Buzz
Trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, Back Office và Front Office đóng vai trò quan trọng, cùng hỗ trợ nhau để phát triển. Vậy Back Office là gì? Back Office khác Front Office như thế nào? Hãy khám phá chi tiết cùng Mytour!
Khái niệm về Back Office:
Thuật ngữ Back Office thường ám chỉ các bộ phận không trực tiếp đóng góp vào doanh thu. Ngày nay, một số công ty đã di chuyển Back Office đến các địa điểm với chi phí văn phòng và lao động thấp hơn, hoặc sử dụng nhân sự từ xa để quản lý.
Ngoài ra, có các công ty thuê bên ngoài hoặc sử dụng cộng tác viên làm việc từ xa để quản lý Back Office. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất cho công ty.
Tìm hiểu thêm:
- Bạn biết gì về nhân viên kinh doanh? Thông tin chi tiết tại HR Insider
- Nhân viên thu mua làm gì? Đàm phán mức thu nhập
- Chuyên viên dịch vụ khách hàng doanh nghiệp hiểu được điều gì? Thách thức, khó khăn và cơ hội
- Bạn có biết gì về chuyên viên PR và những kỹ năng cần có
Vai trò quan trọng của Back Office trong doanh nghiệp?
Là một phần không thể thiếu trong cơ cấu của doanh nghiệp, Back Office đảm nhận những vai trò quan trọng sau:
- Là hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp: Bởi Back Office bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban để xử lý nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp như việc trả lương thưởng, tuyển dụng,….
- Thúc đẩy năng suất làm việc của công ty: Trách nhiệm của Back Office là cung cấp thông tin cần thiết để công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Nhờ đó mà nhân viên trong công ty có thể tự chủ hơn trong công việc.
- Bảo vệ dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp và khách hàng: Bởi vì là bộ phận hậu cần nên Back Office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp với việc sắp xếp dữ liệu, thông tin quan trọng và bảo mật chúng.
Back Office và Front Office khác nhau như thế nào?
Để hiểu rõ hơn về Back Office là gì, Mytour sẽ giải thích sự khác biệt giữa vai trò và nhiệm vụ của Back Office và Front Office trong một doanh nghiệp như sau:
Trong phòng làm việc của Back Office:
- Thực hiện các công việc nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Các nhiệm vụ này có thể là chuẩn bị phòng họp, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức sinh nhật cho thành viên trong công ty,…
- Ngoài ra, phòng này còn phụ trách tiếp nhận khiếu nại, đơn thư từ khách hàng rồi chuyển giao cho phòng Front Office để giải quyết.
Trong phòng Front Office:
- Front Office thực hiện các công việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đối tác và đảm bảo kết nối khách hàng với công ty.
- Khi khách hàng gặp vấn đề như cần giải đáp thắc mắc hoặc hỗ trợ, phòng này sẽ đưa ra hướng dẫn giải quyết những vấn đề đó.
Các vị trí phổ biến trong Back Office
Nhân viên kế toán
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là:
- Tạo và kiểm tra các bản ghi tài chính của công ty.
- Thực hiện báo cáo chi phí và lợi nhuận cho ban lãnh đạo.
- Phân tích hiệu suất tài chính của công ty.
- Đánh giá tình hình tài chính và đưa ra dự báo cho tương lai.
Chuyên viên nhân sự
Phòng nhân sự có trách nhiệm chính là:
- Phát triển và thực thi chính sách nhân sự.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và dữ liệu nhân sự.
- Tiến hành quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi.
Chuyên viên công nghệ thông tin
Nhiệm vụ của phòng công nghệ thông tin bao gồm:
- Quản lý và bảo trì phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng của công ty.
- Hỗ trợ kỹ thuật cho các bộ phận khác khi cần thiết.
Chuyên viên phân tích dữ liệu
Nhiệm vụ của việc phân tích dữ liệu trong Khu vực hậu trường là gì?
- Phân tích và diễn giải dữ liệu, xây dựng hệ thống thu thập dữ liệu cho công ty.
- Lập báo cáo và hỗ trợ quản lý dữ liệu. Để thành công ở bộ phận này, bạn cần có kiến thức tốt về toán học, kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề số liệu.
Quản lý hoạt động
Vị trí quản lý hoạt động yêu cầu có khả năng lãnh đạo xuất sắc, hiểu biết về các quy định pháp lý và chính sách. Công việc của họ bao gồm:
- Hợp tác với các phòng ban khác trong công ty để phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình liên quan.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển dụng, đảm bảo công ty đạt được hiệu suất cao nhất.
Chuyên viên phân tích rủi ro
Đối với vị trí này, bạn cần có khả năng phân tích chiến lược và kỹ năng đàm phán để thực hiện các nhiệm vụ:
- Giám sát các dự án, đánh giá rủi ro tiềm ẩn.
- Đưa ra các đề xuất giúp công ty giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
Những yêu cầu cơ bản của công việc Hậu trường
Đối với kỹ năng
Yếu tố quan trọng nhất trong kỹ năng là sự cẩn thận và tỉ mỉ. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý thông tin quan trọng và phải truyền đạt một cách hiệu quả. Ngoài ra, bạn cần có tinh thần học hỏi liên tục và sẵn lòng tiếp nhận kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau hàng ngày.
Mỗi bộ phận yêu cầu những kỹ năng riêng biệt, nhưng quản lý công việc và giải quyết vấn đề là những kỹ năng chủ chốt.
Đối với kiến thức chuyên môn
Khi chọn bộ phận, bạn cần nắm vững kiến thức về lĩnh vực đó, hiểu rõ nhiệm vụ của bộ phận Back Office và phát triển kỹ năng liên quan. Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác để làm việc hiệu quả hơn. Quan trọng nhất là có đam mê và quyết tâm cao trong công việc.
