Khái niệm Mã hóa Email và Cách thức Thực Hiện

Trong thế giới số hóa ngày nay, việc mã hóa không chỉ là một biện pháp phòng ngừa mà còn là cứu cánh quan trọng. Bạn sẽ thấy tại sao việc thêm một lớp bảo vệ bằng mã hóa cho email, đặc biệt khi đăng nhập vào Gmail, là quan trọng như việc bảo vệ thông tin cá nhân. Hãy khám phá với Mytour về Mã hóa Email là gì và Làm thế nào để mã hóa Email để tăng cường tính an toàn của thông tin cá nhân trong mỗi giao tiếp qua email trên internet.

Hiểu rõ hơn về Mã hóa Email

Mã hóa email là quy trình biến đổi thông tin hoặc dữ liệu email thành mã code, mà chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập. Có thể hiểu đơn giản rằng, mã hóa là “chìa khóa” và cơ chế quan trọng, để mở khóa, bạn cần phải có chìa khóa. Tương tự, để truy cập dữ liệu đã được mã hóa, bạn cần phải sở hữu key mã hóa.

Ở phần tiếp theo dưới đây, Tải miễn phí sẽ giới thiệu và hướng dẫn cách gửi email đã được mã hóa đến các ứng dụng email client.

Đối với hầu hết các tài liệu quan trọng như bản sao kê, các hợp đồng, các thỏa thuận như NDA, cung cấp việc làm và các tài liệu cá nhân khác, việc mã hóa và bảo mật là không thể thiếu. Để thực hiện việc mã hóa email và bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn, bạn sẽ cần sử dụng một số công cụ hỗ trợ.

Bước mình hóa email với Mailvelope

Mailvelope là một ứng dụng độc đáo, hoạt động trên cả hệ điều hành Windows và Mac. Điểm mạnh nổi bật nhất của ứng dụng này là sự tương thích trên nhiều trình duyệt như Google Chrome và Mozilla, cung cấp trải nghiệm đa nền tảng cho người dùng, bao gồm cả Linux và Chromebook.

Để tải về Mailvelope, bạn có thể truy cập trang web tại đây:

Mailvelope là sự lựa chọn ưa thích của đông đảo người dùng, cho phép mã hóa email một cách thuận tiện mà không cần cài đặt bất kỳ công cụ bổ sung nào.

Để cài đặt và sử dụng tiện ích mở rộng Mailvelope, bạn chỉ cần mở trình duyệt Chrome hoặc Firefox trên máy tính, sau đó truy cập trang:

Khi hoàn tất việc cài đặt, đăng nhập vào tài khoản Gmail bạn muốn bảo mật và nhấn chuột vào biểu tượng Mailvelope có hình chiếc khóa ở góc trên cùng bên phải của trình duyệt để bắt đầu.

Nhấn chọn Thêm , sau đó click vào tab Quản lý Key => Tạo Key. Điền đầy đủ thông tin cá nhân và gửi đi. Quá trình sẽ tạo ra một key cho bạn.

Nếu muốn thiết lập bảo mật cao hơn, nhấn chọn Nâng cao

Cuối cùng, tải key về và gửi cho người dùng bạn muốn ủy quyền truy cập email. Bảo đảm rằng không có bên thứ ba nào có thể can thiệp.

Bắt đầu soạn email an toàn

Bước 1: Để soạn email an toàn, cả bên gửi và bên nhận cần thực hiện việc trao đổi key và sử dụng chúng. Bạn chỉ cần nhấn vào “Nhập Key” ở menu bên trái.

Cả bên gửi và bên nhận nhập key vào ô tương ứng và nhấn Nhập .

Bước 2: Bây giờ, bạn có thể truy cập webmail bình thường và bắt đầu soạn email an toàn. Trong quá trình soạn email, một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc phải trên của màn hình.

Bấm vào biểu tượng đó và bạn sẽ truy cập ngay vào cửa sổ đã được mã hóa. Điều này đảm bảo rằng email của bạn được lưu trữ an toàn trong các bản nháp trên máy chủ email thông thường.

Nếu bạn nhận được email đã được mã hóa từ người khác, di chuột qua và biểu tượng phong bì sẽ xuất hiện. Nhập mật khẩu nếu cần và email của bạn sẽ mở ngay lập tức.

Mã hóa email với Virtru Secure Email

Các phương pháp mã hóa truyền thống dường như không còn phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Hiện nay, hầu hết mọi người dùng đều ưa chuộng các phương pháp như S/MIME để bảo vệ email của mình. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hữu ích khi gửi email trong nhóm và vì nhiều người không sử dụng S/MIME, họ không thể truy cập được các email đã được mã hóa.

Đừng lo lắng, vẫn có một lựa chọn khác để bảo vệ và mã hóa email của bạn - sử dụng Virtru Secure Email Extension cho Outlook.

Tải Virtru Secure Email Extension về máy và thực hiện cài đặt tại đây:

Sau khi hoàn thành việc cài đặt Virtru Secure Email, khởi động lại Outlook và cửa sổ Virtru Welcome sẽ xuất hiện trên màn hình. Nhấn chọn “Authorise Me” và chọn địa chỉ email bạn muốn ủy quyền.

Tiếp theo, click chọn “Activate these emails” và bạn đã hoàn tất quá trình.

Trong hình minh họa, bạn có thể thấy nút chuyển đổi Virtru xuất hiện trên cửa sổ Outlook.

Đảm bảo rằng khi gửi email, nút chuyển đổi luôn ở trạng thái không kích hoạt. Quá trình mã hóa bằng Virtru rất đơn giản, ngược lại hoàn toàn với quá trình mã hóa bằng PGP.

Đối với người nhận, nếu họ đã cài đặt Virtru, họ không cần cài đặt thêm Virtru Secure Reader.

Người đọc email sẽ được xác nhận thông qua đăng nhập bằng tài khoản Gmail hoặc xác minh qua email của họ. Sau khi xác nhận, người nhận có thể đọc tin nhắn trực tiếp. Hơn nữa, họ có thể trả lời sử dụng Secure Reader và các tập tin đính kèm cũng sẽ được mã hóa.

Các tính năng hữu ích khác bao gồm việc thiết lập ngày hết hạn cho email. Trước khi gửi một email, bạn có thể đặt thời gian cụ thể khi email sẽ hết hạn.

Ngoài ra, tính năng đáng chú ý khác là Disable Forward (Vô hiệu hóa chuyển tiếp), đảm bảo rằng người nhận không thể chuyển tiếp email của bạn cho bất kỳ ai khác.

Mã hóa email trên Outlook

Trên Outlook, Microsoft tích hợp một tính năng bảo mật. Trong quá trình soạn email, truy cập File => Properties. Sau đó, chọn Security Settings và đánh dấu chọn hộp Encrypt message contents and attachments.

Sau khi hoàn tất việc soạn email, bạn chỉ cần nhấn vào Gửi là xong.

Để mã hóa toàn bộ thư gửi đi, hãy chọn tab File, sau đó vào Options => Trust Center => Trust Center Settings. Bật chế độ mã hóa (encryption) cho tất cả email bằng cách chuyển nút sang ON. Trong tab Email Security dưới mục Encrypted Email, chọn tùy chọn có tên “Encrypt contents and attachments for outgoing messages”.

Bổ sung, bạn có thể vào Settings và chọn một Certificate cụ thể.

Nếu người nhận không có key mã hóa tương ứng, họ sẽ nhận thông báo trên màn hình:

Không thể hiển thị mục này trong Khung đọc. Hãy mở mục để đọc nội dung.

Nếu bạn cố gắng mở một email bất kỳ, bạn sẽ nhìn thấy thông báo trên màn hình:

Xin lỗi, chúng tôi đang gặp sự cố khi mở mục này. Điều này có thể là tạm thời, nhưng nếu bạn thấy lại nó, bạn có thể muốn khởi động lại Outlook. Tên Digital ID của bạn không thể được tìm thấy bởi hệ thống bảo mật dưới lying.

Ở đây, Mytour muốn giới thiệu về Mã hóa email là gì? Làm thế nào để mã hóa Email? để bạn có thêm hiểu biết về những phương pháp bảo mật mà các tổ chức thông tin, cơ quan chính phủ trên toàn cầu luôn sử dụng để ngăn chặn rò rỉ thông tin mật.

Gmail hiện tại là nền tảng thư điện tử với số lượng người dùng đăng ký lớn nhất, tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với mức độ bảo mật tuyệt đối. Nếu bạn sử dụng Gmail làm hộp thư chính cho công việc, hãy thực hiện việc mã hóa email theo cách mà chúng tôi sẽ giới thiệu để bảo vệ thông tin của bạn.

Ngoài Gmail, còn nhiều dịch vụ thư điện tử khác mà bạn có thể chọn để đăng ký email cá nhân. Mỗi dịch vụ đều có cách đăng ký email riêng biệt mà bạn có thể tìm hiểu.