‘Chúc bạn khỏe mạnh’: Gửi Email Trong Thời Kỳ Đại dịch

Đầu tuần trước đó, Sarahjane Sacchetti dừng lại trước khi gửi email cho nhân viên của Cleo, công ty khởi nghiệp về quyền lợi có trụ sở tại San Francisco nơi cô là giám đốc điều hành. Một quản lý vận hành nhân sự tại công ty đã gửi cho cô thông tin về lệnh ở nhà trên toàn tiểu bang của California, và Sacchetti muốn gửi cập nhật này đến tất cả văn phòng của công ty—mà bao gồm chín tiểu bang khắp Hoa Kỳ—và thảo luận về các thực hành tốt nhất khi làm việc từ nhà cho mọi người.

Sự dừng lại kéo dài 35 phút. Sacchetti nói cô muốn thừa nhận sự căng thẳng mà coronavirus đang gây ra, bày tỏ sự đồng cảm và cảm ơn mọi người đã làm việc chăm chỉ. Cô kể về một câu chuyện cá nhân về thành tích lớn nhất của cô trong tuần đó: Đưa con 3 tuổi của mình im lặng hoàn toàn trong một cuộc gọi làm việc kéo dài 45 phút. “Rào cản để ấn Gửi đối với tôi hiện tại chắc chắn cao hơn nhiều,” Sacchetti nói. “Và các lời chào thân mật đã thay đổi. Không còn là, ‘Hy vọng bạn đã có một cuối tuần tốt lành.’ Mà là ‘Hy vọng bạn đang ổn.’”

Khi Covid-19 lan rộ qua cộng đồng trên khắp thế giới và lo ngại về virus và ảnh hưởng của nó gia tăng, email đã mang một âm điệu khác. Những người may mắn có việc làm đang suy nghĩ hai lần trước khi gửi một email giao dịch mà không nhắc đến coronavirus; kết quả là, hộp thư đến của chúng ta hiện nay đang đầy ắp lời chúc tốt đẹp từ những người quen biết hạn hẹp—hoặc trong một số trường hợp là những người xa lạ ảo. Khi ngày càng nhiều người thêm vào lời chúc “Hy vọng bạn và gia đình khỏe mạnh,” nó trở thành một phần của lời mở đầu email như những lời mở đầu trước đây. Nhưng những người khác nói rằng các luồng email cá nhân hiện nay đã trở thành một loại dây nối với họ và bạn bè của họ, một cách mà chúng đã không thể nào trở lại từ thời kỳ “thời đại vàng” của email vào những năm 1990; rằng email, có thể nói, tốt hơn cho sự lưu giữ lâu dài so với tin nhắn ngắn.

Câu hỏi là liệu những thay đổi này có kéo dài không. Một giáo sư văn bản Anh, người năm ngoái đã xuất bản một cuốn sách về email, mạnh mẽ tin rằng phong cách email hoặc “triết lý” của chúng ta có thể khó thay đổi lâu dài. Nguyên nhân? Hầu hết mọi người vẫn chưa đầu tư tinh thần nhiều vào email.

“Khi tôi nghĩ về tất cả những thứ sẽ thay đổi trên thế giới sau coronavirus, về mặt văn hóa và chính trị, tôi không nghĩ email nằm trong 100 vấn đề hàng đầu,” nói Randy Malamud, tác giả của Email (Object Lessons). Tuy nhiên, ông nói, vẫn có những cách chúng ta có thể viết email tốt hơn ngay bây giờ.

Được Ký, Được Niêm Phong, Được Gửi Đi

“Chúc bạn khoẻ mạnh.” “Hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng khỏe mạnh.” “Chúc bạn và gia đình mạnh khỏe và an toàn trong những thời điểm không chắc chắn và chưa từng có này.”

Nếu bạn duy trì một tài khoản email hoạt động, bạn có thể đã nhận được một lời chúc như vậy trong vài tuần qua. Và có lẽ bạn cũng đã gửi một cái. “Trong kinh doanh, chúng ta luôn có cách để cố gắng đồng cảm với mọi người. Có nhiều điều mà bạn muốn chúc mọi người tốt lành hoặc đồng cảm, cho dù đó là sự mất mát trong gia đình hoặc sự ra đời trong gia đình,” Sacchetti nói. “Nhưng bây giờ chúng ta có trải nghiệm chung này mà tất cả chúng ta đều trải qua, trên một phổ.”

“Emails giờ đây trở thành như thế này: Tôi hy vọng bạn đang giữ an toàn, ở nơi ẩn náu, có đủ giấy toilet, và khỏe mạnh trong những thời điểm tuyệt vời, hoang đường, hỗn loạn, kinh hoàng này. Chỉ muốn theo dõi—” tweet của một sinh viên luật Yale có hơn 200.000 lượt thích.

Bạn thậm chí có thể cảm thấy như bạn đang làm điều gì đó sai nếu bạn không bao gồm những sự nhận thức này. “Bạn cảm thấy như bạn phải bắt đầu mọi email bằng điều đó, và nếu bạn không làm điều đó, bạn cảm thấy tội lỗi,” Clare Goggin Sivits, một chuyên gia tư vấn tiếp thị số đặt ở Portland, Oregon nói. “Nó emphatic hơn nhiều so với những thời điểm trước đây. Điều đó không có nghĩa là nó nhất thiết là chân thành hơn, nhưng nó dường như tối tăm hơn bây giờ, một chút apocalyptic hơn.”

Goggin Sivit, người đôi khi viết nghề tự do cho các xuất bản về bia, mô tả một trao đổi gần đây khi cô gửi email cho một biên tập viên và quên điều này. Biên tập viên trả lời rằng cô hy vọng Goggin Sivits đang làm việc tốt, giữ gìn sức khỏe và ở trong nhà. “Tôi nghĩ, ‘Ôi trời, tôi hoàn toàn đã bỏ qua phần đó trong email mà tôi gửi cho cô ấy,’” Goggin Sivits nói.

Một số người đã quá chán ngấy với những thủ tục mới này. “Chúng ta có thể làm ơn đặt lệnh cấm trên những email bắt đầu bằng câu, ‘Hy vọng bạn đang ổn trong những thời điểm điên rồ này!’… Chúng ta không cần phải nhớ như vậy mọi lúc. Một câu đơn giản, ‘Chúng tôi hy vọng bạn đang khỏe mạnh’ sẽ là đủ,” một biên tập viên của Deadline tweet. Một nhà báo công nghệ và kinh doanh người Úc cũng nói như vậy: “Tuyệt vời, cái giới thiệu email mới không được mong muốn dường như là, ‘Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe mạnh và an toàn khỏi Covid-19.’ Thực sự, buổi sáng tôi cần nhắc nhở rằng chúng ta đang ở giữa một đại dịch toàn cầu kinh hoàng không kém là bất cứ giải pháp blockchain kỳ diệu nào bạn đang cố gắng đẩy.”

Đồng thời, email từ các thương hiệu đang tràn ngập hộp thư đến của chúng ta, giơ ra các khuyến mãi, quảng cáo sự kiện trực tiếp trực tuyến và chia sẻ mọi biện pháp mà doanh nghiệp đang thực hiện để giải quyết hậu quả từ coronavirus. Một số cung cấp cập nhật hữu ích, trong khi những cái khác có tiềm năng gây ngơi lệ. Một mẫu từ hộp thư của tác giả: Một thương hiệu quần áo gửi email có tiêu đề “Mơ mộng đúng cách,” khuyến khích khách hàng mua quần áo mà họ sẽ mặc vào những ngày trên bãi biển… bất kỳ khi nào đó. Một nhà sản xuất kính râm đưa ra 25% giảm giá cho “những ngày nắng phía trước.” Một email từ một tăng tốc viên công nghệ ở New York City nhận thức rằng mọi người có thể “bị phân tâm bởi những sự kiện gần đây” nhưng khẳng định rằng đó là “một thời điểm thuận lợi để bắt đầu doanh nghiệp.”

“Hầu hết mọi người không có một cái xương chân thành nào trong cơ thể doanh nghiệp của họ,” David Heinmeier Hansson nói. “Và con người thực sự rất giỏi trong việc phát hiện ra sự không chân thành.” Heinmeier Hansson là người sáng tạo của Ruby on Rails và là một người ủng hộ nồng nàn cho các giao thức gửi email tốt hơn, đến mức ông đã đang xây dựng một dịch vụ email có tên là Hey chưa ra mắt.

Hiện tại, ông tin rằng tính tiện ích của email đèn lên là một ứng dụng cho các kết nối thân mật hơn là giao dịch kinh doanh. “Khi email tốt nhất, nó cho phép chúng ta tạo ra mối quan hệ sâu sắc quan trọng trong thời kỳ như này,” ông khẳng định. “Không có nhiều người mà tôi muốn có một cuộc trò chuyện thân mật về tình hình thế giới qua iMessage, nhưng có một nhóm khá rộng mà tôi thích làm điều đó qua email.” Ông thêm rằng việc quay lại và đọc email cũ có thể là một trải nghiệm ý nghĩa, đặc biệt là nếu bạn đã trao đổi thư điện tử kể từ thời đại vàng của những năm 1990.

Nói cách khác, có thể bạn sẽ không nhớ câu “Hy vọng bạn đang khỏe mạnh” nếu nó đến từ một nhãn hiệu bán đồ nội thất sân hiên, nhưng có thể bạn sẽ đánh giá cao sự chân thành khi nhìn lại giao tiếp với bạn bè và gia đình trong thời kỳ đại dịch toàn cầu.

Chất Xám Viết Lách

Vậy phải làm thế nào là cách tốt nhất để tiế approach email trong thời kỳ coronavirus, khi chúng ta “đăng nhập vào mạng truyền thông tuyệt vời nhất mà nhân loại từng tạo ra và gửi đi những bức thư dài dằng”?

Đó là cách Randy Malamud, một giáo sư văn bản tại Đại học Georgia và tác giả của cuốn sách nói trên về email, mô tả nó. Malamud nói rằng ông không phải là “người hâm mộ lớn nhất của email.” Ông nhìn nhận nó một cách thực dụng, và theo ý kiến của ông, nó đang bị đánh bại bởi tin nhắn văn bản, ứng dụng video chat, và Facebook như một công cụ truyền thông.

Trong cuốn sách của mình, Malamud mô tả những triết lý khác nhau mà mọi người có khi nói đến email—cho dù họ nhận ra hay không. “Hầu hết mọi người cảm thấy tự tin rằng thái độ email của họ là hợp lý và thích hợp, trong khi mọi người khác đều quá luộm thuộm hoặc quá cứng nhắc, quá dài dòng hoặc quá ngắn gọn, quá nhanh hoặc quá chậm,” ông viết. Ngay cả bây giờ, những triết lý đó có lẽ sẽ không thay đổi, ông nói. Và email có khả năng trở thành những công việc khi mọi người đã cảm thấy gánh nặng. Một người thân của ông bắt đầu một chuỗi email yêu cầu cập nhật từ các thành viên trong gia đình và giao một hạn chót là ngày 25 tháng 4. “Mọi thứ sẽ lỗi thời vào lúc đó mà,” Malamud nói.

Ông thừa nhận rằng ông đã bị xúc động bởi một số email ông đã nhận được—những lời chia buồn về nhà hàng đóng cửa và các buổi biểu diễn sân khấu chuyển sang online—và rằng ông đang cố gắng thêm nhiều nét cá nhân hơn vào email của mình với sinh viên. Lời khuyên lớn nhất mà ông đưa ra để gửi email ý nghĩa là gửi ít hơn. Sau đó, cố gắng tránh những từ ngữ mòn mỏi làm cho email trở nên “tẻ nhạt và lằng nhằng.” Cuối cùng, hãy viết một cách có suy nghĩ.

“Bạn có thể viết một bản thảo và để nó qua một vài phút rồi quay lại và chỉnh sửa. Bạn muốn nghĩ về người bạn đang viết, tưởng tượng gương mặt của cô ấy và nghĩ về gương mặt của cô ấy sẽ trông như thế nào khi cô ấy đọc những gì bạn đang viết. Có cách để cá nhân hóa điều này và vượt xa khỏi các kiểu trò chuyện cố định, thông thường, theo công thức,” Malamud nói.

Bạn phải bước ra khỏi bản thân mình một cách nào đó, ông tiếp tục. Email không phải là phương tiện đẹp nhất trên thế giới. Thêm vào đó câu “Hy vọng bạn đang khỏe mạnh” sẽ không làm cho nó trở nên như vậy—hoặc làm cho bất kỳ ai không khỏe mạnh. Nhưng bạn vẫn có thể làm việc có ý thức để chống lại dòng chảy của những lời nói chung chung trong email, điều mà Malamud gọi là “gigabyte trên gigabyte của âm thanh và cơn giận, chỉ là biểu tượng cho không điều gì cả.”

Thêm Nhiều Từ MYTOUR về Covid-19

• Bây giờ là thời điểm để làm những điều bạn luôn trì hoãn. Đây là cách
• Cô lập có thể làm gì với tâm trí (và cơ thể) của bạn
• Chán chường? Hãy xem hướng dẫn video của chúng tôi về các hoạt động trong nhà cực kỳ gay go
• Máu từ những người sống sót Covid-19 có thể chỉ đường đến một phương pháp chữa trị
• Virus lây truyền như thế nào? (Và những thắc mắc khác về Covid-19, đã được trả lời)
• Đọc tất cả bài viết của chúng tôi về coronavirus tại đây