HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH ĐỂ CHI TIẾT NHẤT

I. Định nghĩa thư hỏi hàng

Thư hỏi hàng (Inquiry letter) hay thư giao dịch là một dạng thư từ được sử dụng để yêu cầu thêm thông tin về một sản phẩm cụ thể. Người viết thường sử dụng thư này để đề nghị, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết hơn về sản phẩm mà họ quan tâm, bao gồm kích thước, chất liệu, giá cả, và các chi tiết khác như vận chuyển.

Thư hỏi hàng thường được viết dựa trên thông tin cơ bản về sản phẩm mà người viết đã thu được từ quảng cáo trên báo, tạp chí hoặc trang web. Với văn phong trang trọng, thư hỏi hàng thường mang tính chuyên nghiệp và lịch sự.

II. Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

1. Phần chủ đề (Subject)

Phần tiêu đề giúp người nhận hiểu rõ mục đích và yêu cầu của người viết thư. Nên viết tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng để tránh gây hiểu nhầm.

Cấu trúc:

• Product Inquiry - [Name of product]
• Inquiry about [Name of product]
• Inquiry Regarding [Name of product]

2. Phần mở đầu (Heading)

Cách viết mail giao dịch bằng tiếng Anh phần mở đầu thường bao gồm cả phần chào hỏi và giới thiệu.

2.1. Phần chào hỏi

Vì đây là loại thư chính thức, phần chào hỏi có thể được viết theo văn phong trang trọng, tương tự như các loại thư hình thức khác:

Cấu trúc:

• Nếu biết tên người nhận: Dear Mr./Ms./Mrs + last name,
• Nếu chưa biết rõ tên người nhận: Dear Sir/Madam,

2.2. Phần giới thiệu

Ở phần này, người viết có thể giới thiệu sơ lược về bản thân và sản phẩm quan tâm, giúp người nhận hiểu rõ về người viết và sản phẩm đang thảo luận. Điều này tạo thuận lợi cho quá trình trao đổi thông tin.

Các cấu trúc câu thường được dùng trong phần giới thiệu mở đầu:

• I am responding to your advertisement in…
• In reference to your advertisement in…
• I am interested in the product you advertised in…
• I am impressed by the…
• Regarding your advertisement in…

3. Phần thân (Body)

Phần thân (Body) là trung tâm của thư, nơi người viết thể hiện mục đích chính, bao gồm các chi tiết về sản phẩm họ quan tâm.

Phần thân của thư hỏi hàng cần được trình bày rõ ràng và dễ đọc.

Các cấu trúc thường được sử dụng:

• Could you kindly provide me with a copy of...
• Would you mind sending me a copy of...
• I would appreciate it if you could send me a copy of...
• Please send me the necessary information regarding…
• Could you please specify the details of...?
• I would appreciate it if you could provide additional information on...
• May I inquire about further details regarding...?
• Is it possible to obtain more detailed information about...?

4. Phần kết (Closing)

Phần kết thúc nhằm thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ người nhận và cảm ơn cuối thư.

Cấu trúc:

• I am looking forward to your response.
• I look forward to your prompt reply.
• Your prompt attention to this matter would be highly appreciated.
• In conclusion, we would like to emphasize that...

5. Phần chữ ký

Do đây là một mẫu thư trang trọng, phần kết thúc và chữ ký là rất quan trọng.

Cấu trúc:

• Yours faithfully,
• Yours sincerely,

III. Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

1. Mẫu thư hỏi hàng 1

Chủ đề: Thăm hỏi về Sản phẩm - iPhone 

Kính gửi bà Linda,

Rất mong thư này tìm được bà trong tình trạng tốt đẹp. Tôi là Hung, và tôi viết thư này để thể hiện sự quan tâm của mình đến việc mua một chiếc iPhone 15 mới. Sau khi biết rằng công ty của bà chuyên về các thiết bị điện tử và các thiết bị điện tử, tôi tin rằng bà có thể cung cấp sự trợ giúp có giá trị trong việc này.

Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một chiếc điện thoại thông minh mới, và iPhone 14 đã thu hút sự chú ý của tôi, đặc biệt là sau khi thấy quảng cáo gần đây về giảm giá cho đơn hàng. Với ngân sách cụ thể cho việc mua hàng này, tôi đang suy nghĩ giữa iPhone 14 và iPhone 15.

I would appreciate it immensely if you could furnish me with further details regarding the current promotional offer for iPhone 15 purchases. Furthermore, I am eager to grasp the key distinctions between the iPhone 13 and iPhone 14 to facilitate my decision-making process. Should there be any other alternatives within my specified price range or under particular conditions that you believe would meet my requirements, I would be grateful for your recommendations.

I look forward to your response and thank you in advance for your support. Your insights will be pivotal in guiding me towards the best choice for my new smartphone.

I await your earliest reply.

Yours sincerely,

Hung

Bản dịch:

Chủ đề: Hỏi về sản phẩm - iPhone

Chào bà Linda,

Tôi hy vọng lá thư này đến với bạn vào thời điểm thuận lợi nhất. Tôi là Hùng, và tôi muốn chia sẻ mong muốn mua một chiếc iPhone 15 mới. Biết rằng công ty của bạn chuyên về thiết bị điện tử và các sản phẩm công nghệ, tôi tin rằng bạn có thể cung cấp sự hỗ trợ quan trọng trong vấn đề này.

Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một chiếc điện thoại thông minh mới, và iPhone 14 đã thu hút sự quan tâm của tôi, đặc biệt là sau khi thấy quảng cáo về các chương trình giảm giá gần đây. Với ngân sách cụ thể cho việc mua sắm này, tôi đang phân vân giữa iPhone 14 và iPhone 15.

Tôi rất mong được nhận thêm thông tin chi tiết về chương trình khuyến mãi hiện tại cho đơn đặt hàng iPhone 15. Ngoài ra, tôi quan tâm đến sự khác biệt đáng kể giữa iPhone 13 và iPhone 14 để có thể đưa ra quyết định chính xác hơn. Nếu có các lựa chọn khác phù hợp với ngân sách hoặc điều kiện cụ thể mà bạn cho là thích hợp, tôi rất mong nhận được những gợi ý từ bạn.

Tôi mong đợi sự phản hồi của bạn và xin cảm ơn trước vì sự hỗ trợ của bạn. Những thông tin mà bạn cung cấp sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tôi đưa ra lựa chọn đúng đắn cho chiếc điện thoại thông minh mới của tôi.

Chờ tin từ bạn.

Trân trọng,

Hùng

2. Mẫu thư hỏi hàng 2

Chủ đề: Hỏi thăm về Sản phẩm/Dịch vụ

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hy vọng lá thư này đến với bạn trong tình trạng khỏe mạnh. Tôi là [Tên của bạn], viết thư thay mặt cho công ty [Tên Công ty của bạn]. Gần đây, tôi đã biết đến công ty của bạn và rất ấn tượng với dải sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp, đặc biệt là trong lĩnh vực [ngành công nghiệp/ngành].

Chúng tôi hiện đang đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng cho các dự án sắp tới, và công ty của bạn đã được giới thiệu như một nguồn cung đáng tin cậy và uy tín cho [sản phẩm/dịch vụ cụ thể]. Để hiểu rõ hơn về những gì bạn đang cung cấp, chúng tôi rất mong bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về các mục sau:

• A comprehensive list of the products/services you offer, including specifications and features.
• Pricing information, including any volume discounts or special promotions.
• Terms and conditions for placing orders, payment methods, and delivery timelines.
• Any certifications or quality standards that your products/services adhere to.

Ngoài ra, nếu bạn có danh mục sản phẩm, brochure hoặc bất kỳ tài liệu quảng cáo nào khác, xin vui lòng chia sẻ với chúng tôi.

We are particularly interested in [specific details or requirements], and we believe that your company's offerings may align well with our needs. We intend to reach a decision in the upcoming weeks, so we would greatly appreciate a prompt response.

Thank you for considering our inquiry. We are eager to gain more insights into your products/services and explore the potential for establishing a mutually beneficial business relationship.

Please send your response to [your email address] or reach out to me directly at [your phone number].

Sincerely,

[Your name]

Bản dịch:

Chủ đề: Thắc mắc về sản phẩm/dịch vụ

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi mong rằng lá thư này sẽ đến được với bạn sớm. Tên tôi là [Tên của bạn] và tôi viết thư này thay mặt cho [Tên công ty của bạn]. Gần đây, tôi đã có dịp ghé thăm công ty của bạn và rất ấn tượng với dải sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp, đặc biệt là trong [ngành/lĩnh vực cụ thể].

Hiện tại, chúng tôi đang tiến hành đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng cho các dự án sắp tới và công ty của bạn đã được giới thiệu là nguồn cung cấp đáng tin cậy và uy tín cho [sản phẩm/dịch vụ cụ thể]. Để hiểu rõ hơn về các dịch vụ của bạn, chúng tôi rất mong nhận được thông tin chi tiết về những điều sau:

• Danh sách đầy đủ các sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp, bao gồm thông số kỹ thuật và tính năng.

• Thông tin về giá, bao gồm mọi khoản giảm giá theo số lượng hoặc khuyến mãi đặc biệt.

• Các điều khoản và điều kiện để đặt hàng, phương thức thanh toán và thời gian giao hàng.

• Bất kỳ chứng nhận hoặc tiêu chuẩn chất lượng nào mà sản phẩm/dịch vụ của bạn tuân thủ.

Ngoài ra, nếu có danh mục sản phẩm, tài liệu hướng dẫn hoặc bất kỳ tài liệu quảng cáo nào khác, xin vui lòng chia sẻ với chúng tôi.

Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến [chi tiết hoặc yêu cầu cụ thể] và tin rằng các dịch vụ của công ty bạn có thể phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi dự định sẽ đưa ra quyết định trong những tuần tới, vì vậy việc phản hồi nhanh chóng sẽ rất được đánh giá cao.

Vui lòng gửi phản hồi của bạn đến [địa chỉ email của bạn] hoặc liên hệ trực tiếp với tôi qua số [số điện thoại của bạn].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Kết luận