IBM Docs - Bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến mới từ IBM

IBM Docs - một ứng dụng văn phòng trực tuyến sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây tương tự như Google Docs. Với công cụ này, bạn có thể quản lý, tạo mới hoặc chỉnh sửa văn bản, bảng tính hay slide trình chiếu ngay trên web. Điểm nổi bật của dịch vụ văn phòng trực tuyến là tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ theo thời gian thực, giúp bạn không lo lắng về việc mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố.

Để sử dụng IBM Docs, bạn cần đăng ký một tài khoản. Truy cập trang chủ của dịch vụ tại đây và nhấn vào liên kết Đăng ký ở góc trên bên phải giao diện chính để bắt đầu quá trình đăng ký.

Quá trình đăng ký tương đối đơn giản, sau khi điền thông tin cơ bản ở bước đầu, bạn kiểm tra hộp thư đã đăng ký để xác nhận (không sử dụng các dịch vụ mail như gmail hay yahoo, bạn có thể sử dụng mail zing). Sau khi xác nhận email, bạn sẽ được yêu cầu nhập vài thông tin cá nhân cũng như khởi tạo mật khẩu.

Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký, bạn đăng nhập thông qua liên kết  Đăng nhập ở góc trên bên phải, sau đó quay lại trang chính và nhấn vào nút Khởi chạy để bắt đầu sử dụng IBM Docs.

Bạn sẽ được chuyển đến giao diện làm việc chính của IBM Docs. Tại đây, bạn có thể quản lý dữ liệu, tạo mới, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với bạn bè.

Trong thanh menu chính ở phía bên trái, IBM Docs cung cấp cho bạn các chức năng quản lý sau: Pinned Files (quản lý các tài liệu đã đánh dấu), My Files (quản lý tất cả tài liệu của bạn trên IBM Docs), Shared With Me (quản lý những tài liệu được chia sẻ với bạn), Shared By Me (quản lý những tài liệu bạn đã chia sẻ với người khác), Public Files (nơi chứa những tài liệu bạn đã chia sẻ công khai theo thư mục), Trash (thùng rác chứa các tài liệu đã xóa) và Pinned Folders (quản lý tài liệu theo thư mục).

Để tải lên một tài liệu lên IBM Docs, trên màn hình làm việc, bạn nhấp chuột vào nút Tải lên tập tin sau đó chọn tập tin cần tải lên và nhấp vào Tải lên để tiến hành tải lên.

Để tạo mới một tập tin trên IBM Docs, bạn nhấp chuột vào nút Tạo mới sau đó chọn Document (tài liệu văn bản giống Word), Preadsheet (bảng tính giống Excel) hoặc Presentation (tạo slide trình chiếu), sau đó đặt tên cho tập tin và nhấp Tạo để lưu lại.

Tương tự như Google Docs, IBM Docs cũng có 2 chế độ chia sẻ tài liệu là chia sẻ công khai và chia sẻ cá nhân. Để thiết lập chế độ chia sẻ, bạn nhấp vào liên kết khác ở góc ngoài cùng của tập tin cần chia sẻ và nhấp vào Chia sẻ. Bạn sẽ có 2 lựa chọn:

- Người/ Cộng đồng: chia sẻ cho một ai đó hoặc một nhóm nhất định. Đối với chế độ này, bạn cần phải thiết lập thêm các quyền truy cập như chỉ có thể xem, có thể chỉnh sửa... và nhập email của những người được chia sẻ.

- Công khai: đây là chế độ chia sẻ công khai nghĩa là bất kỳ ai nhận được liên kết chia sẻ của tập tin đều có quyền xem và chỉnh sửa tập tin đó.

Đây là bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến mới, đang trong giai đoạn thử nghiệm nên vẫn còn nhiều lỗi. Trong quá trình sử dụng thử, đôi khi gặp trường hợp tải về một tài liệu bị mất dữ liệu.