Hướng dẫn viết email xin nghỉ phép

Trong công việc, việc xin nghỉ phép có thể gây ra một số lo lắng và khó khăn, nhưng thực sự là rất quan trọng. Nếu bạn lên kế hoạch cẩn thận cho thời gian nghỉ của mình để giảm bớt gánh nặng cho người quản lý, khả năng đơn nghỉ phép của bạn được chấp thuận sẽ cao hơn. Khi bạn ngồi xuống để viết email xin nghỉ phép, hãy thẳng thắn, thân thiện và đưa ra lời giải thích chính đáng rằng tại sao bạn muốn xin nghỉ. Cho dù lý do là đi du lịch hay giải quyết các vấn đề cá nhân, bạn đều có thể xin nghỉ phép bằng sự tự tin nếu bạn tỏ ra lịch sự và chu đáo trong việc sự vắng mặt của bạn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến nơi làm việc.

Kiểm tra chính sách công ty bạn về việc xin nghỉ phép. Kiểm tra sổ tay nhân viên hoặc hỏi người quản lý về chính sách nghỉ phép ở nơi làm việc của bạn. Tìm hiểu xem bạn được phép nghỉ bao nhiêu ngày, những ngày nghỉ này được tích lũy như thế nào và khi nào, và liệu bạn có đủ điều kiện để nghỉ phép hưởng lương hay không. Mức độ thâm niên cũng có thể ảnh hưởng tới số ngày nghỉ phép của bạn và khi nào bạn có thể nghỉ. Nếu bạn là nhân viên mới, hãy kiểm tra xem liệu bạn đã đủ điều kiện để nghỉ phép hay chưa. Đối với nhân viên mới, nghỉ phép có thể sẽ có chút khó khăn và người quản lý của bạn có thể không nhiệt tình mấy trong việc này.

Đặt kế hoạch nghỉ phép vào thời điểm thuận lợi. Đừng chọn thời điểm nghỉ phép khi có nhiều công việc quan trọng hoặc hạn chót cần hoàn thành. Nếu công ty bạn có thời gian bận rộn nhất trong năm, tránh xin nghỉ phép trong thời kỳ đó. Nếu cần thiết phải nghỉ phép trong thời gian bận rộn đó vì lý do khẩn cấp hoặc cơ hội đột xuất, hãy giải thích thuyết phục trong đơn xin phép của bạn. Thử hỏi xem có ai đang cân nhắc nghỉ phép trong khoảng thời gian bạn muốn không. Nếu yêu cầu được chấp thuận, nhắc nhở đồng nghiệp trước một tuần về việc bạn sẽ vắng mặt.

Viết đơn nghỉ phép ít nhất hai tuần trước. Hãy thông báo với người quản lý của bạn ít nhất hai tuần trước khi bạn bắt đầu nghỉ phép. Thông báo sớm giúp bạn có cơ hội tốt hơn để được chấp thuận. Nếu bạn dự định nghỉ lâu hơn, hãy thông báo từ vài tuần hoặc thậm chí một tháng trước. Việc này giúp nơi làm việc chuẩn bị tốt hơn cho sự vắng mặt của bạn.

Hoàn thành công việc trước khi nghỉ. Nếu có công việc phải hoàn thành trong thời gian bạn nghỉ, cố gắng hoàn thành chúng trước khi nghỉ. Đảm bảo đồng nghiệp của bạn không gặp khó khăn nhiều khi bạn vắng mặt. Nếu không kịp hoàn thành, sắp xếp với đồng nghiệp để họ giúp bạn. Hãy đảm bảo họ hiểu rõ nhiệm vụ và cung cấp thông tin liên lạc của bạn.

Đặt yêu cầu nghỉ phép ở dòng chủ đề của email. Hãy làm cho người quản lý hiểu yêu cầu của bạn ngay từ dòng chủ đề mà không cần mở email. Đặc biệt, nêu rõ thời gian bạn muốn nghỉ phép ngay từ dòng chủ đề của email. Ví dụ: 'Nguyễn Phong xin nghỉ phép từ ngày 10/10/2020 đến ngày 10/25/2020.'

Bắt đầu với lời chào thân thiện. Hãy gọi tên người quản lý của bạn và chào hỏi họ. Mặc dù có vẻ như không cần thiết, nhưng điều này sẽ tạo ra một tông điệu ấm áp và làm cho email trở nên chuyên nghiệp hơn.

Chỉ rõ thời gian nghỉ phép. Dù bạn đã nêu thời gian nghỉ ở dòng chủ đề của email, nhưng vẫn nên nhấn mạnh lại trong dòng đầu tiên. Thông tin này nên được trình bày một cách rõ ràng và yêu cầu.

Giải thích lý do xin nghỉ phép. Sau khi nêu thời gian nghỉ, hãy giải thích lý do của bạn một cách thành thật. Nếu bạn xin nghỉ phép vì lí do khẩn cấp hoặc bất ngờ, hãy nhấn mạnh điều này. Nếu không, hãy đưa ra lí do một cách trung thực.

Cam đoan bạn đã chuẩn bị cho sự vắng mặt của mình. Hãy cho người quản lý biết bạn đã suy nghĩ kỹ lưỡng về việc bạn sẽ vắng mặt và đã có kế hoạch cho việc này. Hãy cung cấp thông tin liên lạc của bạn nếu cần.

Kết thúc với lời chúc tốt lành. Trước khi ký tên, hãy hỏi xem yêu cầu của bạn có được chấp thuận không và cảm ơn người quản lý. Điều này sẽ giữ cho tông điệu của email thân thiện và chuyên nghiệp.