Khái niệm KPI và bước đầu triển khai hiệu quả

KPI là gì? Làm thế nào để phân loại, đánh giá, triển khai KPI một cách hiệu quả?

Ý nghĩa của KPI

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Mọi người đều sử dụng KPI để đạt được mục tiêu, xây dựng dựa trên phương pháp BSC (bảng điểm cân bằng). 

Phương pháp BSC cụ thể hóa bản đồ chiến lược thành 4 mục tiêu: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển. Cụ thể hóa mục tiêu, chi tiêu với các chỉ số đo lường. 

Chỉ số KPI cần phản ánh đúng chức năng, vị trí của bộ phận. Quản lý sử dụng KPI để đánh giá hiệu suất làm việc và đưa ra quyết định về lương, thưởng. 

• Đọc thêm: Mã định danh là gì? Cách tra cứu định danh nhanh chóng

Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp

Tại sao mọi doanh nghiệp, cá nhân đều sử dụng chỉ số KPI? Lý do và vai trò quan trọng của KPI trong hoạt động kinh doanh được thể hiện rõ như sau: 

Đánh giá chính xác năng lực làm việc 

KPI giúp đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên, từng bộ phận và cá nhân đều có chỉ số KPI để đảm bảo chất lượng công việc. 

Xây dựng chiến lược kinh doanh 

KPI là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp, cá nhân đánh giá và hoạch định chiến lược kinh doanh. Đánh giá chính xác hiệu quả của chiến lược kinh doanh qua chỉ số KPI. 

Tăng cường động lực, trách nhiệm

Chỉ số KPI tạo động lực và trách nhiệm trong công việc, khuyến khích mọi người làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu KPI. 

Nắm bắt thông tin quan trọng

Chỉ số KPI là góc nhìn tổng thể về doanh nghiệp, cá nhân, ảnh hưởng tích cực đến cơ hội hợp tác. 

Đánh giá mục tiêu

Dựa vào KPI để đánh giá chính xác mục tiêu, từ đó điều chỉnh và hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả. 

Phân loại KPI phổ biến  

Hiện nay, có 2 loại KPI phổ biến: KPI chiến lược và KPI chiến thuật, mỗi loại đều có đặc điểm riêng. 

KPI chiến thuật 

Là chỉ số KPI liên quan đến các hoạt động nhỏ, giúp tiến gần tới mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: nếu mục tiêu KPI chiến lược là đạt doanh thu 100 tỷ/năm, KPI chiến thuật có thể là số hợp đồng có giá trị 250 triệu/năm cần đạt được.

KPI chiến lược 

Đây là những chỉ tiêu quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp, như doanh thu, lợi nhuận, thị phần. Hỗ trợ hoàn thành các chiến lược mục tiêu đã đề ra. 

Ví dụ: Nếu mục tiêu KPI chiến lược là đạt doanh thu 100 tỷ/năm và không hoàn thành, lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng, có thể dẫn đến những vấn đề như rút vốn từ nhà đầu tư, trục trặc công ty,… 

Phương pháp xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Nhược điểm của chỉ số KPI chỉ xuất hiện khi không biết cách xây dựng hệ thống KPI. Dưới đây là hướng dẫn quy trình xây dựng hệ thống KPI hữu ích mà bạn có thể tham khảo: 

Xác định cá nhân/bộ phận xây dựng KPI

Có 2 cách chính để xác định cá nhân/bộ phận phù hợp xây dựng KPI: trưởng bộ phận/phòng/ban hoặc các nhà chuyên môn, bộ phận chuyên trách. Mỗi cách sẽ có ưu điểm riêng. 

• Người xây dựng KPI là trưởng bộ phận/phòng/ban: Họ sẽ có cái nhìn sâu sắc về nhiệm vụ tại từng vị trí, đảm bảo tính khả thi cho các chỉ số KPI khi làm việc. 
• Người xây dựng KPI là các chuyên gia, bộ phận chuyên trách: Phương pháp này mang tính khách quan cao. Tuy nhiên, có thể khó đảm bảo hiệu quả cho từng nhiệm vụ, chức năng tại từng vị trí. 

Xác định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 

Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp cần xác định chức năng làm việc tại từng phòng ban. Mọi cá nhân cần hoàn thành công việc của mình để tăng hiệu suất. 

Xác định từng nhiệm vụ 

Mọi nhiệm vụ trong hệ thống KPI đều quan trọng. Nếu cá nhân/phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ, hiệu suất làm việc chung sẽ tăng. 

Xác định hiệu suất 

Đây là bước quan trọng khi xây dựng hệ thống KPI. Doanh nghiệp, cá nhân cần đo lường hiệu suất làm việc với chỉ số KPI cụ thể để hoàn thiện mục tiêu cuối cùng. 

Điều chỉnh

Khi đo lường các chỉ số KPI, cá nhân/doanh nghiệp sẽ có kết luận khách quan. Nếu hệ thống làm việc chưa đạt mục tiêu, có thể tùy chỉnh phù hợp để mục tiêu làm việc đi đúng hướng hơn. 

Một số yếu tố cần đáp ứng khi xây dựng chỉ số KPI 

Trong quá trình xây dựng chỉ số KPI theo quy trình, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố. Khi đáp ứng được các yếu tố này, hiệu quả làm việc tổng thể sẽ cao hơn. Bao gồm: 

• Áp dụng quy trình BSC 
• Xây dựng, phân bổ hệ thống chỉ tiêu cho các bộ phận/cá nhân 
• Chuẩn hoá cơ cấu tổ chức 
• Thống nhất định hướng chiến lược 
• Lập bản đồ chiến lược chính xác 
• Thiết lập quy chế đánh giá 

Cách triển khai hệ thống KPI hữu ích 

KPI là gì? Cách đánh giá chính xác KPI sẽ mang lại hiệu quả cao khi doanh nghiệp hoạt động, hoàn thành mục tiêu chiến lược. Để triển khai hệ thống KPI, mọi lãnh đạo cần bắt đầu từ những điều cơ bản nhất. 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và phân bổ nhiệm vụ cho từng vị trí. Sau đó, xây dựng hệ thống KPI phù hợp với lĩnh vực kinh doanh. Để làm điều này, doanh nghiệp nên đặt ra một số câu hỏi quan trọng như: 

• Mục tiêu chiến lược mong muốn là gì? 
• Tại sao kết quả, mục tiêu đó lại quan trọng? 
• Mục tiêu mang lại lợi ích gì? 
• Ai chịu trách nhiệm cho hiệu quả công việc?
• Chỉ số KPI chiến thuật, mục tiêu bao nhiêu là phù hợp? 
• Làm thế nào để đo lường, biết rằng KPI đã đạt được? 

Sau khi tìm ra câu trả lời cho những thắc mắc trên, doanh nghiệp sẽ có hệ thống KPI hiệu quả hơn. Chú ý rằng chỉ số KPI cần phản ánh giá trị thực tế cho cả cá nhân và doanh nghiệp. 

Câu hỏi Phổ Biến

Đặc điểm của hệ thống KPI xuất sắc là gì?

Tất cả chỉ số KPI (mục tiêu hoặc chỉ tiêu) của bộ phận/cá nhân cần phù hợp với nhiệm vụ được giao. 

- Đáp ứng tiêu chí SMART: Hệ thống KPI xuất sắc cần có mục tiêu SMART. Cả doanh nghiệp và cá nhân cần tuân thủ những tiêu chí, bao gồm: 

• Specific – Cụ thể: Mỗi thông số KPI cần được xác định rõ để triển khai công việc một cách thuận lợi 
• Measurable – Đo lường: KPI phải có khả năng đo lường 
• Achievable – Đạt được: Chỉ số KPI cần nằm trong khả năng của bộ phận/cá nhân 
• Realistic – Thực tế: Cân nhắc những yếu tố ảnh hưởng để xác định các chỉ số kế hoạch 
• Time-bound – Rõ ràng về thời gian: Chỉ số và hệ thống KPI cần có thời hạn hoàn thành cụ thể

Nguyên nhân doanh nghiệp không đạt được KPI là gì?

Nhiều doanh nghiệp, cá nhân hiểu về KPI nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số lý do cụ thể để bạn có cái nhìn chi tiết: 

• Mục tiêu chưa được đặt rõ, không đủ SMART 
• Truyền thông về hệ thống KPI chưa lan rộng 
• Thiếu sự đồng thuận từ các phòng ban, cá nhân khi triển khai KPI 
• Chỉ số KPI quá cao, không thực tế 
• Thiếu giám sát khi thực hiện hệ thống, chỉ số KPI 
• Quy trình xây dựng KPI không đúng, rườm rà, phức tạp 
• Năng lực thực tế của phòng ban/cá nhân không đủ để đạt được KPI 

Tại sao KPI chiến thuật thành công nhưng mục tiêu chiến lược lại thất bại?

Vấn đề chính là KPI chiến thuật không kết nối chặt chẽ với mục tiêu chiến lược.

Ví dụ, chỉ số KPI chiến thuật như “Số lượt truy cập” vào website không phản ánh đúng mục tiêu chiến lược. Việc tập trung vào từ khoá lớn có thể làm giảm tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (mục tiêu). 

Trong trường hợp đạt KPI chiến thuật nhưng không đạt mục tiêu chiến lược, cần điều chỉnh chỉ số KPI một cách cẩn thận. Không nên tham lam với quá nhiều chỉ số KPI để tránh mất trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp. 

Ưu nhược điểm của chỉ số KPI 

Hiểu rõ ưu nhược điểm của chỉ số KPI giúp xây dựng hệ thống làm việc hiệu quả với những lợi ích sau: 

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp 
• Định dạng, định lượng dữ liệu xác định đi kèm với con số cụ thể 
• Hỗ trợ quyết định làm việc chính xác hơn 
• Đánh giá trực quan hiệu suất từng cá nhân, bộ phận 
• Khen thưởng và khiển trách hiệu suất làm việc một cách khách quan  
• Tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc 
• Góp phần đồng nhất hóa công việc để đạt được mục tiêu chung 

Ngoài ra, hệ thống KPI cũng có một số hạn chế như:

• Gây tác động tiêu cực nếu không xác định rõ ràng chỉ số KPI 
• Gây mất ý chí làm việc nếu chỉ số KPI không rõ ràng 
• Thiếu gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp nếu chỉ số KPI mơ hồ 
• Rủi ro nếu chỉ số KPI quá lớn, không chính xác
• Hiệu quả làm việc giảm khi chỉ số KPI thiếu kiểm soát 

Lời kết 

KPI là gì? Doanh nghiệp, cá nhân cần triển khai KPI hiệu quả như thế nào? Bài viết của Mytour hy vọng giúp bạn tìm được đáp án cho những thắc mắc trên.