sinh của Giáo sư. Em có một số câu hỏi liên quan đến các buổi học sắp tới:

1. Giáo sư có thể cung cấp lịch học cho vài tuần tới được không ạ? Em muốn đảm bảo lập kế hoạch thời gian học hiệu quả.

2. Em muốn biết liệu có các chủ đề cụ thể hoặc tài liệu đọc nào chúng em nên tập trung trong các buổi học này?

Cảm ơn Giáo sư đã dành thời gian và em hy vọng Giáo sư sẽ hỗ trợ. Mong chờ phản hồi từ Giáo sư.

Chân thành,

Mary Joan.

Những điểm cần lưu ý khi viết email cho giảng viên bằng tiếng Anh

• Tránh việc sử dụng viết tắt trong các email chính thức.

• Không dùng từ ngữ quá thân mật hoặc từ lóng; nên chọn từ ngữ trang trọng hơn.

• Câu văn nên ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ ý, dễ hiểu cho người đọc.

• Sử dụng dấu câu một cách chính xác.

• Rà soát kỹ lưỡng để tránh lỗi chính tả và ngữ pháp.

Kết luận