Buzz
Quản lý có vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản trị Doanh nghiệp. Hãy cùng Fastdo khám phá về khái niệm này qua bài viết sau đây!
1. Định Nghĩa về Quản Lý
Quản lý bao gồm hai phần:
- Quản: Bảo quản và chăm sóc theo yêu cầu cụ thể.
- Lý: Tổ chức và triển khai các hoạt động theo yêu cầu cụ thể.
Vì vậy, quản lý là việc kết hợp hai quá trình “quản” và “lý” một cách chặt chẽ. Nó là cần thiết khi có hoạt động chung của con người. Quản lý đóng vai trò chỉ đạo và điều hành các hoạt động chung, đồng thời phối hợp các hoạt động riêng lẻ để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Vai Trò Quản Lý Được Thực Hiện Hiệu Quả Khi Tổ Chức và Quyền Uy Được Đảm Bảo:
- Tổ Chức Định Rõ Chức Năng, Nhiệm Vụ, Quyền Hạn và Mối Quan Hệ Của Các Thành Viên Tham Gia.
- Quyền Uy Thể Hiện Khả Năng Áp Đặt Ý Chí của Người Quản Lý Đến Các Đối Tượng Được Quản Lý. Quyền Uy Đảm Bảo Sự Tận Tâm Của Mọi Cá Nhân Đối Với Tổ Chức.
2. Người Quản Lý Là Ai?
Người Quản Lý Đảm Nhận Vai Trò Tổ Chức, Điều Khiển Công Việc của Người Khác và Chịu Trách Nhiệm Về Kết Quả Công Việc. Họ Cũng Chịu Trách Nhiệm Lập Kế Hoạch, Chỉ Huy và Kiểm Soát Tài Nguyên Của Tổ Chức. Đặc Biệt, Họ Phải Truyền Đạt Thông Tin Một Cách Hiệu Quả Nhất Cho Nhân Viên Để Đạt Được Mục Tiêu Công Việc.
Một Người Quản Lý Cần Thực Hiện 5 Nhiệm Vụ Quan Trọng Sau:
- Hoạch Định: Nhà Quản Lý Cần Có Khả Năng Lập Kế Hoạch và Đặt Ra Mục Tiêu. Họ Phải Xác Định Rõ Mục Tiêu và Lên Chiến Lược Cho Tương Lai (Ngày, Tháng, Quý, Năm,...) và Lập Kế Hoạch Hành Động Để Đạt Được Mục Tiêu.
- Tổ Chức: Nhà Quản Lý Cần Biết Phân Bổ và Sử Dụng Nguồn Lực Một Cách Tối Ưu Nhất Để Thực Hiện Kế Hoạch.
- Bố Trí Nhân Sự: Phân Tích và Tuyển Dụng Nhân Sự Phù Hợp Với Công Việc Cụ Thể.
- Lãnh Đạo: Nhà Quản Lý Cần Động Viên và Hỗ Trợ Nhân Sự Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn.
- Kiểm Soát: Người Quản Lý Cần Theo Dõi và Kiểm Tra Tiến Độ Của Kế Hoạch Để Nhận Biết Và Giải Quyết Các Vấn Đề.
3. Các Đặc Điểm Cơ Bản của Quản Lý
Quản Lý Có Các Đặc Điểm Quan Trọng Sau:
3.1 Quản Lý Ảnh Hưởng Một Cách Có Mục Đích
Quản Lý Ảnh Hưởng Một Cách Có Mục Đích, Trả Lời Câu Hỏi: Tại Sao Cần Phải Quản Lý? Quản Lý Để Làm Gì?
Hệ Thống Quản Lý Đầy Đủ Sẽ Bao Gồm Các Bước: Tìm Hiểu Đối Tượng, Thiết Lập Mục Tiêu, Phương Pháp Thực Hiện, Thực Thi và Đánh Giá Hiệu Quả. Cuối Cùng, Doanh Nghiệp Sẽ Kiểm Tra và Đánh Giá Kết Quả Quản Lý Có Phù Hợp Với Mục Tiêu Hay Không.
3.2 Quản Lý Là Hoạt Động Tất Yếu Khi Có Sự Phối Hợp Của Nhiều Cá Nhân
Quản Lý Trong Xã Hội Phản Ánh Bản Chất Của Thời Kỳ và Xã Hội Đó
Ví Dụ: Trong Thời Kỳ Công Xã Nguyên Thủy, Hoạt Động Quản Lý Đơn Giản và Mang Tính Thuần Túy. Con Người Lúc Này Thường Lao Động và Hưởng Thụ Chung. Công Việc Chủ Yếu Dựa vào Săn Bắn và Hái Lượm.
Các Người Quản Lý Trong Xã Hội Này Thường Là Những Người Tù Trưởng. Bởi Vì Chưa Có Sự Thành Lập Của Nhà Nước và Hệ Thống Pháp Luật, Quản Lý Dựa Trên Các Phong Tục và Tập Quán. Đây Là Cách Quản Lý Xã Hội Dựa Trên Quy Phạm Xã Hội.
3.3 Thực Hiện Quản Lý Dựa Trên Quyền Uy và Tổ Chức
Quyền Uy Là Một Thể Hiện Của Quyền Lực và Uy Tín. Quyền Lực Là Công Cụ để Thực Hiện Quản Lý, Được Xác Định Qua Các Thỏa Thuận Trong Cộng Đồng. Uy Tín Biểu Hiện ở Kiến Thức Chuyên Môn, Năng Lực Điều Hành và Đạo Đức.
Quyền Uy Đảm Bảo Sự Tuân Thủ Của Cá Nhân Đối Với Tổ Chức. Đó Là Phương Tiện Cần Thiết Để Chủ Thể Quản Lý Có Thể Điều Khiển, Chỉ Đạo và Bắt Buộc Đối Tượng Quản Lý Trong Việc Thực Hiện Mệnh Lệnh, Yêu Cầu.
4. 7 Chức Năng Cơ Bản Của Quản Lý và Nhà Quản Lý
Quản Lý Giúp Tạo Sự Thống Nhất về Ý Chí Trong Tổ Chức Giữa Các Người Quản Lý và Bị Quản Lý, Thông Qua 7 Chức Năng Cơ Bản Sau Đây:
Dự Đoán
Dự Đoán Là Phán Đoán Về Những Sự Kiện Có Thể Xảy Ra Trong Tương Lai của Hệ Thống Quản Lý. Các Yếu Tố Bao Gồm Những Khó Khăn, Thuận Lợi và Các Tác Động Đến Hệ Thống Quản Lý. Từ Đó, Nhà Quản Lý Có Thể Thiết Lập Các Phương Án Tối Ưu và Ra Quyết Định Hiệu Quả.
Kế Hoạch Hóa
Lập Kế Hoạch Là Chức Năng Quản Lý Cơ Bản Nhất. Việc Này Giúp Xác Định Rõ Mục Tiêu, Chương Trình Hành Động và Bước Đi Cụ Thể của Hệ Thống Quản Lý.
Động Viên và Thúc Đẩy Tinh Thần
Chức Năng Này Được Áp Dụng Đặc Biệt Trong Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự. Doanh Nghiệp Cần Xác Định Các Yếu Tố Tạo Động Lực Thúc Đẩy Mọi Người Đóng Góp và Làm Việc Cho Tổ Chức.
Điều Chỉnh Sai Lệch
Chức Năng Này Nhằm Phát Hiện và Sửa Đổi Sai Lệch Trong Quá Trình Triển Khai Công Việc, Đảm Bảo Kết Quả Cuối Cùng Đạt Được Mục Tiêu Như Kế Hoạch Đã Đề Ra.
Đánh Giá
Kiểm Tra Nhằm Đánh Giá Chính Xác Kết Quả Hoạt Động Của Hệ Thống Quản Lý. Bao Gồm Việc Đo Lường Sai Lệch, Liên Quan Tới Mọi Cấp Quản Lý Dựa Trên Mục Tiêu và Kế Hoạch.
Tận Dụng Hiệu Quả Các Nguồn Lực
Doanh Nghiệp Sử Dụng Các Nguồn Lực Trong Công Ty Để Hoàn Thành Mục Tiêu. Cần Xác Định và Kiểm Tra Xem Chúng Có Phù Hợp Với Kế Hoạch và Mục Tiêu Đã Đề Ra Hay Không.
Đánh Giá và Hạch Toán
Chức Năng Cung Cấp Thông Tin Cần Thiết Đến Các Cơ Quan Quản Lý. Giúp Doanh Nghiệp Đánh Giá Chính Xác Tình Hình Đối Tượng Quản Lý và Dự Kiến Quyết Định Cho Bước Phát Triển Tiếp Theo.
5. Vai Trò Của Nhà Quản Lý Trong Tổ Chức
Nhà Quản Lý Là Vị Trí Không Thể Thiếu Trong Tổ Chức, Thực Hiện Những Vai Trò Quan Trọng Sau Đây:
5.1 Đóng Vai Trò Trung Gian Giữa Quản Lý Cấp Trên Và Nhân Sự
Nhà Quản Lý Chuyển Tiếp Kế Hoạch, Mục Tiêu Của Ban Lãnh Đạo Và Trách Nhiệm Thực Hiện Đến Từng Thành Viên Trong Nhóm. Vị Trí Này Đóng Vai Trò Quan Trọng Trong Việc Thu Thập Thông Tin Của Doanh Nghiệp và Triển Khai Chiến Lược Cho Bộ Phận Của Mình.
Bên Cạnh Đó, Nhà Quản Lý Còn Phải Đóng Góp, Xây Dựng Các Mục Tiêu Của Tổ Chức Trong Tương Lai. Điều Này Liên Quan Đến Quyền Lợi Của Khách Hàng Và Nhân Viên Cấp Dưới. Vì Thế, Nhà Quản Lý Cần Phải Luôn Chủ Động Để Hoàn Thành Vai Trò Trung Gian Giữa Cấp Trên Và Nhân Sự.
5.2 Là Người Trung Gian Giữa Doanh Nghiệp Và Khách Hàng
5.3 Huấn Luyện Nhân Viên
Một Người Quản Lý Phải Đảm Bảo Nhân Viên Cấp Dưới Của Mình Đạt Được Các Mục Tiêu Đã Đề Ra. Vì Thế, Nhà Quản Lý Cần Tham Gia Vào Quá Trình Huấn Luyện, Hỗ Trợ Cho Nhân Viên Những Kỹ Năng, Kiến Thức Cần Thiết Để Giúp Họ Phát Triển Và Đóng Góp Các Giá Trị Hữu Ích Cho Tổ Chức.
Ngoài Ra, Nhà Quản Lý Cần Dành Nhiều Thời Gian Hơn Để Huấn Luyện Các Nhân Sự Mới. Điều Này Sẽ Giúp Nhân Viên Gắn Kết Được Với Quản Lý Hơn Và Thích Nghi Nhanh Chóng Với Vị Trí Công Việc Mới Của Mình.
5.4 Tuyển Dụng Nhân Sự Cho Bộ Phận
Trong vai trò người quản lý, bạn cũng là một nhà tuyển dụng, phải phỏng vấn những ứng viên tiềm năng phù hợp với công việc. Bạn cũng cần chuẩn bị các câu hỏi và đánh giá câu trả lời của ứng viên để xem mức độ phù hợp với tổ chức của họ.
Một số câu hỏi mà người quản lý có thể đặt cho ứng viên bao gồm:
- Hãy tự giới thiệu về bạn.
- Hãy chia sẻ một trải nghiệm khi bạn vượt qua khó khăn hoặc trở ngại.
- Bạn cho rằng bạn có những phẩm chất nào có thể phù hợp với vị trí này?
- Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?
- Thành tựu lớn nhất bạn đã đạt được là gì?
- Bạn có hối tiếc về điều gì không?
5.5 Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Quản lý cần phải đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng tháng, quý hoặc năm. Họ có thể đề xuất các mục tiêu cho nhân viên để đạt được. Đây là cơ hội tốt để tạo mối liên kết với nhân viên, giúp họ cảm thấy họ đóng góp vào thành công của tổ chức.
5.6 Quản lý ngân sách trong bộ phận
Các quản lý cần đưa ra chiến lược phân bổ ngân sách hợp lý cho tổ chức. Họ cần kiểm soát chi tiêu, xác định đầu tư cần thiết để phát triển tương lai của tổ chức.
5.7 Ra quyết định trong bộ phận
Khi có vấn đề xảy ra hoặc cuộc họp đột xuất, người quản lý phải đưa ra quyết định để giải quyết vấn đề một cách hợp lý. Quyết định hợp lý sẽ giúp tổ chức phát triển hiệu quả.
6. Yêu cầu về một nhà quản lý
Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sự thành công trong công việc. Hãy tìm hiểu ngay một số yêu cầu mà nhà quản lý cần đáp ứng ngay sau đây.
6.1 Yêu cầu về kiến thức
Một nhà quản lý cần có kiến thức chuyên môn vững chắc để được tôn trọng bởi nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, họ cũng cần hiểu biết sâu rộng về luật pháp, thuế, quy trình sản xuất... để hỗ trợ trong việc ra quyết định.
6.2 Yêu cầu về kỹ năng
Dưới đây là những kỹ năng cần thiết mà mọi nhà quản lý cần phải có.
6.2.1 Kỹ năng quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý. Để dẫn dắt nhân sự, họ cần có sự tôn trọng từ mọi thành viên. Vì vậy, bí quyết để quản lý nhân sự hiệu quả là làm thế nào để kiếm được sự tôn trọng và niềm tin của tất cả.
Một nhà quản lý thông minh sẽ tận dụng đặc điểm, tính cách của từng thành viên để tăng cường sự gắn kết. Vì vậy, bạn nên dành thời gian để hiểu rõ từng cá nhân trong nhóm của mình qua các hoạt động vui chơi, đào tạo đội nhóm.
6.2.2 Khả năng lãnh đạo tuyệt vời
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý tình huống và tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất. Vai trò lãnh đạo ảnh hưởng lớn đến thành công hay thất bại của tổ chức. Người quản lý thông thái sẽ biết cách lãnh đạo để đạt được sự tin tưởng từ nhân viên và hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách suôn sẻ nhất.
6.2.3 Khả năng giao tiếp khôn ngoan
Nhà quản lý cần tạo ấn tượng thông qua giọng điệu, cử chỉ và cách diễn đạt một cách rõ ràng và thuyết phục. Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt, tinh tế và kinh nghiệm xã hội của nhà quản lý. Một nhà quản lý giao tiếp khôn ngoan là người biết cách chỉ đạo một cách hiệu quả và lắng nghe đồng nghiệp.
Hơn thế nữa, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng trao đổi thông tin với nhân viên. Nếu bạn muốn lãnh đạo một nhóm, đầu tiên cần có sự tôn trọng từ đồng nghiệp bằng cách ứng xử lịch sự và khôn ngoan với họ. Đây là điều mà nhà quản lý nên thực hiện để xây dựng và phát triển tổ chức.
6.2.4 Khả năng phục vụ khách hàng
Một nhà quản lý cần phải thể hiện sự đồng cảm khi làm việc với khách hàng. Nếu một nhà quản lý biết cách chia sẻ và phục vụ tốt, khách hàng có thể trở thành đối tác lâu dài và nhân viên cũng sẽ đánh giá cao tinh thần phục vụ của nhà quản lý.
6.2.5 Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược
Nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định và nhân viên sẽ thực hiện theo những quyết định đó trực tiếp. Việc lập kế hoạch và tư duy chiến lược cũng sẽ giúp nhà quản lý định rõ các nhiệm vụ mà họ cần thực hiện để giúp công ty phát triển, bao gồm quản lý nhóm, chi phí, doanh thu... của tổ chức.
6.2.6 Kỹ năng tự rèn luyện và phát triển bản thân
Người quản lý xuất sắc là người biết đánh giá và so sánh bản thân với tiêu chuẩn xã hội, từ đó có cái nhìn tổng quan về vai trò của mình trong việc phát triển bản thân. Quản lý cần nhận biết điểm yếu của mình và loại bỏ chúng để không ảnh hưởng đến nhóm.
Là một nhà quản lý, bạn sẽ được thúc đẩy để cải thiện và phát triển bản thân thông qua việc học từ những sai lầm. Không cần phải chờ đợi sự công nhận từ người khác. Chính bạn sẽ là người đầu tiên nhận ra những thành tựu nhỏ của mình.
6.2.7 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Người quản lý xuất sắc là người biết đánh giá, đào tạo, huấn luyện và tạo điều kiện cho nhân viên, giúp họ nâng cao trình độ và kỹ năng cần thiết. Khi nhân viên mắc phải lỗi, nhà quản lý cần đưa ra phản hồi và giải pháp hợp lý nhất. Đây là cơ hội để họ học hỏi và phát triển.
Đồng thời, nhà quản lý cần ghi nhận và tôn vinh những thành tích của nhân viên. Hãy cung cấp cho họ cơ hội, nhiệm vụ và dự án mới để nâng cao giá trị mà họ đóng góp cho công ty. Đồng thời, bạn cũng có thể quan tâm đến cuộc sống cá nhân và động viên, trò chuyện gần gũi với nhân viên.
6.2.8 Quản lý sự thay đổi
Các yếu tố nội bộ và môi trường luôn thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh để thích nghi và tồn tại. Ngoài ra, các đối thủ cạnh tranh trực tiếp liên tục đưa ra sản phẩm mới. Vì vậy, một nhà quản lý giỏi phải có khả năng quản lý sự thay đổi một cách xuất sắc.
6.3 Tinh thần trách nhiệm xuất sắc
Dưới đây là một số tiêu chí về tinh thần trách nhiệm mà một nhà quản lý cần phải có. Tuy nhiên, các tiêu chí này chỉ là tổng quan và có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào bản chất của mỗi tổ chức.
6.3.1 Tinh thần trách nhiệm cao quý
Tính trách nhiệm là một trong những phẩm chất quan trọng của các nhà quản lý. Bởi vì hầu hết mọi hoạt động đều yêu cầu một người chịu trách nhiệm. Tính trách nhiệm của một nhà quản lý đòi hỏi sự dũng cảm và quyết đoán.
6.3.2 Đáng tin cậy và đáng tin nhất
Trong vai trò của một người quản lý, việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với nhân viên là rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Khi bạn có sự tin tưởng từ phía dưới, bạn cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ và sự hợp tác từ nhân sự trong mọi công việc.
