Kế toán bán hàng là gì? Tìm hiểu chi tiết công việc của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là thuật ngữ quen thuộc với những ai làm trong ngành kế toán. Tuy nhiên, đối với những người mới vào nghề hoặc sinh viên đang nghiên cứu về nghề này, đây có thể là một khái niệm mới. Vậy thì kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng có những đặc thù nào? Hãy cùng Mytour khám phá qua bài viết dưới đây.

 I. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, có trách nhiệm quản lý và ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm các nhiệm vụ như lập hóa đơn, ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng, lập báo cáo thuế và các báo cáo khác có liên quan.

Các loại giấy tờ và chứng từ mà kế toán bán hàng cần chú ý gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), loại quan trọng nhất
• Hóa đơn bán hàng
• Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
• Báo cáo bán hàng
• Giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng, thẻ quầy hàng và thanh toán hàng ngày
• Các biên bản thừa thiếu hàng, giảm giá hàng bán, biên bản trả lại hàng cùng các biên bản khác tùy theo yêu cầu của công ty
• Các phiếu thu và giấy báo có
• Chứng từ khác liên quan đến từng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

II. Các công việc chính của kế toán bán hàng

Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của từng công ty, công việc của kế toán bán hàng có thể có sự khác biệt. Tuy nhiên, nhìn chung, công việc và quy trình làm việc của kế toán bán hàng sẽ bao gồm những nhiệm vụ sau đây:

• Ghi nhận và kiểm tra hóa đơn bán hàng mỗi ngày, đảm bảo tính chính xác về đơn giá và số lượng sản phẩm khi xuất hóa đơn cho khách hàng và đối tác.
• Theo dõi và giám sát các nghiệp vụ bán hàng, doanh thu, lợi nhuận và hàng hóa.
• Cập nhật thông tin về sản phẩm, bảng giá, và các thay đổi liên quan đến hàng hóa của công ty.
• Lập hóa đơn bán hàng, kê khai doanh thu và lợi nhuận, tính toán thuế GTGT vào cuối mỗi ngày làm việc.
• Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hóa bán ra, bao gồm doanh thu bán hàng và thuế giá trị gia tăng (GTGT) của từng mặt hàng.
• Xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Quản lý thu chi, theo dõi công nợ của khách hàng, và nắm bắt tình hình thanh toán của khách hàng.
• Tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí phát sinh, và kết quả kinh doanh để làm cơ sở cho các báo cáo tài chính.
• Quản lý hợp đồng mua bán với khách hàng và theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng này.
• Đối chiếu số lượng hàng hóa xuất nhập tồn vào cuối ngày làm việc với bộ phận kho để đảm bảo tính chính xác.
• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc xử lý các công việc kế toán khác theo chỉ đạo của cấp trên.

III. Những kiến thức chuyên môn mà kế toán bán hàng cần nắm vững

Quy trình ghi nhận kế toán trong hoạt động bán hàng

• Kết quả bán hàng chính là khoản lợi nhuận thu được từ việc bán sản phẩm, sau khi đã trừ đi tất cả các chi phí phát sinh.
• Kế toán bán hàng sẽ xác định kết quả bán hàng dựa trên sự chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức tính toán như sau:

Cụ thể như sau:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng.
• Kết quả từ hoạt động tài chính = Doanh thu tài chính – Chi phí tài chính.
• Kết quả từ các hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Chi phí khác – Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy trình ghi nhận doanh thu từ bán hàng

Để ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo 5 điều kiện sau:

• Chuyển giao rủi ro và quyền lợi từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;
• Đảm bảo thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;
• Xác định chính xác doanh thu và cam kết về khoản doanh thu đó.
• Không còn quyền sở hữu hàng hóa;
• Có thể xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Các loại chứng từ phổ biến mà kế toán bán hàng sử dụng

Dưới đây là những chứng từ mà kế toán bán hàng thường xuyên sử dụng trong quá trình thực hiện công việc:

• Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
• Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
• Giấy báo có
• Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hằng ngày
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào từng ngành nghề của doanh nghiệp.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng sẽ thực hiện việc lập hóa đơn mỗi khi có phát sinh chứng từ. Hóa đơn gồm 3 liên: Liên 1 lưu lại tại quyển hóa đơn, Liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 giữ lại ở doanh nghiệp. Quá trình này có thể gặp phải một trong ba tình huống sau:

• Trường hợp 1: Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán sẽ lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận khoản nợ. Chứng từ này có 3 liên: Liên 1 kiểm tra khi xuất hàng, Liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 lưu tại doanh nghiệp.
• Trường hợp 2: Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu cũng có 3 liên: Liên 1 giữ lại tại thủ quỹ, Liên 2 lưu lại tại nơi lập phiếu, và Liên 3 khách hàng sẽ giữ. Mỗi liên đều phải có đầy đủ nội dung và chữ ký của giám đốc.
• Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán qua chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo xác nhận khoản tiền đã thanh toán.

IV. Các bước thực hiện công việc kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Bước đầu tiên, kế toán bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc từ bộ phận kinh doanh, sau đó sẽ tiến hành ghi chép và tổ chức các đơn hàng một cách hợp lý.

Khi đã nhận được đơn hàng từ khách, kế toán cần kiểm tra tình trạng tồn kho để xác nhận xem số lượng và chủng loại hàng hóa có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không.

• Nếu hàng hóa chưa đủ, kế toán cần thông báo lại cho khách hàng.
• Nếu hàng hóa đầy đủ, kế toán lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi cho thủ kho để tiến hành xuất hàng.
• Đồng thời, kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho người mua.
• Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ bán hàng, kế toán cần ghi nhận nghiệp vụ vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan để theo dõi hoạt động này.

Tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp, kế toán bán hàng còn phải lập báo cáo về tình hình bán hàng trong ngày, bao gồm số lượng hàng hóa đã tiêu thụ, để gửi cho ban lãnh đạo công ty theo dõi và chỉ đạo.

V. Vai trò của nhân viên kế toán bán hàng

Trong khi kế toán sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và ghi chép chi phí sản xuất, thì kế toán bán hàng lại chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát đầu ra của các sản phẩm đã hoàn thiện trong công ty.

Các thông tin và số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp là cơ sở để ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình doanh thu và tài chính, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho các giai đoạn tiếp theo. Đồng thời, các báo cáo này cũng phản ánh kết quả bán hàng, chênh lệch giữa quá trình sản xuất và việc tiêu thụ sản phẩm ra thị trường.

Tóm lại, kế toán bán hàng với nhiệm vụ quản lý, ghi chép và thu thập các dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh chính xác.

VI. Kinh nghiệm thiết yếu của kế toán bán hàng

Để thực hiện tốt công việc kế toán bán hàng, bạn cần tích lũy những kinh nghiệm quý báu, cụ thể như sau:

• Thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin cũng như sổ sách kế toán.
• Cẩn trọng trong việc lưu trữ, sắp xếp các hóa đơn và chứng từ, đặc biệt lưu ý không để mất hóa đơn GTGT.
• Cần xác định rõ liệu khách hàng có phải là đối tượng ưu tiên của công ty và báo giá kịp thời theo yêu cầu.
• Quản lý thông tin khách hàng và các loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn phải chính xác và đầy đủ.
• Chăm sóc khách hàng một cách tận tâm, tiếp nhận phản hồi để hỗ trợ các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
• Phải biết cách kiểm tra và đối chiếu số liệu nhanh chóng, liên kết với các phân hệ kế toán khác để đảm bảo tính khớp của số liệu.

VII. Cơ hội nghề nghiệp đối với vị trí kế toán bán hàng

Với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp và công ty trong ngành bán lẻ, nhu cầu tuyển dụng kế toán bán hàng ngày càng cao. Các cơ hội việc làm trong lĩnh vực này rất rộng mở, đặc biệt là đối với những sinh viên mới ra trường có kiến thức chuyên môn. Mức lương khởi điểm khá ổn định, tạo điều kiện thuận lợi để bắt đầu sự nghiệp kế toán bán hàng.

VIII. Những câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển vào vị trí kế toán bán hàng

Câu 1: Bạn đã từng sử dụng phần mềm kế toán nào chưa?

Việc sử dụng phần mềm kế toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo công việc hiệu quả. Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá xem bạn có kinh nghiệm thực tế và hiểu biết về các công cụ hỗ trợ công việc kế toán bán hàng hay không.

Bạn có thể liệt kê một số phần mềm kế toán phổ biến như: Ecount ERP, Misa, Bravo, và nhiều phần mềm khác. Để gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng, bạn nên làm rõ những ưu điểm nổi bật của các phần mềm này trong công việc bán hàng.

Câu 2: Bạn đã từng làm các báo cáo tài chính kế toán nào?

Đối với một kế toán bán hàng, việc lập báo cáo là công việc thường xuyên, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm. Hãy chia sẻ những loại báo cáo bạn đã thực hiện, kèm theo phương pháp và quy trình để các báo cáo đó hoàn chỉnh và thể hiện được kỹ năng, kinh nghiệm của bạn.

Câu 3: Bạn sẽ làm gì để giảm thiểu chi phí bán hàng?

Với câu hỏi này, bạn cần đưa ra các phương pháp đã áp dụng thực tế và chứng minh hiệu quả của chúng. Nếu bạn đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng, bạn sẽ dễ dàng trả lời câu hỏi này một cách thuyết phục trong buổi phỏng vấn.

Một số phương án bạn có thể đưa ra bao gồm: Giảm chi phí đầu vào, triển khai chiến dịch bán hàng hiệu quả, ứng dụng công nghệ vào quy trình bán hàng… Bạn có thể dựa vào kinh nghiệm thực tế hoặc những hiểu biết của mình để trả lời một cách chi tiết và chuyên nghiệp hơn.