Buzz
Có bao giờ bạn cảm thấy mình chôn vùi trong công việc không? Làm việc mệt mỏi nhưng công việc vẫn không bao giờ giảm.
Hãy tìm hiểu ngay các phương pháp làm việc hiệu quả để thoát khỏi tình trạng này.
Cảm giác ngập tràn công việc, không biết bắt đầu từ đâu? Đó là dấu hiệu bạn cần thay đổi cách làm việc.
Bạn thấy mình trong câu chuyện này không? Công việc quá nhiều, không thể nhờ ai giúp đỡ, và ngày càng tăng thêm.
Khi tìm ra cách làm việc hiệu quả, tôi mới hiểu mình đã lầm lỗi như thế nào và bắt đầu thay đổi.
1. Định nghĩa làm việc hiệu quả: Áp dụng phương pháp làm việc sao cho tối ưu thời gian, nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc mà không cần tăng giờ làm hay áp lực.
Cách làm việc hiệu quả bao gồm việc chọn lựa và ứng dụng các kỹ thuật quản lý thời gian và công việc sao cho có thể hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất.
2. Khái niệm làm việc hiệu quả: Là việc quản lý và tổ chức thời gian, công việc để đạt được kết quả tốt nhất.
2.1 Kỹ thuật lập kế hoạch công việc: Bỏ thói quen làm việc không có kế hoạch, ưu tiên việc sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và deadline để tăng hiệu quả công việc.
Một cách làm việc hiệu quả là từ bỏ việc làm mà không lập kế hoạch. Đặt ưu tiên và tổ chức công việc dựa trên thời gian và tầm quan trọng sẽ giúp hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách suôn sẻ.
2.2 Chú trọng công việc quan trọng: Để đạt hiệu suất cao, tập trung vào việc quan trọng nhất trước, giúp tối ưu thời gian và công sức.
Dành 60% thời gian cho email và công việc nhỏ không hiệu quả. Chọn 3 công việc quan trọng nhất mỗi ngày, hoàn thành chúng để không tồn đọng, tăng cảm giác tự hào và động lực.
2.3 Quy tắc 2 phút: Các công việc dưới 2 phút thực hiện ngay, giảm bận tâm, tăng tập trung cho việc quan trọng.
David Allen khuyên áp dụng quy tắc 2 phút cho công việc, giải quyết ngay các nhiệm vụ nhỏ, loại bỏ sự lo lắng.
Hoàn thành công việc nhỏ như in hồ sơ, gửi email nhanh chóng, giải phóng thời gian cho việc quan trọng hơn.
Dọn dẹp danh sách công việc nhỏ nhanh chóng, tạo ra sự ngạc nhiên và thời gian cho nhiệm vụ quan trọng, đánh dấu ưu tiên.
2.4 Khởi đầu từ công việc nhỏ, tạo động lực và dễ dàng chuyển sang nhiệm vụ quan trọng sau khi đã hoàn thành.
Đối mặt với báo cáo dài hay bài thuyết trình nhiều slide, cảm thấy chán nản? Chia nhỏ công việc, bắt đầu từ việc nhỏ nhất với mục tiêu 'chỉ 5 phút'.
Chia nhỏ công việc và bắt đầu từ bước nhỏ nhất, tự nhủ '5 phút thôi'. Hoàn thành bước đầu tiên sẽ thúc đẩy tinh thần và động lực làm việc.
Chia công việc ra làm nhiều phần nhỏ giúp tiến triển dễ dàng, kiểm soát tiến độ mà không áp lực. Bắt đầu từ việc nhỏ và cảm nhận sự khác biệt.
2.5 Kiểm soát thời gian: Phân chia thời gian giữa làm việc, trò chuyện với khách hàng, nghỉ ngơi với đồng nghiệp. Xác định rõ khung giờ giúp kiểm soát tốt thời gian, tăng hiệu quả công việc.
Học cách chia sẻ thời gian giữa công việc, giao tiếp và nghỉ ngơi. Xây dựng lịch trình cụ thể giúp quản lý thời gian hiệu quả, tránh sa đà.
2.6 Học hỏi từ mọi người xung quanh: Chủ động giao lưu, học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng từ đồng nghiệp và khách hàng, tăng cường hiểu biết và kỹ năng xử lý công việc.
Luôn tìm hiểu và áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả từ đồng nghiệp để tối ưu hóa thời gian cho công việc chính và giảm bớt công việc phụ.
Ứng dụng công nghệ hiện đại như các trợ lý ảo giúp tối ưu công việc hiệu quả.
Sử dụng công cụ nhắc nhở và ghi chú để không bỏ sót công việc và tăng năng suất.
Quản lý công việc và deadlines hiệu quả bằng công cụ trực tuyến như Google Calendar, Google Keep, Any.do, Gtask, và Trello.
Sử dụng các công cụ dịch thuật và kiểm tra lỗi chính tả để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác trong công việc.
Kết nối với đồng nghiệp và xin sự hỗ trợ khi cần để tăng hiệu quả công việc.
Kết nối với đồng nghiệp giúp tăng năng suất, đặc biệt khi làm việc từ xa.
Tận dụng nguồn lực và kinh nghiệm từ đồng nghiệp để cải thiện kỹ năng và hiệu suất công việc.
Nghỉ ngơi đúng lúc giúp tăng cường hiệu quả công việc và giảm căng thẳng.
Dành thời gian thư giãn giữa giờ làm việc để giữ tinh thần minh mẫn và sảng khoái.
Lựa chọn công việc yêu thích giúp tăng động lực và hiệu suất làm việc.
Làm công việc mình đam mê mang lại năng lượng tích cực và tăng sự hăng say.
Nhiều người vật lộn tìm công việc phù hợp do lựa chọn sai lầm ban đầu và thiếu cơ hội khám phá bản thân, dẫn đến việc thay đổi công việc liên tục mà không tìm được đam mê thực sự.
Nếu áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả mà vẫn cảm thấy căng thẳng, hãy bày tỏ với quản lý để tìm giải pháp mới. Giữ vững tinh thần lạc quan, đón nhận mọi thách thức bằng nụ cười để vượt qua khó khăn.
