Khắc phục sự cố in ấn tại nhà một cách tự tin

Trong quá trình in, bạn thường gặp những sự cố như tài liệu bị vết mực, thứ tự trang bị đảo ngược, lề không đúng so với bản gốc trên máy tính... Dưới đây là những mẹo nhỏ giúp bạn điều chỉnh máy in về trạng thái bình thường...

1. Tự tin khắc phục các sự cố trên máy in tại nhà

Trong quá trình in, bạn thường gặp những sự cố như tài liệu bị vết mực, thứ tự trang bị đảo ngược, lề không đúng so với bản gốc trên máy tính... Dưới đây là những mẹo nhỏ giúp bạn điều chỉnh máy in về trạng thái bình thường.

1. Thứ tự trang in bị đảo ngược

- Triệu chứng: Trong quá trình chờ đợi bản in đầu tiên “ra khỏi lò”, bạn nhận thấy rằng trang cuối cùng ra trước và trang đầu tiên lại ra sau cùng. Dù không ảnh hưởng đến chất lượng in nhưng việc này sẽ làm bạn mất thời gian sắp xếp lại trật tự các trang.

- Phân tích: Máy in bị cài đặt sai do “nhấn nhầm” hoặc lỗi phần mềm, hệ điều hành gây ra tình trạng này. Các chuyên gia gọi hiện tượng này là lỗi Front to Back.

- Xử lý:

+ Đối với Windows XP, bạn vào menu Start > Settings > Printers and Faxes, chuột phải vào biểu tượng máy in gặp sự cố và chọn Properties. Trong thẻ General, nhấp vào nút Printing Preferences. Tiếp theo, tại mục mục Page Order của thẻ Layout, bạn chọn lại thành Front to Back > Apply > OK.

+ Đối với Windows Vista/7, bạn vào Start > Control Panel > Hardware and Sound > Devices and Printer > chọn tên máy in bị lỗi. Sau đó, nhấp vào Display Printer Properties và cấu hình tương tự như trên Windows XP.

2. Canh lề và ngắt dòng của bản in không khớp với văn bản gốc trên máy

- Dấu hiệu: Lề của trang giấy sau khi in bị thu hẹp, đôi khi làm mất chữ hoặc tạo ra quá nhiều chữ. Điều này ảnh hưởng đến thẩm mỹ của trang in.

- Phân tích: Bạn chưa đặt lại kích thước giấy in chính xác cho văn bản. Ví dụ, văn bản ở dạng Letter (21,59 x 27,94 cm) nhưng bạn lại in trên giấy A4 hoặc ngược lại.

- Xử lý: Trong tình huống này, từ chương trình trong bộ Office 2003, bạn vào File > Page Setup (hoặc vào thẻ Page Layout > nhấn vào nút mũi tên ở góc phải để vào Page Setup – với bộ Office 2007/2010). Tiếp theo, bạn chọn thẻ Paper trong hộp thoại Page Setup và kiểm tra mục Paper Size để xác định loại giấy chương trình sẽ sử dụng để in tài liệu. Nếu mục Paper Size là A4 - 21x29.7 cm thì đây là một loại giấy chuẩn. Nhấn Cancel trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này:

+ Với Office 2003, bạn vào Tools > Options để mở hộp thoại tùy chọn > chọn thẻ Print > đánh dấu vào tùy chọn Allow A4/Letter Paper Resizing > rồi nhấn OK.

+ Với Office 2007/2010, bạn nhấn vào Office Button > Word Options > chọn thẻ Advanced > kéo xuống mục Print > đánh dấu trước tùy chọn Scale content for A4 or 8.5 x11” paper sizes > OK.

+ Tiến hành in tài liệu như thường.

Lưu ý: Bạn cần đặt kích thước giấy in trong chương trình soạn thảo trùng với kích thước giấy đang sử dụng trên máy in để có bản in tốt nhất.

3. Gặp vấn đề khi in và liên tục hiện thông báo lỗi

- Dấu hiệu: Khi in, máy thông báo lỗi “in thất bại” This document failed to print – xem hình.

- Phân tích: Có thể bạn chưa bật máy in hoặc chưa cắm điện, hoặc không được cấp quyền in trong mạng nội bộ.

- Xử lý: Đối với máy in cục bộ, hãy kiểm tra xem dây điện đã cắm chưa, máy in đã được bật và kết nối với máy tính thành công chưa. Đối với máy in trong mạng, kiểm tra dây cáp kết nối và quyền sử dụng máy in mạng. Loại trừ các trường hợp trên để khắc phục.

4. Hiện tượng xuất hiện vết mực trên tài liệu sau khi in

Đây là tình huống phổ biến khi người dùng không bảo quản giấy đúng cách, dẫn đến giấy ẩm hoặc sử dụng giấy chất lượng kém. Chất lượng mực cũng cần được xem xét. Đưa máy in đến dịch vụ để vệ sinh và thay giấy in chất lượng tốt hơn.

5. Không thể in các đường viền trang

Hầu hết các máy in không thể in văn bản hoặc hình ảnh quá gần mép của trang. Mặc định, các đường viền nằm sát mép của trang, đây là lý do máy in của bạn không thể xử lý chúng. Cách khắc phục như sau:

+ Chọn Format > Borders and Shading > chuyển sang thẻ Page Boder > nhấn nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

+ Dưới Margin, nhập các kích thước (tính bằng pixel) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để dịch chuyển các đường viền ra xa mép của trang. Nếu muốn các đường viền trang ôm sát văn bản thì trong mục Measure from, chọn Text > OK > OK.

+ Đối với Office 2007, bạn vào thẻ Page Layout > Page Boder > Options > đặt cấu hình như trên Office 2003.

6. Văn bản in không có hình ảnh

- Dấu hiệu: Văn bản in ra đầy đủ nhưng hình ảnh biến mất, thay thế bằng các khu vực trống trắng.

- Phân tích: Có thể máy tính của bạn gặp vấn đề về bộ nhớ (Low Memory).

- Xử lý: Thực hiện các bước sau:

+ Thử tắt máy, khởi động lại và in lại. Nếu vẫn không sửa được, hãy xem xét các khả năng sau:

+ Trong Word 2003, vào File > Print > nhấn nút Options trong hộp thoại Print. Từ cửa sổ Print thứ hai, chọn Drawing Object ở dưới OK. Tại đây, đánh dấu Draft Output để yêu cầu Word in tài liệu với ít định dạng hơn. Tùy chọn này thường được sử dụng khi sửa bản in.

+ Đối với Word 2007, vào Office Button > Word Options > chọn thẻ Display > đánh dấu Print drawings created in Word.

7. Header và Footer không hiển thị đúng hoặc bị thiếu

Nếu header và footer của bạn không đặt đúng vị trí trên trang, không có đủ không gian trong lề dành cho header hoặc footer, hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang.

Để tạo thêm không gian cho header và footer, bạn có thể chọn File > Page Setup > và chọn thẻ Margin trong hộp thoại Page Setup. Sau đó, bạn có thể phóng to lề trên và dưới. Tiếp theo, qua thẻ Layout và tăng khoảng cách From Edge để tránh header và footer bị đẩy vào phần không in ra của trang.

Lưu ý: Để máy in hoạt động hiệu quả, hãy chọn mua giấy in đúng theo yêu cầu của sách hướng dẫn kèm theo, tránh mua những loại giấy in kém chất lượng có thể gây ra tình trạng kẹt giấy. Đồng thời, hãy tránh để giấy in trong môi trường ẩm ướt để tránh tình trạng mực bị dính trên giấy.

Ngoài ra, đừng quên cập nhật thường xuyên trình điều khiển (driver) cho máy in từ trang web của nhà sản xuất để cải thiện hiệu suất và sửa lỗi in ấn. Hãy dành thời gian để vệ sinh máy in hàng tuần, loại bỏ bụi bẩn và giấy vụn để tránh tình trạng kẹt giấy, và đảm bảo rằng đầu in (printhead) luôn sạch sẽ.