Khám phá bí ẩn của Trello: Đánh giá tỉ mỉ về công cụ quản lý công việc miễn phí này

Trello - Công cụ quản lý công việc phổ biến: Đây là công cụ giúp bạn tổ chức, phân chia và theo dõi tiến độ công việc một cách toàn diện. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về Trello và cách sử dụng nó trong bài viết dưới đây.

Khám phá Trello

Đọc thêm :

• Tìm hiểu về sơ đồ PERT: Hướng dẫn chi tiết về việc vẽ sơ đồ mạng PERT
• Tìm hiểu về sơ đồ Gantt: Ứng dụng và các bước vẽ sơ đồ Gantt chính xác

Lịch sử của Trello

• Trong mùa hè năm 2010, Fog Creek Software thường xuyên tổ chức các sự kiện Tuần lễ Creek để khám phá các sản phẩm tiềm năng bên trong công ty.
• Vào tháng 1/2011, sản phẩm mẫu Trellis đã được phát triển để giải quyết các vấn đề về kế hoạch. Ngay sau đó, phiên bản chính thức đã được triển khai nhanh chóng.
• Sau khi trải qua vòng thử nghiệm kỹ lưỡng, Trello chính thức ra mắt vào tháng 9/2011 tại TechCrunch Disrupt với các ứng dụng dành cho iPhone và trên website. Các tên như Planatee, Cardvark đã được loại bỏ và Trello trở thành tên chính thức.
• Năm 2012, ứng dụng Trello đã đạt đến 500.000 thành viên và ra mắt trên nền tảng Android.
• Vào tháng 7/2014, Trello tách khỏi Fog Creek và trở thành Trello, Inc. Michael Pryor - một trong những người sáng lập của Fog Creek đã trở thành CEO của Trello. Công ty sau đó đã huy động được 10,3 triệu USD trong vòng gọi vốn Series A do Spark Capital và Index Ventures dẫn đầu.
• Vào tháng 5/2015, Trello mở rộng ra thị trường quốc tế và được địa phương hóa ở Brazil, Đức và Tây Ban Nha.
• Đầu năm 2017, Atlassian mua lại Trello, mở ra một chương mới trong sứ mệnh nâng cao hiệu suất công việc của người dùng trên toàn cầu.

Tính năng nổi bật của Trello

Ngày nay, Trello được sử dụng rộng rãi với khả năng quản lý và phân chia công việc trong dự án một cách linh hoạt và hiệu quả. Một số tính năng nổi bật của Trello bao gồm:

• Công cụ làm việc nhóm cho phép các thành viên kết nối với nhau dễ dàng, đồng thời yêu cầu sự trợ giúp trong quá trình thực hiện các công việc
• Quản lý và phân chia các hạng mục công việc rõ ràng, dựa trên từng vị trí đảm nhiệm, cập nhật tình trạng công việc như đang làm, đã hoàn thành, huỷ bỏ
• Tổ chức, phân chia công việc từng bước cho từng thành viên trong nhóm, kèm theo mô tả chi tiết và thời hạn hoàn thành
• Sử dụng Trello linh hoạt, đơn giản và miễn phí, giúp người dùng có trải nghiệm tốt nhất khi quản lý hoặc tham gia vào dự án. Các tính năng cao cấp sẽ yêu cầu phí sử dụng.

Các thành phần cơ bản trong Trello

Card

Card hoặc thẻ trong Trello được sử dụng để xác định nhiệm vụ mà một cá nhân cần hoàn thành. Mỗi thẻ có thể gắn tên theo từng công việc cụ thể và chứa các tài nguyên như hình ảnh, tệp tin, ghi chú,... để người đảm nhận có đủ thông tin để hoàn thành công việc.

Người dùng có thể linh hoạt tạo mẫu cho các thẻ để chứa các thông tin tiêu chuẩn, ví dụ như danh sách các công việc cụ thể của công ty. Việc chỉnh sửa thẻ đơn giản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng di chuyển thẻ giữa các danh sách bằng cách kéo thả.

Danh sách

Danh sách trong Trello là các cột chứa các thẻ. Việc sử dụng danh sách phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng dự án và mục đích của người sử dụng.

Danh sách trong Trello cũng có thể lưu trữ thông tin, chứa thẻ hoặc các tác vụ khác theo từng giai đoạn của dự án. Trello không giới hạn số lượng danh sách thêm vào bảng, không giới hạn thời gian hay tiêu đề. Tất cả được sắp xếp linh hoạt tùy theo mục đích của người sử dụng.

Bảng

Đây là một bảng tương tự như một dự án hoặc công việc. Một bảng có thể chứa nhiều danh sách, được sử dụng để phân loại các nhiệm vụ cụ thể của một dự án. Nhờ vào bảng, người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án.

Tổ chức

Là thành phần tổng hợp các bảng và tất cả thành viên trong nhóm.

Hướng dẫn tải Trello nhanh chóng

Dành cho Máy Tính

• Bước 1: Truy cập vào trang chủ Trello
• Bước 2: Chọn “Máy tính” (nếu sử dụng Windows, chọn Microsoft, nếu sử dụng MacOS, chọn Appstore)
• Bước 3: Chọn Get -> Cài đặt -> Khởi chạy

Dành cho Điện Thoại Di Động

• Bước 1: Truy cập vào trang chủ Trello
• Bước 2: Chọn “Ứng dụng di động” (nếu sử dụng các hệ điều hành khác, chọn Google Play, nếu sử dụng Apple, chọn Appstore)
• Bước 3: Chọn Get -> Cài đặt

Thủ tục đăng ký tài khoản Trello

Để đăng ký tài khoản Trello, bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào Trello TẠI ĐÂY.
• Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn và chọn “Đăng ký – Miễn phí”
• Bước 3: Tiếp tục nhập tên cho Không gian làm việc của bạn, sau đó chọn Tiếp tục
• Bước 4: Kiểm tra email và xác nhận email (Verify your email)
• Bước 5: Nhập mật khẩu của bạn và chọn “Đăng ký” để hoàn tất việc đăng ký Trello

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Trello

Bước tạo bảng

Để tạo bảng trên Trello, bạn cần thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Trello, nhấp vào nút Tạo bảng ở góc trên cùng bên trái của Bảng cá nhân
• Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng dựa trên tên dự án hoặc mục đích công việc, có thể chọn mẫu hoặc màu nền tùy thích
• Bước 3: Nếu bạn thuộc nhiều nhóm, chọn nhóm muốn chia sẻ bảng này, nếu không, bạn có thể tạo nhóm sau

Bước tạo danh sách

Để tạo danh sách trong Trello, bạn chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

• Bước 1: Mở bảng cần thêm danh sách, nhấp vào nút Thêm danh sách ở góc phải trên cùng
• Bước 2: Đặt tên cho danh sách và nhấp Thêm danh sách là hoàn tất

Bước tạo thẻ ghi chú

Để tạo thẻ ghi chú, bạn chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

• Bước 1: Nhấp vào Thêm thẻ ở dưới cùng của danh sách
• Bước 2: Đặt tiêu đề cho thẻ và nhấp Thêm thẻ để hoàn tất

Sau khi tạo thẻ thành công, bạn có thể nhấp vào thẻ để thêm mô tả, danh sách kiểm tra, nhãn, tệp và có thể nhận xét.

Phân chia công việc và đặt hạn cuối

Thẻ ghi chú cung cấp 2 tính năng quan trọng là thêm thành viên và đặt hạn cuối. Đây là những tính năng quan trọng khi làm việc nhóm, giúp bạn dễ dàng chỉ định người thực hiện công việc và đặt thời hạn để theo dõi dự án.

Khi muốn thêm một thành viên vào thẻ, bạn thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Chọn thẻ ghi chú mà bạn muốn chỉ định cho mọi người trong nhóm
• Bước 2: Nhấp vào Members ở bên phải của thẻ
• Bước 3: Tìm kiếm và chọn người dùng trong nhóm để thêm họ vào thẻ

Để đặt deadline cho từng thành viên, bạn thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Nhấp vào thẻ cần đặt deadline
• Bước 2: Chọn Due Date ở bên phải của thẻ
• Bước 3: Chọn ngày hết hạn trong lịch hiển thị là xong

Thêm nhãn vào thẻ ghi chú

Để thêm nhãn vào thẻ ghi chú, bạn có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn một thẻ ghi chú bạn muốn gắn nhãn tùy chỉnh
• Bước 2: Nhấn vào Labels trên giao diện bên phải
• Bước 3: Chọn một nhãn, nhấn biểu tượng chỉnh sửa bên cạnh tùy chỉnh để thêm tiêu đề nếu cần

Tìm kiếm bằng phím tắt

Khi quản lý danh sách công việc lớn trên Trello, tính năng tìm kiếm với phím tắt rất hữu ích. Dưới đây là một số phím tắt bạn có thể sử dụng:

• B: Dùng để mở menu bảng tính để tìm kiếm thông tin và chuyển đổi giữa các bảng
• I: Mở hộp tìm kiếm, bao gồm tìm kiếm thẻ ghi chú và danh sách
• F: Mở bộ lọc tìm kiếm, giúp lọc ra những thẻ ghi chú theo nhãn tùy chỉnh, từ khóa, thành viên hoặc ngày hết hạn

Theo dõi công việc

Để theo dõi công việc trên Trello, không thể bỏ qua tính năng thông báo về ngày hết hạn của thẻ.

Tính năng này khi kích hoạt chế độ xem lịch (Calendar view) sẽ trở nên vô cùng tiện lợi. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách thực hiện 3 bước sau đây:

• Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Profile ở góc phải màn hình, chọn Hiển thị Menu
• Bước 2: Tiếp tục chọn Power – Ups
• Bước 3: Tìm kiếm Calendar và thêm tính năng này vào từ phần mềm Trello

Khi đã thêm tính năng này vào Trello, bạn sẽ thấy một nút mới là Calendar trên thanh menu ngang. Bạn có thể mở Calendar View bằng cách nhấn vào nút này. Tất cả các thẻ hết hạn sẽ được hiển thị ở đây.

Khi nào bạn cần sử dụng phần mềm Trello?

Ngày nay, phần mềm Trello là công cụ hữu ích không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Bạn có thể sử dụng Trello để:

• Quản lý, theo dõi và điều khiển các dự án công việc trong nhiều lĩnh vực như bán hàng, tiếp thị,… một cách hiệu quả nhất
• Lập kế hoạch cho việc quản lý hàng tồn kho, kho bãi hoặc dọn nhà
• Tổ chức các hoạt động nhóm như team building, du lịch, tham quan,…

Bí quyết giỏi sử dụng Trello cho người mới chập chững

Khi mới bắt đầu với Trello, bạn có thể áp dụng những mẹo nhỏ sau đây để nhanh chóng nắm vững cách hoạt động của ứng dụng này, từ việc quản lý, sắp xếp và thực hiện công việc một cách dễ dàng.

• Bắt đầu bằng việc tạo các dự án cơ bản để tránh bị choáng ngợp bởi nhiều tính năng của Trello
• Viết kế hoạch trên giấy trước khi sử dụng Trello để cụ thể hóa từng hạng mục công việc
• Tìm hiểu qua trang Hỗ trợ của Trello để tìm câu trả lời cho mọi thắc mắc của bạn

Đánh giá ứng dụng quản lý công việc Trello

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Giao diện của Trello được thiết kế giống như tờ giấy note dán trên màn hình, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng. Các thao tác trên Trello thường đơn giản, chủ yếu là kéo thả và nhập liệu
• Miễn phí: Bạn không cần phải trả phí để sử dụng các tính năng cơ bản của Trello để quản lý và theo dõi dự án
• Theo dõi trực quan: Trello phân chia các giai đoạn công việc của dự án thành danh sách. Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án chỉ bằng cách nhìn vào giao diện của Trello
• Khả năng tích hợp rộng rãi: Dung lượng tệp đính kèm cho phiên bản miễn phí là 10MB và cho gói Business lên đến 250MB.

Điểm yếu

• Không có phân quyền quản trị: Điểm yếu này của Trello ảnh hưởng đến tính bảo mật của thông tin doanh nghiệp. Vì các thành viên trong nhóm có thể thực hiện quyền giao việc, chỉnh sửa hoặc xóa bỏ phần đã được đánh dấu trước, dễ dàng gây mất mát dữ liệu.
• Môi trường giao tiếp hạn chế: Thành viên chỉ có thể trao đổi trong các Card mà không có giao diện bình luận chung về toàn bộ dự án. Ngoài ra, khi bình luận tại Card, không thể đăng bình luận ngay lập tức bằng cách nhấn Enter mà phải sử dụng chuột để nhấn “Lưu”.
• Không phù hợp cho quản lý thời gian: Giao diện ngang của Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian công việc. Các Card được thiết kế độc lập dẫn đến việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc cũng phức tạp hơn.
• Thiếu báo cáo công việc: Người dùng không thể biết được % công việc đã hoàn thành so với kế hoạch và ai đang theo dõi tiến độ, ai đang có nguy cơ trễ hạn.