Buzz
Khi mới bắt đầu sử dụng máy tính, bạn chắc chắn đã nghe nhiều về File và Folder. Vậy chúng là gì? Cách sử dụng như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này!
1. File (tệp tin) là gì?
File, hay được gọi là Tệp tin, là nơi lưu trữ dữ liệu mà người dùng tạo ra trên máy tính. Chúng có thể là văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,...
Việc sắp xếp dữ liệu có điểm chung vào cùng một File sẽ giúp bạn quản lý, sắp xếp và tìm kiếm dễ dàng hơn. Mỗi File thường có một công dụng cụ thể, phù hợp với mục đích sử dụng của người dùng.
File
2. Nguyên tắc đặt tên File một cách chuẩn xác
Phân chia tên File thành phần tên và phần mở rộng. Phần tên có thể đặt linh hoạt, nhưng phần mở rộng phải tuân thủ nguyên tắc cụ thể về định dạng tệp.
Các định dạng File cơ bản gồm:
- .doc, .docs : Tệp văn bản, thường sử dụng với Microsoft Word.
- .exe: Tệp cài đặt phần mềm.
- .gif: Tệp đồ họa động.
- .jpg, .jpeg, .png: Tệp hình ảnh.
Tệp hình ảnh
- .mp3: Tệp âm thanh.
- .mp4: Tệp Video MPEG 4.
- .pdf: Tệp Portable Document Format (văn bản không chỉnh sửa).
- .ppt, .pptx: Tệp định dạng Microsoft PowerPoint.
Tệp định dạng Microsoft PowerPoint
- .psd: Tệp tin Adobe Photoshop.
- .rar, .zip: Tệp nén.
- .txt: Tệp văn bản gốc, không có định dạng.
- .xls, .xlsx: Tệp định dạng Microsoft Excel.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không đặt tên File chứa các ký tự đặc biệt như '/, \, *, <, >, ;'.
3. Folder (thư mục) là gì?
Folder là thư mục - một tệp tin đặc biệt có nhiệm vụ lưu trữ các File dữ liệu trên máy tính. Folder có thể xem như là tệp cha của File, một Folder sẽ chứa nhiều File có điểm tương đồng, hỗ trợ người dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tệp tin này.
Thư mục tồn tại dưới dạng cây thư mục, tức là bên trong thư mục có thể chứa các thư mục khác nữa. Các thư mục con sẽ chịu sự quản lý của thư mục chính, và chỉ khi có chứa File bên trong thì thư mục đó mới tốn dung lượng máy.
Folder
4. Cách tổ chức, sắp xếp Folder logic, dễ tìm kiếm
Việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ giấy tờ ngoài đời thực, tuy nhiên nếu không biết cách tổ chức và sắp xếp chúng ngăn nắp thì các dữ liệu của bạn sẽ rối tung lên đấy!
Vậy nên hãy cùng tham khảo một số mẹo lưu trữ giúp bạn dễ tìm kiếm thư mục khi cần như sau:
- Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ
Vì chúng ta hoàn toàn có thể đặt tên thư mục tùy ý nên để dễ dàng tìm kiếm thì bạn hãy đặt tên theo đúng nội dung chính của thư mục đó. Thậm chí để chi tiết hơn thì bạn có thể đính kèm thời gian, địa điểm (nếu có), điều này sẽ rất có ích trong việc quản lý thư mục của bạn.
Ngoài ra, mình khuyên bạn nên đặt tên thư mục bằng các ký tự không dấu và khoảng trắng giữa các chữ với nhau hãy dùng dấu '_' thay vì khoảng trắng để hạn chế việc tên Folder bị lỗi khi sử dụng trên thiết bị khác.
Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ
- Không đặt tên thư mục trùng nhau
Bạn có thể đặt tên Folder trùng nhau nếu để chúng trên những vị trí khác nhau. Tuy nhiên bạn nên hạn chế đặt trùng để tránh nhầm lẫn.
Hãy gán vào tên thư mục những đặc điểm riêng ví dụ như mốc thời gian, địa điểm, tên khách hàng, số phiên bản,... Đừng gán 1 cái tên bất kỳ cho thư mục để nhanh chóng tiếp tục công việc, vì sau đó có thể bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp lại chúng đấy!
- Tận dụng những thư mục có sẵn
Thông thường, một số thư mục chính sẽ có sẵn trong máy ví dụ như Video, Music, Documents,... Để tiện lợi thì bạn hãy sử dụng những Folder có sẵn này làm thư mục cha, sau đó hãy thêm những nhánh thư mục khác.
Tận dụng những thư mục có sẵn
- Sắp xếp thư mục từ lớn đến bé
Hãy tưởng tượng cây thư mục như một sơ đồ tư duy, để dễ dàng quản lý, bạn hãy sắp xếp ý lớn nhất đầu tiên, sau đó nhỏ và chi tiết dần.
Như vậy, không chỉ giúp cây thư mục của bạn gọn gàng hơn, mà việc sắp xếp các Folder một cách logic sẽ giúp bạn không phải chỉnh sửa các Folder cũ mỗi khi muốn thêm một Folder mới nào đó, bạn chỉ việc rẽ một nhánh mới cho Folder đó là xong.
Và đó là những sơ lược về File và Folder, cũng như một số mẹo lưu trữ để các dữ liệu của bạn gọn gàng hơn. Cảm ơn bạn đã theo dõi, cùng đón chờ những bài viết tiếp theo nhé!
