Buzz
1. Phân bổ nguồn lực là gì?
Phân bổ nguồn lực trong tiếng Anh gọi là Resource allocation.
Phân bổ nguồn lực, hay còn gọi là resource allocation, là quá trình phân chia các yếu tố sản xuất trong nền kinh tế cho các mục tiêu khác nhau dựa trên nhu cầu của người tiêu dùng. Điều này phản ánh quy mô và quá trình phân phối thu nhập quốc dân. Nguồn lực được coi là phân bổ tối ưu khi tỷ lệ các yếu tố đầu vào cho sản xuất hàng hóa và dịch vụ tương xứng với chi phí tương đối của chúng, nhằm giảm thiểu chi phí sản xuất, và khi sản lượng hàng hóa và dịch vụ đáp ứng đúng thị hiếu của người tiêu dùng. Cụ thể hơn, các nguồn lực phân bổ tối ưu khi giá cả hàng hóa và dịch vụ trên tất cả các thị trường phản ánh chính xác chi phí kinh tế thấp nhất để cung cấp chúng.
Nguồn lực có vai trò gì trong sự phát triển kinh tế? Hãy cùng xem một số ví dụ.
2. Vai trò của việc phân bổ nguồn lực trong quản trị chiến lược
- Phân bổ nguồn lực đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện chiến lược quản lý. Trong các tổ chức không áp dụng phương pháp quản trị chiến lược khi ra quyết định, việc phân bổ nguồn lực thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chính sách và cá nhân.
- Quản trị chiến lược giúp phân bổ nguồn lực theo đúng thứ tự ưu tiên mà các mục tiêu hàng năm đã đề ra.
- Một trong những vấn đề lớn nhất đối với quản trị chiến lược và thành công của tổ chức là khi nguồn lực không được phân bổ đúng theo các ưu tiên của mục tiêu hàng năm đã được phê duyệt.
- Các tổ chức có thể tận dụng ít nhất bốn loại nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra, bao gồm: nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực con người và nguồn lực công nghệ.
3. Những vấn đề liên quan đến việc phân bổ nguồn lực
Các nhà kinh tế thường phân loại nguồn lực thành ba loại chính: lao động, vốn và đất đai, với một số còn bổ sung yếu tố tinh thần sáng tạo kinh doanh. Lao động bao gồm cả hoạt động thể chất và trí óc do con người thực hiện, ví dụ như công việc quản lý. Trong kinh tế vi mô, vốn thường chỉ đến các tài sản vật chất như nhà xưởng và máy móc. Đất đai bao gồm cả mặt bằng và các nguồn tài nguyên nằm dưới hoặc trên mặt đất.
Việc phân bổ nguồn lực cho việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ phụ thuộc vào giá thị trường. Khi nhu cầu về một sản phẩm tăng, giá cũng sẽ tăng theo. Điều này khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng nguồn lực để sản xuất nhiều hơn mặt hàng đó và thu hút cả những nhà sản xuất mới tham gia. Trong một môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp có động lực mạnh mẽ để chọn công nghệ và nguồn lực nhằm giảm chi phí sản xuất.
Do đó, các căn cứ phân bổ nguồn lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng, và cụ thể là:
Căn cứ 1: Các mục tiêu chiến lược
Mục tiêu chiến lược đóng vai trò then chốt trong việc phân bổ nguồn lực, bởi vì giá trị của bất kỳ chương trình phân phối nguồn lực nào cũng được đo lường bằng khả năng đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp.
Căn cứ 2: Các chương trình sản xuất hoặc kế hoạch ngắn hạn
Các chương trình sản xuất hoặc kế hoạch ngắn hạn thể hiện tốc độ và quy mô thực hiện các mục tiêu chiến lược và sách lược của doanh nghiệp.
Những vấn đề cần lưu ý khi phân bổ nguồn lực
- Các mục tiêu chiến lược không rõ ràng và chưa được phân bổ hợp lý trong ngắn hạn.
- Sự bảo vệ nguồn lực quá mức do nỗi sợ hãi không dám chấp nhận rủi ro và mạo hiểm.
- Tập trung quá nhiều vào các mục tiêu tài chính ngắn hạn.
- Sự không đồng nhất giữa quan điểm của lãnh đạo doanh nghiệp và các chuyên gia về phân phối nguồn lực.
- Các công việc cần thực hiện khi phân bổ nguồn lực.
- Đánh giá nguồn lực
Việc này cần được thực hiện ngay từ giai đoạn phân tích và đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
Đánh giá nguồn lực yêu cầu kiểm tra xem doanh nghiệp có đủ các tài nguyên cần thiết để thực hiện các chiến lược đề ra hay không. Để làm được điều này, cần phân tích cả số lượng và chất lượng của từng loại nguồn lực trong từng giai đoạn cụ thể. Đặc biệt, cần chú trọng đến nguồn nhân lực và các cam kết của nhân viên đối với việc thực hiện nhiệm vụ.
- Đảm bảo nguồn lực
Để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, trước tiên cần đảm bảo rằng có đủ tài nguyên cần thiết. Các nhà quản trị phải đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực để đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Một lỗi phổ biến là cung cấp nguồn lực không tương xứng với các chiến lược cụ thể.
+ Phân bổ nguồn vốn
Trước tiên, cần rà soát lại các chiến lược tổng thể liên quan đến việc phân bổ nguồn vốn.
Tiếp theo, thực hiện phân tích nhu cầu vốn.
+ Cân đối ngân sách
+ Phân phối các nguồn lực khác
+ Điều chỉnh nguồn lực
5. Các bước trong quy trình phân bổ nguồn lực?
Quá trình phân bổ nguồn lực thường trải qua ba giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Định hình
Giai đoạn này nhằm xác định các yếu tố cơ bản về kinh tế và kỹ thuật của chiến lược mới thông qua nghiên cứu, phân tích và lựa chọn. Đây là bước mô tả chi tiết cách thức và ý tưởng của chiến lược, tương tác và phản hồi với các nguồn lực và môi trường của doanh nghiệp; thường được thực hiện bởi đội ngũ quản lý cấp thấp trong các phòng ban của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp để phân tích và đánh giá các thách thức từ môi trường, bao gồm (1) phương pháp thủ công (dựa vào danh sách nhiệm vụ hoặc quy trình công việc), (2) thuật toán (như xác suất và công thức dự báo sử dụng công nghệ thông tin), hoặc (3) kết hợp cả hai phương pháp. Đồng thời, các cơ chế dự báo phân bổ cũng được thiết lập để xử lý các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch hoặc khi nhu cầu nguồn lực gia tăng ở một số bộ phận trong quá trình thực thi chiến lược.
Giai đoạn 2: Triển khai
Giai đoạn này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực ở hai cấp độ: cấp công ty và cấp kinh doanh.
Tại cấp công ty, việc phân bổ nguồn lực dựa vào hai yếu tố chính: mức độ thay đổi nguồn lực và kỳ vọng từ cấp cao (hoặc mục tiêu chiến lược). Dựa trên đó, có thể hình thành bốn loại phân bổ như sau:
+ Khi mức độ thay đổi nguồn lực được đánh giá cao cùng với kỳ vọng cao (có thể phụ thuộc vào vòng đời sản phẩm), việc phân bổ nguồn lực sẽ tuân theo thứ tự ưu tiên từ cấp cao xuống các đơn vị, chức năng. Thứ tự ưu tiên này thường được xác định qua quá trình cạnh tranh tự do giữa các bộ phận về vị trí và vai trò của từng bộ phận.
+ Khi mức độ thay đổi nguồn lực cao nhưng kỳ vọng thấp, thường trong giai đoạn doanh nghiệp ổn định hoặc suy giảm, nguồn lực sẽ được phân bổ thông qua quá trình cạnh tranh tự do giữa các bộ phận. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tái phân bổ từ cấp cao xuống các bộ phận dưới.
+ Trong trường hợp cả mức độ thay đổi nguồn lực và kỳ vọng đều thấp, các nguồn lực chủ yếu là những nguồn lực phổ biến, sẽ được phân bổ qua mặc cả tự do giữa các bộ phận. Phân bổ có thể được thực hiện bằng cách tính toán chi phí, chuyển nghĩa vụ quản lý cho bộ phận khác, hoặc các bộ phận tự trả chi phí phục vụ.
+ Khi mức độ thay đổi nguồn lực thấp nhưng kỳ vọng cao, phân bổ nguồn lực thường dựa vào các công thức thuật toán hoặc quá trình mặc cả tự do như đã mô tả.
Tại cấp kinh doanh, để đảm bảo các bộ phận thực hiện chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình hoặc phân bổ theo từng bước cụ thể. Trong mỗi bộ phận, việc phân bổ sẽ được thực hiện qua đàm phán tương tự như quy trình ở cấp công ty.
Giai đoạn 3: Bối cảnh
Bối cảnh bao gồm việc điều chỉnh, cập nhật, và bổ sung phân bổ nguồn lực dựa trên thực thi chiến lược và các biến động của thị trường. Doanh nghiệp cần liên tục nhận diện các nguồn lực thiết yếu, xác định rõ các nguồn lực và nhu cầu của chúng, cũng như sự thay đổi nhu cầu ở từng bộ phận. Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp nên có hệ thống đánh giá sự phù hợp của các nguồn lực hiện có và sẵn sàng tích hợp các nguồn lực mới. Đồng thời, cần đảm bảo sự tương thích và kết nối chặt chẽ giữa các nguồn lực, để hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau trong quá trình thực hiện chiến lược.
