Khái niệm sao y bản chính là gì?

Trong quá trình xử lý hồ sơ, giấy tờ, từ doanh nghiệp nhà nước đến tư nhân, trường học, … đều yêu cầu giấy tờ phải có bản sao y bản chính. Vậy sao y bản chính là gì, và ai được phép sao y bản chính? Cùng khám phá thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính đơn giản là sao chép đầy đủ chính xác nội dung của văn bản theo quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện trên bản chính chính thức. (Tham khảo Điều 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sử dụng bản chính làm cơ sở để xác nhận rằng bản sao này đúng với bản chính. (Xem Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Sao y bản chính hay sao y công chứng chính là quá trình sao chép đầy đủ cả về nội dung và hình thức của tài liệu gốc để tạo ra nhiều văn bản khác nhau, sau đó được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực là chính xác so với văn bản gốc.

Theo quy định, sao y có thể được phân loại thành 2 loại theo ngôn ngữ trên văn bản cần sao y:

• Sao y văn bản tiếng Việt.
• Sao y văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài.

2. Cơ quan nào được phân công chức năng sao y bản chính?

Dựa theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ các tổ chức và cơ quan sau đây được ủy quyền chứng nhận:

• Phòng Tư pháp ở các cấp hành chính từ phường, xã đến quận, huyện, thành phố.
• Ủy ban Nhân dân địa phương ở cấp xã, phường, thị trấn.
• Các đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và đại diện khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.
• Các nhà công chứng tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

3. Ý nghĩa và hiệu lực pháp lý

Giá trị pháp lý chủ yếu phụ thuộc vào việc thực hiện của cơ quan nhà nước và đặc thù từng loại giấy tờ. Theo Điều 3 Nghị định 23/NĐ-CP, giá trị pháp lý có thể thể hiện như sau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị thay thế bản chính đã sử dụng để chứng minh trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh về sự xác nhận chữ ký đã được ký, làm căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản.
• Hợp đồng giao dịch được chứng thực sẽ có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm, các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

4. Giấy tờ, văn bản không đáng chứng nhận sao y bản chính

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp sau đây bản chính giấy tờ, văn bản không thể sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

• Những văn kiện bị xoá, được chỉnh sửa, thêm bớt nội dung một cách không đúng.
• Những văn kiện bị hư hại, lởm chởm, không thể xác định được thông tin.
• Những văn kiện được đóng dấu mật của tổ chức, cơ quan có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng có ghi chú rõ ràng về việc không sao chụp.
• Những văn kiện có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức, xã hội, tuyên truyền chiến tranh, kích động phản đối chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, biến tấu lịch sử của dân tộc Việt Nam, xâm phạm danh dự, phẩm chất, uy tín cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân.
• Các loại văn kiện giấu tờ, được các tổ chức nước ngoài có quyền lực cấp, các giấy tờ chứng nhận không hợp pháp, không được công nhận theo quy định.
• Các loại giấy tờ, văn kiện do cá nhân tạo ra nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, cũng không được chứng thực bản sao.

Mong rằng, những chia sẻ về sao lưu bản chính phía trên sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc của mình.