Khám phá 20 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel mà bạn chưa biết

Đối với dân văn phòng, kế toán và những ngành nghề khác, bài viết này giúp bạn trở thành chuyên gia Excel!

Sử dụng Paste Special để ‘’Dán’’ với phép tính

Một cách thú vị để tính Chênh lệch giữa tháng 6 và tháng 5 là sử dụng tính năng Paste Special. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu với phép tính trực tiếp, tiết kiệm thời gian!

Cụ thể, bôi đen dữ liệu tháng 5, nhấn Ctrl + C và sau đó nhấn Ctrl + V để dán vào cột Chênh lệch.

Tiếp theo, chọn cột tháng 6 và nhấn Ctrl + C để sao chép. Sau đó, bôi đen cột Chênh lệch, chuột phải, và chọn mục Paste Special.

Tại cửa sổ mới, tìm mục Operation, chẳng hạn như chọn Subtract để trừ, rồi nhấn OK.

Duy trì chiều rộng của cột khi sao chép dữ liệu.

Tính năng ‘’Copy’’ trong Excel còn giúp bạn dễ dàng sao chép dữ liệu sang cột mới với chiều rộng cột không thay đổi.

Để thực hiện, hãy bôi đen cột cần sao chép và nhấn Ctrl + C. Tiếp theo, chọn ô muốn dán dữ liệu. Trong tab Home, bạn chọn Paste, sau đó chọn Giữ Chiều Rộng Cột Gốc như hình dưới để Excel sao chép dữ liệu và chiều rộng cột vào một ô mới. 

Chuyển đổi dữ liệu từ dạng cột sang hàng

Tính năng này rất tiện lợi, cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu từ dạng cột sang hàng một cách nhanh chóng. 

Đầu tiên, bôi đen và nhấn Ctrl + C để sao chép các cột chứa ô cần chuyển thành hàng. Sau đó, mở trang tính mới, chọn ô đầu tiên, nhấn Home, chọn Paste, cuối cùng chọn Chuyển Vị như hình dưới đây là xong!

Copy định dạng của ô/cột/dòng

Bước đầu tiên, chọn ô chứa định dạng cần sao chép và nhấn Ctrl + C (trong ví dụ là ô ‘’Loại tiền’’). Tiếp theo, bôi đen ô tính hoặc cột/dòng muốn định dạng. Trên thẻ Home, chọn Paste, tiếp theo chọn Formatting là xong!

Copy định dạng của biểu đồ

Bước đầu tiên, chọn biểu đồ có định dạng muốn sao chép và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. Sau đó, chọn biểu đồ cần định dạng. Trong thẻ Home, chọn Paste, tiếp theo chọn Paste Special, sau đó chọn Formats và nhấn OK.

Sao chép Kiểm tra Dữ liệu

Bạn có thể áp dụng tính năng này theo cách sau: Bước đầu tiên, chọn ô chứa Kiểm tra Dữ liệu và nhấn

Bỏ qua các ô trống

Bước đầu tiên, nhấn chọn vài dãy chứa dữ liệu gốc và nhấn Ctrl + C. Sau đó, chọn cột dữ liệu mục tiêu. Trong thẻ Home, nhấn chọn mục Paste, tiếp tục chọn mục Paste Special sau đó đánh dấu vào mục Values và Skip Blanks rồi nhấn OK để hoàn thành thao tác. 

Xóa định dạng văn bản từ Website

Đầu tiên, sao chép đoạn văn bản trên Website, sau đó chọn ô cần dán, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V và chọn mục Match Destination Formatting là xong!

Dán quy chiếu

Chọn dãy dữ liệu cần quy chiếu và nhấn Ctrl + C. Sau đó, chọn ô mục tiêu cần dán dữ liệu vào. Trong thẻ Home, chọn mục Paste, chọn tiếp Paste Link để hoàn thành thao tác.

Sao chép kết quả từ công thức bất kỳ

Chọn ô hoặc dãy dữ liệu cần sao chép kết quả. Sau đó, chuột phải vào ô bất kỳ và chọn Copy. Tiếp theo, chuột phải vào ô đầu tiên trong cột cần dán dữ liệu, chọn mục Values là xong.

Tránh sao chép các ô ẩn

Nếu bạn muốn sao chép và dán các ô hiển thị thì thực hiện theo các bước sau đây:

Chọn các ô cần sao chép, trong thẻ Home, nhấn chọn mục Tìm & Chọn, sau đó chọn tiếp mục Đi tới Đặc biệt. Tiếp theo chọn Chỉ các ô hiển thị, rồi ấn OK. Cuối cùng, thử sao chép và dán như thông thường để xem kết quả!

Sao chép công thức với tham chiếu nguyên vẹn

Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu của các ô và vẫn giữ nguyên công thức thì làm theo các bước sau: 

Bước 1: Chọn các ô dữ liệu cần sao chép. Trên thẻ Home, chọn mục Tìm & Chọn và chọn Thay thế.

Bước 2: Tại mục Tìm kiếm, nhập ký tự “=”, tại mục Thay thế bằng, điền ký tự “#”. Sau đó, chọn lệnh Thay thế Tất cả, và ấn Đóng để hoàn tất.

Bước 3: Tiếp theo, sao chép những ô này và dán vào ô bạn muốn. Bôi đen tất cả các ô trong cả hai cột, sau đó nhấn giữ phím Shift và bôi đen các ô trong cột Năm N-1. 

Bước 4: Tiếp theo, nhấn giữ phím Ctrl và bôi đen các ô trong cột đã dán (cột F). Trên tab Home, chọn mục Tìm & Chọn, tiếp theo chọn Thay thế. Tại mục Tìm kiếm, điền ký tự “#”, tại mục Thay thế bằng, điền ký tự “=”. Cuối cùng, chọn Thay thế Tất cả, và ấn Đóng để hoàn tất.

Chia sẻ công thức vào nhiều ô trong phạm vi

Đầu tiên, nhấn chọn vào ô có chứa công thức, sau đó di chuyển chuột xuống góc dưới bên phải cho đến khi xuất hiện dấu cộng. Tiếp theo, nhấn giữ dấu cộng này và kéo xuống các ô cần chia sẻ công thức.

Sử dụng thao tác kéo và thả để sao chép dữ liệu

Cách nhanh nhất để sao chép dữ liệu là kéo thả chúng trên trang tính. Đầu tiên, bôi đen những ô cần sao chép, sau đó di chuyển con trỏ chuột lên các ô đã chọn cho đến khi xuất hiện mũi tên đen nhỏ bốn chiều. Cuối cùng, kéo ô này đến vị trí bạn muốn là xong!

Copy dữ liệu từ ô trên đó

Cách thực hiện sao chép này khá đơn giản. Bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào ô phía dưới, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + D là xong.

Copy dữ liệu từ ô bên trái

Tương tự, để copy dữ liệu từ ô bên trái, bạn đặt con trỏ chuột ở ô bên phải rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + R là xong. 

Duplicate toàn bộ trang tính

Để sao chép hoàn toàn trang tính, bạn giữ phím Ctrl, click chuột trái vào trang tính và kéo nó sang trái/phải theo ý muốn. Khi thả chuột, bạn sẽ có một trang tính mới giống đến tận trang cũ. 

Lặp lại các giá trị đã điền

Trước hết, chọn các ô dữ liệu cần sao chép. Sau đó giữ phím Ctrl, tiếp tục nhấn chuột trái vào góc dưới bên phải của ô cuối cùng và kéo tùy ý đến số cột bạn muốn lặp lại. 

Thêm cột hoặc hàng trống

Đầu tiên, chọn 1 hàng/cột trong bảng tính. Sau đó, giữ đồng thời phím Shift và click chuột trái vào dấu cộng xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng chọn và kéo xuống số lượng hàng trống bạn muốn. 

Dán một ô đơn nhiều lần

Để làm điều này, sao chép ô chứa dữ liệu, sau đó chọn vùng muốn sao chép và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V là xong! 

Phần tổng kết

Với 20 mẹo Paste trong Excel mà Mytour vừa chia sẻ, hi vọng các bạn sẽ nhanh chóng áp dụng vào công việc và học tập một cách thuận tiện và linh hoạt!

• Xem thêm: Bí quyết iOS, Bí quyết Android