HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ BẰNG TIẾNG ANH MỘT CÁCH CHI TIẾT DÀNH CHO NGƯỜI BẮT ĐẦU

1. Cấu trúc một bức thư bằng tiếng Anh

1.1. Bắt đầu (Heading)

Phần bắt đầu (Heading), còn được gọi là tiêu đề thư, là một phần khá quan trọng để thu hút sự chú ý ngay từ đầu với người nhận. Thường bao gồm lời chào và giới thiệu bản thân. 

1.1.1. Lựa chọn định dạng thư phù hợp

Bước đầu tiên trong việc viết thư bằng tiếng Anh là quyết định loại thư mà bạn muốn viết. Các loại thư phổ biến có thể kể đến như: thư chào hàng, thư xin việc, thư cảm ơn, thư đề nghị, thư mời, thư quảng cáo và thư thông báo. 

Mỗi loại thư sẽ có định dạng, cấu trúc và nội dung riêng biệt. Trước khi bắt đầu viết, bạn cần tìm hiểu kỹ về định dạng của loại thư mà mình muốn viết.

1.1.2. Ghi chú ngày và địa chỉ

Trong việc viết thư bằng tiếng Anh, thường sẽ ghi ngày ở đầu bức thư, bên phải của địa chỉ người nhận thư. Địa chỉ bao gồm tên người nhận, địa chỉ, thành phố, quốc gia và mã bưu điện.

1.1.3. Lời chào (Salutation)

Gần như tất cả các lá thư tiếng Anh đều bắt đầu với một lời chào (Salutation) theo cấu trúc thường gặp như sau: 

Dear + tên người nhận

• Trường hợp bạn đã biết đến tên của đối phương nhưng hai người chưa thân thiết/chưa từng gặp nhau: Dear + Danh xưng + Họ
  Ví dụ: Dear Miss Taylor, Dear Mr Smith, Dear Mrs O'Kelly,...
• Trường hợp bạn đã biết về đối phương và thân thiết với người đó: Dear + Tên thường gọi
  Ví dụ: Dear Linda, Dear James, Dear Linh,...
• Trường hợp bạn không biết tên của đối phương: Dear Sir/Madam

Cấu trúc này là một cách viết ngắn gọn nhưng thông dụng và có thể áp dụng được trong cả Formal Letter (thư trang trọng) và Informal Letter (thư không trang trọng gửi cho người thân, bạn bè).

1.1.3. Giới thiệu bản thân (Introduction)

Tùy thuộc vào mức độ thân thiết của người viết với người nhận và tính trang trọng của lá thư, người viết nên chọn cách giới thiệu bản thân phù hợp. Nếu đối tác là người mà bạn thường xuyên trao đổi thư từ, phần giới thiệu này có thể được bỏ qua. 

Cấu trúc đề xuất: 

My name is + … We met at/in + địa điểm/thời gian.

Ví dụ: Tôi là Phong. Chúng ta gặp nhau tại công ty của bạn tuần trước. 

Lưu ý: Đối với những bức thư trang trọng, người viết phải thêm cả phần Inside Address phía trước phần chào hỏi bao gồm thông tin của cả người gửi và người nhận. Người gửi sẽ phải hoàn thành đầy đủ các mục sau:

• Name (tên người gửi)
• Street Address (Tên đường) 
• City, State Zip Code (Mã bưu điện thành phố, quốc gia)
• Phone Number (Số điện thoại)
• Date (Ngày gửi)
• Recipient’s Name (Tên người nhận)
• Recipient’s Job Title (Chức danh nghề nghiệp của người nhận)
• Name of Organization (Tên tổ chức)
• Street Address (Tên đường)
• City, State Zip Code (Mã bưu điện thành phố, quốc gia)

1.2. Thân thể thư (Body)

Trong phần này, bạn cần trình bày chi tiết, rõ ràng và mạch lạc lý do viết thư cùng với thông tin bạn muốn truyền đạt tới người nhận, tránh sự rối rắm. Phần thân thể của một bức thư bao gồm 3 phần chính: lời chào (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Bên cạnh đó, người viết cũng cần chọn ngôn ngữ phù hợp với mục đích và đối tượng nhận bức thư (Formal hoặc Informal).

1.2.1. Lời chào đầu (Opening Comment)

Người viết thư thường đặt ra các câu hỏi về tình hình xung quanh người nhận thư, như sức khỏe, gia đình, công việc, cuộc sống,... 

Ví dụ: 

• Hỏi thăm sức khỏe một cách thân mật: 
• How are you
• How are things with you?
• How have you been
• What’s up?
• How was your weekend/holiday/day? 
• Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:
• I hope you have a good day. 
• I hope you have a nice weekend.
• I hope you are doing well. 
• Hồi đáp bức thư một cách thân mật:
• Thanks for your letter/email.
• Thank you for writing to me/emailing me.
• Hồi đáp bức thư một cách trang trọng:
• Thank you for your last letter/email about…
• Thank you for contacting us.

1.2.2. Lý do viết thư (Reasons to Write) 

Đây là phần để nêu lý do viết thư. Cấu trúc thông thường để bắt đầu phần này là I am writing to hoặc I will talk about…

Ví dụ: 

• Nêu lý do viết thư với lá thư thân mật:
• I am writing this letter/email to tell you about… 
• I am writing this letter/email to let you know about… 

• Nêu lý do viết thư với lá thư trang trọng:

• I am writing this letter to request information about… 
• I am writing this letter to ask about/enquire about…
• I am writing this letter to inform you that…
• I would like to inform you that…

1.2.3. Trình bày ý mục đích chính và yêu cầu của bạn (Main Point)

Trong phần thân thể của bức thư, bạn cần trình bày tất cả thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu để người đọc có thể hiểu được thông tin một cách dễ dàng. 

Dạng 1: Thư đề cập đến vấn đề đã được đề cập trước đó

• As you mentioned/stated in your letter, …
• Regarding…/ With regards to…/ Concerning…/ As for…/ In terms of…/ According to…
• In response to your request…
• As per our previous conversation…
• According to our last meeting…

Dạng 2: Thư cảm ơn 

• Thank you so much for…
• I was delighted to…
• It was my delight/pleasure to…
• I was extremely happy to…

Dạng 3: Thư xin lỗi

• I am writing this letter to apologize for…
• I would like to apologize for…
• I apologize for any inconvenience … may have caused.
• Once more, please accept my sincere apologies for…

Dạng 4: Thư yêu cầu

• Specifically, I'd like to know about…
• I look forward to receiving…
• I would like to have more details about…
• Could you please provide me with information regarding…

Dạng 5: Thư mời

• I hope/expect/am eagerly anticipating your attendance at my daughter's birthday party this weekend at…
• I am having a farewell party because I am moving to a new house. I hope you can visit us at…
• Your participation would be an honor for us…
• If you could join us on …, that would be fantastic.

Dạng 6: Thư thông báo tin tốt

• We are happy to announce that…
• I am delighted to tell you that…
• You will be pleased to know that…

Dạng 7: Thư thông báo tin xấu

• I regret informing you…
• With tremendous sadness, we have to announce that…
• After careful consideration, we have decided to inform you that…
• I'm afraid that it wouldn't be feasible…

Dạng 8: Thư phàn nàn

• I've decided to write this letter to show my dissatisfaction with…
• Your service, I must say, fell short of what I had expected.
• I am writing to complain about …

1.3. Phần kết (Complimentary Close) 

Khi viết lá thư bằng tiếng Anh, phần kết cũng phải bao gồm lời chào cũng như ký tên. Bạn cũng cần lưu ý lựa chọn cách mở đầu và kết thúc sao cho tương xứng - nếu mở đầu bằng “Sir/Madam” thì kết bằng “Faithfully", còn mở đầu với tên thì phải kết thúc bằng “Sincerely".

1.3.1. Câu kết (Concluding Sentence)

Tùy vào tình huống, bạn có thể chọn những câu sau đây cho phần kết: 

• If you need to reach me, don't hesitate to contact me at…/Feel free to contact me at…
• Please respond at your earliest convenience./ Please get back to me as soon as you can.
• Hope to hear from you soon.
• I look forward to receiving your letter soon.
• If you require any additional information, let me know.
• I would appreciate it if you could solve this issue as soon as possible.
• Please find the enclosed file of…/Please see attached…

1.3.2. Chữ ký (Signing Off)

Trường hợp người viết có mối quan hệ thân thiết người nhận:

• All the best,
• Best,
• Best wishes,
• Bye,
• Love,
• Regards,
• Take care,

Trường hợp bức thư trang trọng (có đề cập đến tên trong phần chào hỏi – Dear Mr/Mrs/Ms,…)

• Best regards,
• Yours sincerely, 
• Warm regards,

Trường hợp bức thư trang trọng (không đề cập đến tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

• Yours faithfully,

2. Một số mẫu thư bằng tiếng Anh phổ biến để bạn tham khảo

2.1. Mẫu thư viết bằng tiếng Anh - thư xin việc

Kính gửi Quý Cô, 

Tôi biết rằng Quý Cô đang tìm kiếm một quản lý nhà hàng cho khách sạn của mình nhờ thông tin từ ... Về vị trí này, tôi sẵn lòng giúp đỡ. Tôi đã cung cấp thông tin về quá trình đào tạo và lịch sử làm việc của mình để Quý Cô xem xét dưới đây.

Tôi có bằng cử nhân du lịch từ Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Tôi có .... năm kinh nghiệm quản lý nhà hàng cho các khách sạn và resort. Công việc của tôi bao gồm tổ chức, tuyển dụng và giám sát các hoạt động hàng ngày của nhà hàng. Vui lòng tham khảo CV của tôi để biết thêm thông tin về năng lực của mình.

Working for a company with such promising prospects as yours would present an amazing opportunity for me. I would deeply appreciate it if you would consider my application and arrange an interview at your convenience.

Sincerely,

Hoang Minh Anh

Bản dịch

Kính gửi Bà,

I understand that you are seeking a restaurant manager for your hotel based on the information you provided at ... For this position, I am prepared to apply. I have provided detailed information about my education and work experience for your review below.

I graduated in tourism from Hanoi University of Social Sciences and Humanities. I have .... years of experience managing restaurant operations for hotels and resorts. My responsibilities have included organizing, hiring, and overseeing daily restaurant activities. Please refer to my CV for more information about my qualifications.

Working for a company as promising as yours would be an excellent opportunity for me. I would genuinely appreciate it if you would consider accepting my application and scheduling an interview at a time convenient for you.

Respectfully,

Hoang Minh Anh

2.2. Sample letter in English - thank you letter

Dear Linda,

The beautiful scarf was exactly what I wished for this Christmas, so thank you very much!

Receiving your gift fills me with joy, and I truly look forward to expressing my gratitude to you in person.

I will cherish the thought of you and your kindness every time I wear the scarf.

I've already received many compliments on the scarf because it's my favorite color and it suits me perfectly.

Every time I'm with my family and friends, I'll wrap myself in this scarf.

Once again, I want to express my gratitude for your kindness and the lovely Christmas gift. Wishing you a Happy New Year!

With love,

Ann

Bản dịch

Quý Linda,

The adorable scarf is exactly what I wanted for Christmas, so thank you very much!

Receiving your gift is incredibly delightful, and I truly want to meet in person to express my gratitude.

I'll think of you and your kindness every time I wear this scarf.

I've received plenty of compliments about the scarf because it's my favorite color and looks fantastic on me.

Whenever I spend time with family and friends, I'll wear this scarf.

Once again, I want to thank you for your generosity and the beautiful Christmas gift. Happy New Year!

Love and cherish,

Ann

2.3. Sample letter writing in English - inviting you to visit the countryside

Dear James,

How are you? Since we last met, I've been thinking about you. You might be curious about why I'm writing you this letter. Since you're coming to Vietnam for a month, I'd like to invite you to visit and spend some time with us there.

I reside in beautiful Thai Nguyen, renowned for its breathtaking landscapes. I'm sure you'd marvel at our lush hills. We take great pride in our abundance of tea, oranges, pomelos, and other produce. I won't reveal too much; it's best for you to see them firsthand. The locals are another highlight of Thai Nguyen. They are incredibly warm and hospitable. It's advantageous for tourists that many locals are proficient in English. While here, be sure to explore renowned attractions like Bo Dau Trade Village and Nui Coc Lake.

There's so much more to see in Thai Nguyen. I look forward to hearing from you soon.

Warm regards, 

Dat

Bản dịch

James thân mến,

Bạn khỏe không? Từ khi chúng ta gặp nhau lần cuối, tôi đã nhớ bạn. Bạn có thể tự hỏi tại sao tôi viết thư cho bạn. Bạn sắp đến Việt Nam một tháng, nên tôi muốn mời bạn đến thăm và dành thời gian với chúng tôi ở đó.

Tôi sinh sống ở Thái Nguyên tuyệt đẹp. Thái Nguyên nổi tiếng với cảnh đẹp tuyệt vời. Tôi tin rằng bạn sẽ thích ngắm nhìn những ngọn đồi xanh tươi của chúng tôi. Chúng tôi rất tự hào về nguồn cung cấp trà, cam, bưởi và các loại thực phẩm khác. Tôi không muốn tiết lộ quá nhiều, bạn nên tự mình thấy chúng. Người dân địa phương là một điểm thu hút khác của Thái Nguyên. Họ rất thân thiện và tốt bụng. Đối với du khách, rất thuận lợi khi nhiều người dân địa phương biết nói tiếng Anh tốt. Khi đến đây, bạn nên tham quan một số điểm nổi tiếng như Làng nghề Bờ Đậu và Hồ Núi Cốc.

Còn rất nhiều điều khác về Thái Nguyên mà bạn nên khám phá. Trong tương lai gần, tôi hy vọng nhận được tin từ bạn.

Trân trọng,

Đạt.

2.4. Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Dear Mr Alan,

On October 3rd, with the hope of celebrating a joyful occasion, I took my colleagues to dine at your restaurant. Regrettably, the food quality was so poor that it completely spoiled our festive mood.

Despite our explicit requests to the hotel staff, the special vegetarian dishes we ordered still contained meat of some sort. The other dishes we ordered were all of dismal quality.

I trust that a reputable establishment like yours will pay closer attention to the culinary skills of its staff and elevate the quality of its cuisine.

I have been a loyal patron of your restaurant for the past three years, and I eagerly anticipate returning soon to explore new menu offerings.

Yours sincerely, 

Emily Swan

Bản dịch

​​Dear Mr. Alan,

On October 3rd, with hopes of marking a joyful occasion, I brought my friends to your restaurant. However, the dishes turned out to be dreadful to the extent that they completely ruined our cheerful atmosphere.

Despite our clear requests to the hotel staff, the vegetarian dishes we ordered still included some kind of meat. The other meals we ordered were all of poor quality.

I hope that a reputable restaurant like yours will pay more attention to the culinary skills of its staff and improve the quality of the food.

I have been a regular customer of your restaurant for the past three years, and I am eagerly looking forward to returning soon to try out new dishes.

Respectfully,

Emily Swan

2.5. Sample Apology Letter in English

Dear Mr./Mrs./Ms. (Recipient's name),

Thank you for your feedback regarding your faulty LED television. We sincerely apologize for the poor quality of item #A13668RG you received on the specified date. We are sorry for any inconvenience this has caused.

Before dispatching any of our products, they undergo multiple stages of quality testing. We will certainly conduct a formal investigation to understand how your items managed to bypass our quality controls.

Your brand-new LED television has already been shipped and will reach your registered address within 2 to 4 business days. Upon receiving the new television, please return the old one in the provided packaging.

Yours sincerely, 

(Your name)

Bản dịch

To: Mr./Mrs./Ms. (Recipient's name)!

Thank you for your feedback regarding your faulty LED television. We sincerely apologize for the poor quality of the #A13668RG item you received on the specified date. We are sorry for the inconvenience this has caused.

Before we dispatch any of our products, they all undergo multiple stages of quality testing. We will certainly conduct a formal investigation to understand how your items managed to bypass our quality controls.

Your brand-new LED television has already been delivered and will reach your registered address within 2 to 4 business days. Upon receiving the new television, kindly send the old one back in the provided box.

Yours sincerely, 

(Your name)

2.6. Mẫu thư yêu cầu bằng tiếng Anh

Dear Sir,

We noticed your advertisement in the Enterprise Weekly Journal, and we would be grateful if you could provide us with additional information about your cameras. Additionally, we are interested in learning about any discounts you may offer.

Our company specializes in supplying cameras in France. It's worth mentioning that we established our business five years ago. If your products meet our requirements and a favorable proposal is made, we are prepared to promote your products across Europe.

We eagerly await your reply.

Yours sincerely,

R.Antoine

Manager of Import-Export

2.7. Mẫu thư thông báo tin tốt tới các nhân viên công ty bằng tiếng Anh

To All,

We are pleased to inform you that our October sales reached 2.5 million USD, surpassing expectations by 30%. This marks a significant improvement from last year and demonstrates substantial company growth.

We value your dedication and contributions. Without the collective efforts of each member of our team, this achievement would not have been possible.

Management has decided to award everyone a $600 bonus in recognition of this exceptional accomplishment.

Keep up the excellent work.

Best regards, 

(Your name)

(Your job title)

Bản dịch

To Everyone,

We are delighted to inform you that our October revenue totaled 2.5 million USD, exceeding expectations by 30%. This represents a significant improvement from last year and is evidence of substantial company growth.

We highly appreciate all of your efforts and contributions. Without the collective efforts of each member of our staff, this would not have been achievable.

The management has decided to award a $600 bonus to everyone in recognition of this outstanding achievement.

Keep up the good work.

Best regards,

(Your name)

(Your job title)

2.8. Mẫu thư thông báo tin xấu bằng tiếng Anh

Dear Mr Kim,

I regret to inform you that the product with reference number #A99F2 is currently unavailable. We apologize for an unfortunate technical error on our part.

The refunded amount has been credited back to your original payment method. It should reflect in your account within one to two business days. Additionally, I have enclosed a $50 gift card for you to use in any of our stores or online.

Once again, I apologize for our mistake. If you have any concerns, please feel free to contact me at 132-666-5775 or via email.

Best regards,

J.Bruce

Customer Service Specialist 

Bản dịch

Dear Mr. Kim,

I regret to inform you that the product you purchased #A99F2 is out of stock. We made a regrettable technical mistake here.

The money has been refunded to your original payment method. It should appear in your account within one to two business days. I have also enclosed a $50 gift card that you can use at any of our stores or online.

Once again, I apologize for this error. If you have any questions, please contact me at 132-666-5775 or via email.

Best regards,

J.Bruce

Customer Service Expert

2.9. How to Write a Letter Asking for Help in English

Dear [Recipient's Name],

My name is [Your Name], and I am reaching out to seek your assistance with an issue I am currently encountering. I trust this message finds you in good health.

I am reaching out to request your support regarding [specific situation where you need help]. [Describe your issue in detail and clarity].

If it wouldn't be too much trouble, I would greatly appreciate your assistance in providing me with [specific request]. I understand if this inconveniences you, but any help you can offer would be highly valued.

Thank you for taking the time to read this letter and for any assistance you can offer. I eagerly await your response.

Sincerely,

[Your Name]

2.10. How to Write a Letter to Santa Claus in English

Dear Santa,

Happy Holidays! I trust this message finds you in good spirits. This year has brought many blessings my way. I've excelled in my studies, cherished moments with loved ones, and dedicated time to serving our community. I hope you and your team are also thriving, gearing up for your busiest night of the year.

I have a few wishes for this Christmas season. Firstly, I'd love a new bicycle. My current one has become a bit snug, and I envision riding alongside my friends on a shiny new one. Secondly, a new video game would be fantastic. It's been on my radar for a while, promising relaxation after a demanding school day. Lastly, a fresh set of art supplies would be cherished. I'm passionate about drawing and painting and aim to enhance my skills further.

I eagerly await your response, eager to hear about your well-being and thoughts on my letter. Thank you for your tireless efforts, Santa. Wishing you and your loved ones a joyous holiday season.

Warm Regards,

[Tên của bạn]