Hướng dẫn viết Thư xin lỗi (Apology letters) - Bài tập viết VSTEP Task 1

Trong VSTEP Writing Task 1 Apology letters (thư xin lỗi) là một trong các dạng bài thường gặp. Với mục đích giúp người học có thể viết được một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh hoàn chỉnh, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn một cách chi tiết các bước viết thư. Ngoài ra, bài viết còn cung cấp cho người học đa dạng từ vựng, các cụm từ cũng như các mẫu câu được dùng phổ biến trong thư xin lỗi. Hơn nữa, bài viết cũng giúp người học tránh những lỗi sai thường gặp khi viết dạng thư này.

Giới thiệu tổng quan về dạng thư xin lỗi

Ví dụ đề bài mẫu:

The common structure of Apology letters in VSTEP Writing Task 1

• Lời chào hỏi

• Lời xin lỗi

• Giải thích lý do xin lỗi

• Đưa ra các phương án đền bù

• Nêu lại lời xin lỗi

• Lời cảm ơn

Approaches to writing Apology letters in VSTEP Writing Task 1

Greetings

Người viết nên mở đầu thư xin lỗi bằng một lời chào lịch sự , ví dụ:

• Dear Mr Robert / Dear Ms Sophia.

• "Greetings and salutations, Mr. Johnson,"

• Trong trường hợp người viết không biết tên của người nhận thì có thể dùng “To whom it may concern,”.

Expressions of apology

Sau khi chào hỏi, người viết nên trình bày rõ lý do viết thư, đồng thời cũng cần thể hiện sự nuối tiếc và hối hận của mình đối với sự việc đó.

Ví dụ:

• I am writing to express my sincerest apologies for missing an important appointment with you last Saturday. (Tôi viết thư này để bày tỏ lời xin lỗi chân thành nhất về việc bỏ lỡ một cuộc hẹn quan trọng với bạn vào thứ bảy vừa rồi)

• "Please accept my deepest apologies for accidentally sending the incorrect report to our clients yesterday." (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi sâu sắc nhất của tôi vì đã vô tình gửi báo cáo sai cho khách hàng hôm qua).

Explanation of the reason for apologizing

Đây là phần rất quan trọng, không thể thiếu trong một bức thư xin lỗi. Trong phần này, người viết có thể giải thích lý do xin lỗi một cách ngắn gọn.

Ví dụ:

• "I want to explain that the incorrect file was sent due to a misunderstanding in our communication chain." (Tôi muốn giải thích rằng tập tin sai đã được gửi do có sự hiểu lầm trong chuỗi giao tiếp của chúng tôi).

• I would like to explain why I was late for the meeting this morning. The explanation is that I was stuck in a traffic jam. (Tôi muốn giải thích lý do đến trễ cuộc họp sáng nay, đó là do tôi bị kẹt xe)

Presenting compensation options

Sau khi giải thích lý do xin lỗi, việc tiếp theo cần làm là đề xuất các giải pháp nhằm sửa chữa hay đền bù cho lỗi lầm mà người viết đã gây ra. Như vậy, người nhận sẽ thấy rằng người viết đang cố gắng tìm cách giải quyết vấn đề cũng như chịu trách nhiệm về việc làm của mình.

Ví dụ:

• (trong thư xin lỗi đối tác kinh doanh): "As a gesture of goodwill, we are offering a 20% discount on our services for your next project to compensate for this error." (Như một biểu hiện của thiện chí, chúng tôi sẽ cung cấp một giảm giá 20% cho dịch vụ của chúng tôi trong dự án tiếp theo của bạn để bù đắp cho lỗi này).

• (trong thư xin lỗi khách hàng): I will provide you with a coupon for 50% off on your next purchase in order to make up for the inconvenience. (Tôi sẽ cung cấp cho bạn một phiếu giảm giá 50% cho lần mua hàng tiếp theo để đền bù cho sự bất tiện này)

Reiterating the apology

Ở phần này, người viết có thể đề cập đến lời xin lỗi của mình một lần nữa nhằm thể hiện sự chân thành  của mình. Bên cạnh đó, người viết cũng nên thể hiện mong muốn rằng người nhận thư sẽ tha thứ hoặc bỏ qua lỗi lầm của mình. Ngoài ra, người viết có thể hứa hẹn sẽ không bao giờ lặp lại hành động đó nữa trong tương lai.

Ví dụ:

• I deeply regret what I did and I hope you can accept my sincere apology. I assure you that such mistakes will not occur again. (Tôi vô cùng tiếc về những gì tôi đã làm và tôi hy vọng bạn có thể chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi. Tôi đảm bảo rằng những lỗi như vậy sẽ không xảy ra nữa)

• "I am truly sorry for this oversight and sincerely hope for your forgiveness. I commit to ensuring such an error does not repeat." (Tôi thực sự xin lỗi vì sự bất cẩn này và chân thành mong bạn tha thứ. Tôi cam kết sẽ đảm bảo rằng lỗi tương tự sẽ không lặp lại).

Words of gratitude

Trong phần sau cùng của thư xin lỗi, hãy gửi lời cảm ơn của mình tới người nhận.

Ví dụ:

• Thank you for spending the time reading my letter. I appreciate your understanding in this matter. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư của tôi. Tôi rất cảm kích sự thấu hiểu của bạn trong vấn đề này)

• I value your patience and comprehension in this situation. Thank you for considering my apology." (Tôi trân trọng sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của bạn trong tình huống này. Cảm ơn bạn đã xem xét lời xin lỗi của tôi).

Vocabulary for Apology letters

• embarrassed /ɪmˈbær.əst/ (adj): Xấu hổ.

• negligence /ˈnɛɡlɪdʒəns/ (n): Sự cẩu thả.

• vigilant /ˈvɪdʒɪlənt/ (adj): Cảnh giác, thận trọng.

• cautiously /ˈkɔːʃəsli/ (adv): Một cách cẩn thận.

• sincere /sɪnˈsɪr/ (adj): Chân thành.

• guilty /ˈɡɪlti/ (adj): Có tội.

• remorseful /rɪˈmɔːrsfəl/ (adj): Hối hận.

• regret /rɪˈɡrɛt/ (v): tiếc 

• gratitude /ˈɡrætɪˌtud/ (n): Lòng biết ơn.

• appreciate /əˈpriːʃɪˌeɪt/ (v): Đánh giá cao, cảm kích.

• inconvenience /ˌɪnkənˈviːniəns/ (n): Sự bất tiện.

• apologise for /əˈpɒlədʒaɪz fɔːr/ (v): Xin lỗi về.

• error /ˈɛrə/ (n): Sai lầm, sai sót.

• forgiveness /fərˈɡɪvnɪs/ (n): Sự tha thứ.

• unintentionally /ʌnɪnˈtɛnʃ(ə)nəli/ (adv): Vô tình.

• irresponsible /ˌɪrɪˈspɒnsəbl/ (adj): Không chịu trách nhiệm.

Bên cạnh đó, các cụm từ sau đây cũng được dùng phổ biến trong thư xin lỗi

• make an apology /meɪk ən əˈpɒlədʒi/: Xin lỗi.

• break your promises /breɪk jʊər ˈprɒmɪsɪz/: Không giữ lời hứa.

• make up for / meɪk ʌp fɔː/: Bù đắp, đền bù.

• take responsibility for /teɪk rɪˌspɒnsəˈbɪləti fɔːr/: Chịu trách nhiệm về.

• harm your reputation /hɑːm jʊər ˌrɛpjʊˈteɪʃən/: Tổn hại danh tiếng của bạn.

• unacceptable behavior /ʌnəkˈsɛptəbl bɪˈheɪvjə/: Hành vi không chấp nhận được.

• lose my temper /luːz maɪ ˈtɛmpər/: Mất bình tĩnh.

• hurt your feelings /hɜrt jʊər ˈfiːlɪŋz/: Làm tổn thương cảm xúc của bạn.

• second chance /ˈsɛkənd tʃæns/: Cơ hội thứ hai.

• by mistake /baɪ mɪˈsteɪk/: do nhầm lẫn.

Sentence structure in Apology letters

• I am writing to express my sincere apologies for… (Tôi viết thư này để thể hiện sự xin lỗi chân thành của tôi về…)

• I would like to apologise for … (Tôi muốn xin lỗi về …)

• Please accept my apologies for … (Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về …)

• I owe you an apology for... (Tôi nợ bạn lời xin lỗi vì...)

• I want to express my apologies for any inconvenience caused by... (Tôi muốn thể hiện sự xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào gây ra bởi...)

• I sincerely apologise for… ( Tôi chân thành xin lỗi về …)

• I deeply regret that … (Tôi vô cùng hối hận vì …)

• I appreciate your understanding and patience in this matter (Tôi rất cảm kích sự thấu hiểu và sự kiên nhẫn của bạn trong vấn đề này)

• I make a second apology to you. (Lần thứ hai, tôi xin lỗi bạn)

• This is the reason why I … (Đây là lý do tại sao tôi …)

• The reason why I … is that … (Lý do mà tôi … là …)

• I hope you will accept my sincere apology for … (Tôi hi vọng rằng bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi về …)

Sample essays of Apology letters in VSTEP Writing Task 1

Dear Mr Brian,

I am writing to express my sincere apologies for the recent error in sending incorrect reports to our client. I understand that my action has resulted in plenty of inconvenience to the client as well as our company. I realize that the error not only caused confusion but also reflected poorly on our professionalism and commitment to delivering accurate and reliable information to our clients. In fact, I have managed multiple projects at the same time. I became confused and sent the wrong reports unintentionally. This is probably the reason why I have made the mistake.

I want to make up for my mistake. I will apologize to the client directly and send the accurate reports to her. To prevent such errors in the future, I have taken immediate steps to ensure a more robust process is in place. This includes implementing additional review procedures before any documentation is dispatched and refining our internal checks to guarantee the accuracy of all client-related materials. Once again, I deeply regret that error and I hope that you can accept my sincere apology. I assure you that such errors will not occur again in the future.

Thank you for spending the time reading my letter. I appreciate your understanding and continued support at work.

Your sincerely,

Dịch:

Chào anh Brian,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự xin lỗi chân thành về sự cố gửi những báo cáo không chính xác gần đây cho khách hàng của chúng ta. Tôi hiểu rằng hành động của mình đã gây ra rất nhiều bất tiện cho khách hàng cũng như công ty chúng ta. Tôi nhận ra rằng sự cố không chỉ gây nhầm lẫn mà còn phản ánh không tốt về sự chuyên nghiệp và cam kết của chúng ta trong việc cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy đến khách hàng. Trên thực tế, tôi đã quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Tôi đã bị nhầm lẫn và gửi những báo cáo sai lầm một cách vô tình. Đây có lẽ là lý do tại sao tôi đã mắc sai lầm này.

Tôi muốn bù đắp cho lỗi lầm của tôi. Tôi sẽ xin lỗi trực tiếp với khách hàng và gửi những báo cáo chính xác đến cô ấy. Để ngăn chặn những lỗi tương tự trong tương lai, tôi đã thực hiện những bước ngay lập tức để đảm bảo quy trình hoạt động mạnh mẽ hơn. Điều này bao gồm việc áp dụng các quy trình kiểm định bổ sung trước khi bất kỳ tài liệu nào được gửi đi và hoàn thiện việc kiểm tra nội bộ để đảm bảo độ chính xác của tất cả các tài liệu liên quan đến khách hàng. Một lần nữa, tôi rất tiếc về sai lầm đó và mong anh có thể chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi. Tôi đảm bảo rằng những lỗi tương tự sẽ không xảy ra nữa trong tương lai.

Cảm ơn anh đã dành thời gian để đọc lá thư của tôi. Tôi rất đánh giá cao sự thấu hiểu và sự hỗ trợ liên tục của anh trong công việc.

Trân trọng,

Common mistakes in Apology letters

Missing the proper structure of the letter

Nhiều thí sinh khi viết thư xin lỗi trình bày thiếu một hoặc một vài phần cơ bản của thư, ví dụ không giải thích lý do xin lỗi hoặc không đưa ra các phương án sửa chữa lỗi lầm. Đôi khi, thí sinh không tuân theo trình tự các bước viết thư gây nên sự xáo trộn. Vì vậy, thí sinh cần nắm vững bố cục đầy đủ của thư xin lỗi (Lời chào hỏi, lời xin lỗi, giải thích lý do xin lỗi, đưa ra các phương án đền bù, nêu lại lời xin lỗi và lời cảm ơn).

Lack of word count

Đối với VSTEP Writing Task 1, thí sinh được yêu cầu viết ít nhất là 120 từ nên thí sinh cần lưu ý điều này để tránh bị trừ điểm.

Grammar mistakes

Ngữ pháp là một trong bốn tiêu chí quan trọng trong kỳ thi VSTEP giúp thí sinh nâng cao điểm số. Tuy nhiên, một số thí sinh lại viết không đúng ngữ pháp khi làm bài.

Example: I would like to express my apologies for missing our appointment yesterday.

Correction: I would like to apologize for missing our appointment yesterday.

Conclusion

• “Test Format.” Test Format - VSTEP - Ulis-VNU, Hanoi, 5 Nov. 2023, https://vstep.vnu.edu.vn/test-format/.

• Calonia, J. (2022, September 16). A Step-by-Step Guide to Writing an Apology Letter | Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/apology-letter/