Khám phá bí mật của chữ ký email và những mẫu chữ ký chuyên nghiệp nhất

Chữ ký email không chỉ giúp việc tìm kiếm thông tin dễ dàng mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu hiệu quả. Tìm hiểu ngay về tầm quan trọng của chữ ký email và cách tạo mẫu chữ ký chuyên nghiệp.

Khám phá chữ ký email là gì?

Chữ ký email là phần cuối cùng của mỗi email gửi đi, như một danh thiếp đi kèm. Thông thường chữ ký email chứa thông tin cá nhân của người gửi và một số chi tiết khác mà họ muốn chia sẻ.

Chữ ký email có thể bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, thông tin công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website và nhiều thông tin khác tuỳ theo nhu cầu và yêu cầu công việc. Thường thì chữ ký email được tự động thêm vào cuối mỗi email thông qua cài đặt trong ứng dụng email.

Tầm quan trọng của chữ ký email

Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, mang lại lợi ích to lớn trong chiến lược marketing và xây dựng thương hiệu.

Sử dụng chữ ký trong email mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

• Xác định cá nhân và chuyên nghiệp: Chữ ký email giúp người nhận nhận biết ai đang gửi email và cung cấp thông tin liên hệ cần thiết.
• Xây dựng niềm tin và độ tin cậy: Chứa thông tin công ty giúp người nhận cảm thấy tin tưởng hơn.
• Quảng bá thương hiệu: Chứa logo, slogan để tạo ấn tượng tốt.
• Thông tin cần thiết: Cung cấp thông tin liên hệ và website.

Chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm những gì?

Một chữ ký email chuyên nghiệp cần phải thu hút sự chú ý và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Để làm được điều đó, bạn cần có những yếu tố cơ bản sau:

• Họ và tên, tên công ty và chức vụ hiện tại của người gửi.
• Thông tin liên hệ: số điện thoại, email, link website, …
• Thông tin mạng xã hội: Facebook cá nhân, LinkedIn, Zalo,…
• Hình ảnh: Hình ảnh đẹp và logo.

Bí quyết tạo chữ ký email nhanh chóng

Ngày nay, cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp thường được thực hiện trên các công cụ có sẵn. Chỉ cần tạo, chữ ký sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung email bạn gửi đi. Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email trên các trình duyệt phổ biến hiện nay.

Trên Outlook

• Bước 1: Mở trình Outlook => click vào mục “New Email” để tạo email mới.
• Bước 2: Trong menu “Message” chọn “Signature” (chữ ký).
• Bước 3: Bấm vào “New…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Nhập tên chữ ký và nhấp “OK”.
• Bước 5: Nhập thông tin muốn hiển thị trong chữ ký email vào ô “Edit signature”. Tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước và thêm hình ảnh/logo theo ý muốn hoặc yêu cầu công việc rồi nhấn “OK”.
• Bước 6:
  Click “Signature” và chọn chữ ký đã tạo để thêm vào email.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở Gmail và chọn “Settings”.
• Bước 2: Chọn “General” (cài đặt chung), tìm => chọn “Signature” (Chữ ký) => Nhập nội dung chữ ký muốn tạo vào khung soạn thảo.
• Bước 3: Chọn “Save changes” để lưu thay đổi cài đặt.

Trên HTMLSIG

• Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG và chọn tạo chữ ký miễn phí hoặc có phí.
• Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác thông tin vào các mục tương ứng: Main, Social, Disclaimer, Banner, ...
• Bước 3: Chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

Trên Hubspot

• Bước 1: Truy cập vào Hubspot
• Bước 2: Chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu
• Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa màu sắc, font, kích thước và upload ảnh
• Bước 4: Chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

Thủ thuật trong tạo chữ ký email

Để có cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần nắm ngay 3 thủ thuật sau:

Đơn giản và kết nối với thương hiệu

2 yếu tố cần chú ý khi tạo chữ ký email là phong cách thiết kế và tính dễ đọc. Bắt đầu bằng chữ ký đơn giản nhưng đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo gửi đi không quá dài mà vẫn gây ấn tượng. Hãy đồng nhất với nhận diện thương hiệu từ màu sắc, bố cục đến phông chữ.

Định hình trước phong cách thiết kế

Trước khi tạo chữ ký email, hãy định hình trước phong cách thiết kế để giới hạn lựa chọn của mình và tạo ra chữ ký đẹp nhanh chóng.

Linh hoạt trong lựa chọn

Hiện nay có nhiều mẫu chữ ký email chuyên nghiệp để bạn lựa chọn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các mẫu chữ ký sẵn có để phù hợp. Sử dụng linh hoạt các mẫu này sẽ giúp bạn tạo dấu ấn riêng trên các nền tảng trực tuyến.

Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẫu chữ ký email bạn có thể tham khảo:

Những điều cần chú ý khi tạo chữ ký email

Khi tạo chữ ký email, bạn cần lưu ý những điểm sau đây:

• Đơn giản và dễ đọc: Chữ ký email nên thiết kế đơn giản và dễ đọc. Tránh sử dụng quá nhiều font, màu sắc hoặc hình ảnh phức tạp, vì điều này có thể làm mất tính chuyên nghiệp và gây khó khăn trong việc đọc.
• Thông tin cần thiết: Đảm bảo chữ ký email chứa đủ thông tin cần thiết như họ và tên đầy đủ, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ website. Chọn thông tin phù hợp và hợp lý cho mục đích gửi email.

• Logo và hình ảnh: Nếu muốn, bạn có thể thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký email để tăng tính nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, đảm bảo rằng logo và hình ảnh không làm cho chữ ký trở nên quá phức tạp hoặc gây khó khăn trong việc đọc.
• Liên kết xã hội: Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin liên quan đến các trang mạng xã hội cá nhân hoặc của công ty, đảm bảo rằng các liên kết này hoạt động và được cập nhật đúng.
• Phù hợp với mục đích: Chữ ký email nên phù hợp với mục đích và ngữ cảnh gửi email. Ví dụ, nếu gửi email trong môi trường chuyên nghiệp, đảm bảo rằng chữ ký email mang tính chuyên nghiệp và không có các yếu tố không thích hợp.
• Kiểm tra hiển thị trên các thiết bị: Trước khi sử dụng chữ ký email, hãy đảm bảo kiểm tra hiển thị trên nhiều thiết bị và trình đọc email khác nhau để đảm bảo rằng chữ ký hiển thị chính xác và đẹp trên mọi nền tảng.
• Kích thước tệp đính kèm: Nếu chữ ký email của bạn chứa hình ảnh hoặc logo, đảm bảo rằng kích thước tệp đính kèm không quá lớn. Vì nếu tệp đính kèm quá lớn, có thể gây trục trặc khi gửi và nhận email.

Phần mềm/website tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Email Signature Rescue

Email Signature Rescue cung cấp bộ công cụ để tạo, cài đặt và quản lý chữ ký email HTML. Với hơn 60 mẫu sẵn có, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh và biểu tượng mạng xã hội, và hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng khác nhau.

Mail-Signatures

Mail-Signatures mang đến công cụ tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Với thư viện mẫu chữ ký đa dạng, bạn có thể tùy chỉnh hình ảnh, logo và thông tin liên hệ. Đồng thời, nó hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng phổ biến.

Canvato

Canvato cung cấp các công cụ miễn phí để tạo chữ ký email. Với Canvato, bạn có thể rút gọn liên kết, tạo mã QR và tạo chữ ký email. Ngoài ra, Canvato cũng cung cấp một số mẫu sẵn có và cho phép tùy chỉnh hình ảnh và tên công ty.

Cách thay đổi chữ ký email

Trên Outlook

• Bước 1: Đăng nhập Outlook => chọn “File” trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn mục “Options”
• Bước 3: Chọn “Mail” ở cửa sổ “Options”. Ở dòng “Create or modify signatures for messages”, chọn “Signature”.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký ở phần “Select signature to edit” trong hộp thoại “Signatures and Stationery”.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmai => chọn “Settings” => chọn “See All Settings”.
• Bước 2: Chọn General” => chọn “Signature” => Nhấp vào chữ ký muốn thay đổi
• Bước 3: Chọn  “Save Changes” ở cuối trang.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký muốn thay đổi ở phần “Edit Signature” => Chọn “OK” để hoàn thành.

Với các thông tin đã chia sẻ, HR Insider mong muốn đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích về chữ ký email, cách tạo và mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Hãy tạo cho mình một chữ ký email chuyên nghiệp để thúc đẩy thương hiệu cá nhân một cách hiệu quả nhất nhé!