Hướng dẫn viết thông báo nghỉ việc trước hai tuần

Đến một thời điểm nào đó trong sự nghiệp, bạn sẽ cần phải viết đơn xin thôi việc. Dù bạn đã chuẩn bị sẵn để trả lời quản lý về lý do nghỉ việc, nhưng sau đó bạn vẫn phải nộp một lá thư ngắn. Dù bạn có lo lắng khi viết thư nghỉ việc, nhưng thực sự bạn không cần phải sợ. Nếu bạn biết cách bố cục lá thư và điều chỉnh thông tin thích hợp, bạn có thể tự tin về quyết định của mình.

Đưa ra Thông báo Nghỉ việc Một Cách Súc Tích và Rõ Ràng. Dòng đầu tiên trong thông báo nghỉ việc cần phải nêu rõ rằng bạn sẽ nghỉ việc vào cuối hai tuần tới. Đừng sử dụng lời lẽ khiến người ta có thể hiểu rằng bạn có thể sẽ ở lại lâu hơn hoặc thay đổi ý kiến nếu có đề nghị hấp dẫn hơn.

• Một ví dụ tốt là: 'Bức thư này là thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ việc từ vị trí [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc]'.
• Một ví dụ khác là: 'Tôi viết thư này để xin nghỉ việc từ vị trí [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc], hai tuần sau ngày hôm nay'.
• Không nên viết như sau: 'Tôi muốn từ bỏ vị trí của mình là [chức danh công việc]. Xin hãy cho biết thời gian thuận lợi nhất cho tôi'.
• Tránh viết như sau: 'Nếu mọi việc diễn ra như dự kiến, tôi dự định xin nghỉ việc từ công ty trong hai tuần kể từ hôm nay'.

Thông báo cho sếp ít nhất hai tuần trước. Ngày nay, mặc dù nhiều công ty không yêu cầu người lao động thông báo nghỉ việc trước hai tuần trong hợp đồng lao động, nhưng việc này vẫn làm cho bạn tỏ ra lịch sự và chuyên nghiệp.

• Nếu bạn chỉ thông báo nghỉ việc trong thời gian ngắn hơn hai tuần, nhà tuyển dụng trong tương lai có thể lo lắng về tính nhất quán của bạn.
• Trong những thời điểm công ty bạn đang rất bận rộn, hãy xem xét việc thông báo nghỉ việc trước 'bốn tuần' thay vì hai tuần.
• Các quản lý cấp cao cũng nên xem xét việc thông báo nghỉ việc sớm hơn hai tuần. Thông thường, bạn nên thông báo nghỉ việc trước một khoảng thời gian tương đương với thời gian nghỉ việc được phép cho vị trí của bạn. Ví dụ, nếu bạn có thể nghỉ ba tuần, hãy thông báo 'trước ba tuần'.

Giữ thái độ giao tiếp khi trình bày lý do nghỉ việc. Điều này càng đúng khi lý do bạn nghỉ việc có thể thay đổi. Trong trường hợp này, tốt nhất là bạn nên tránh trình bày lý do. Dù bạn cảm thấy thế nào với công ty, thư thông báo nghỉ việc không phải là nơi để phát sinh xung đột. Hãy viết ngắn gọn, chung chung và chuyên nghiệp.

• Nếu không được yêu cầu cung cấp lý do chính thức, bạn không cần phải nói ra.
• Nếu bạn định chuyển tiếp vào một vị trí khác trong công ty, có thể nêu lý do để bộ phận nhân sự đánh giá năng lực của bạn cho vị trí mới.
• Chuẩn bị một lý do để chia sẻ bởi vì cấp trên và đồng nghiệp có thể hỏi khi bạn nghỉ việc. Lý do không cần phải được đề cập trong thông báo nghỉ việc chính thức, nhưng vẫn cần thiết khi được hỏi riêng biệt.

Sử dụng giọng văn chuyên nghiệp nhưng gần gũi. Thông báo nghỉ việc cần được viết với giọng văn chuyên nghiệp nhưng không quá khô khan. Thông thường, hãy sử dụng cách giao tiếp đã quen thuộc với sếp của bạn.

• Nếu bạn đã giao tiếp một cách chuyên nghiệp và nghiêm túc với sếp trước đây, hãy duy trì phong cách đó trong thông báo nghỉ việc của bạn. Ngược lại, nếu bạn giao tiếp thân mật hơn, hãy thể hiện một giọng văn cá nhân. Một giọng văn cá nhân được coi là phù hợp, miễn là nó không thiếu nghiêm túc và chưa đủ trang trọng.
• Bạn có thể viết: 'Tôi rất biết ơn về kinh nghiệm và sự trưởng thành mà tôi đã học được trong thời gian làm việc tại công ty'.
• Nên tránh: 'Tôi muốn lưu ý rằng tôi sẽ vẫn yêu thích công ty ABC và không có ý định xấu đối với bất kỳ sếp hoặc đồng nghiệp nào'.
• Cũng tránh: 'Cảm ơn về mọi thứ'.

Thể hiện thái độ tích cực. Thông báo nghỉ việc là tài liệu cuối cùng trong hồ sơ cá nhân của bạn tại công ty, vì vậy nó cần để lại ấn tượng tích cực. Ngay cả khi bạn không còn hứng thú với công việc và không muốn liên quan gì đến công ty nữa, hãy vẫn giữ lại hình ảnh tốt về bản thân.

• Nếu sếp tương lai của bạn gọi để hỏi về bạn và người quản lý cũ của bạn nói về thái độ tích cực của bạn khi bạn rời đi, điều này sẽ tạo ấn tượng tích cực với sếp mới. Điều này cũng có lợi cho bạn nếu nhân viên công ty cũ của bạn quyết định giữ hồ sơ về bạn.
• Không bao giờ biểu lộ sự coi thường đối với công ty hoặc chỉ trích cách hoạt động của công ty trong thông báo nghỉ việc của bạn.

Cảm ơn sếp của bạn. Hãy thêm một hoặc hai dòng để cảm ơn sếp của bạn đã cung cấp cho bạn nhiều cơ hội và kinh nghiệm trong thời gian làm việc tại công ty. Mọi công việc đều mang lại điều gì đó cho cuộc sống của mỗi người, ngay cả khi bạn học được từ những điều khó khăn.

• Nếu bạn thực sự học được nhiều từ công việc của mình, hãy diễn đạt lòng biết ơn của bạn. Bạn có thể viết một vài dòng như 'Tôi không thể nào đủ biết ơn Giám đốc vì ba năm qua đã dạy cho tôi rất nhiều. Tôi đã học được nhiều hơn những gì tôi mong đợi và tôi thực sự trân trọng sự độ lượng và kiên nhẫn của Giám đốc'.
• Nếu bạn chỉ học được một chút kinh nghiệm, hãy vẫn gửi một lời cảm ơn ngắn gọn. Bạn có thể nói 'Tôi cũng muốn cảm ơn Giám đốc đã dạy cho tôi trong thời gian làm việc ở công ty'.

Thông báo sếp biết về kế hoạch hoàn thành dự án quan trọng. Như một biểu hiện cuối cùng của trách nhiệm và lòng trung thành, bạn nên ghi lại những dự án đang tiếp tục hoặc sẽ gặp khó khăn nếu thiếu mặt bạn và cam kết hoàn thành chúng trước khi rời công ty.

• Bạn có thể rời bỏ những dự án đã tiến triển tốt hoặc những dự án nhỏ mà người khác có thể dễ dàng xử lý.
• Việc này sẽ tạo ấn tượng tích cực với sếp của bạn, và họ sẽ sẵn lòng đưa ra lời giới thiệu tốt về bạn cho sếp mới nếu cần.

Đề xuất hỗ trợ sau khi rời công ty. Sau khi bạn nghỉ, công ty sẽ chuyển giao công việc và có sự thay đổi trong quy trình làm việc. Trong thông báo nghỉ việc, hãy đề xuất sẵn sàng hỗ trợ công ty ngay cả khi hợp đồng đã chấm dứt.

• Cung cấp số điện thoại và/hoặc địa chỉ email để công ty có thể liên lạc với bạn nếu cần.

Kết thúc thư bằng lời cảm ơn. Dù đã cảm ơn sếp ở phía trước, việc kết thúc thư bằng lời biết ơn một lần nữa là cách thông minh.

• Ví dụ: 'Tôi mãi biết ơn Giám đốc và tất cả mọi người ở công ty vì đã ủng hộ và giúp đỡ tôi'.

Gửi thông báo nghỉ việc qua thư tay, không qua email. Khi thông báo nghỉ việc, việc gửi thư tay thường được ưa chuộng hơn việc gửi qua email. Bạn nên trao thư trực tiếp cho sếp.

• Gửi email có vẻ dễ dàng và nhanh chóng, nhưng thường không được coi là chuyên nghiệp và có thể làm mất lòng tin của người nhận.
• Không nên gửi thư bưu điện hoặc qua nội bộ công ty. Điều này sẽ làm thư đến tay sếp muộn và có thể mất nhiều ngày để sếp nhận được.

Ghi ngày tháng ở góc trên bên trái. Trong thư trang trọng, hãy ghi ngày tháng theo định dạng ngày - tháng - năm ở góc trên bên trái của trang.

• Ví dụ: Ngày 26 tháng 06 năm 2013
• Không cần địa chỉ của người gửi nếu địa chỉ công ty là địa chỉ sếp.

Thêm địa chỉ vào giấy tiêu đề. Cân nhắc việc thêm địa chỉ để gửi thư chính xác đến sếp của bạn.

• Thêm tên và chức danh của sếp ở dòng đầu tiên.
• Ghi tên đường ở dòng tiếp theo và tên thành phố ở dòng sau đó.
• Để một dòng trống giữa ngày tháng và địa chỉ, và giữa địa chỉ và lời chào hỏi.

Lời chào hỏi trực tiếp với sếp. Bắt đầu thư bằng “Kính gửi (tên sếp)” và tránh lời chào mơ hồ như 'Gửi những người quan tâm'.

• Xưng hô sếp theo cách bạn thường làm, thậm chí nếu không trịnh trọng lắm.

Viết nội dung thư. Để dòng trống sau lời chào hỏi và viết nội dung theo hướng dẫn.

• Mỗi đoạn văn cách nhau một dòng và không cần thụt vào.
• Viết trong giới hạn một trang giấy.

Kết thúc thư một cách ấm áp. Duy trì giọng văn tích cực và thân mật trong phần kết thư.

• Có thể kết thúc bằng các lời chúc tốt đẹp như 'Xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất' hoặc 'Cảm ơn'.

Đánh máy và ký tên. Đánh máy tên dưới phần kết thư và ký tên giữa phần kết thư và tên đã đánh máy.

Nộp thông báo nghỉ việc trực tiếp cho sếp. Hãy nộp thông báo nghỉ việc cho sếp đầu tiên và trực tiếp.

• Sắp xếp buổi gặp hoặc ghé qua văn phòng của họ nếu có thể.
• Đóng cửa để trò chuyện riêng tư.
• Nộp thông báo và thảo luận nội dung.
• Trả lời câu hỏi của sếp dù thư đã trả lời.
• Cảm ơn và chào tạm biệt khi rời văn phòng.

Gửi bản sao thông báo nghỉ việc cho những người cần biết. Phòng Nhân sự và cấp trên cần được thông báo.

• Cần thông báo cho đồng nghiệp, cố vấn, thành viên nhóm và khách hàng. Họ không cần bản chính thức nhưng cần biết.

Chăm chỉ hoàn thành công việc dở dang. Theo dõi và hoàn thành các dự án quan trọng.

• Không bỏ qua công việc trong 2 tuần cuối. Chuyển giao công việc một cách trôi chảy.
• Không chấp nhận yêu cầu làm việc ngoài chức năng. Lịch sự nhưng quyết đoán về việc bạn phải làm.