Buzz
Tài liệu đóng vai trò then chốt trong doanh nghiệp. Đây là những bản ghi giúp phát triển sản phẩm. Nếu tài liệu đầy đủ và minh bạch về yêu cầu của các bên liên quan, khả năng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người dùng sẽ cao hơn. Trong số các tài liệu quan trọng và phổ biến, tài liệu BRD - Business Requirement Document có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh. Vậy BRD là gì? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
BRD là gì?
BRD là tài liệu khởi đầu và rất quan trọng trong quá trình phát triển của các tổ chức. Từ tài liệu này, chúng ta có thể hiểu được chiến lược mà doanh nghiệp đang nỗ lực để đạt được trong tương lai đối với sản phẩm/dịch vụ của mình.
BRD bao gồm các yêu cầu/cần thiết của các bên liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ cuối cùng của doanh nghiệp. Vì vậy, việc lập BRD được xem là một nhiệm vụ quan trọng trong kinh doanh mà các quản lý thực hiện sau khi phân tích và trao đổi với khách hàng.
BRD không đi sâu vào các khía cạnh kỹ thuật mà tập trung vào việc tạo ra một tài liệu cơ bản và dễ hiểu. Nhờ đó, các bên liên quan như quản lý dự án, khách hàng, nhà đầu tư có thể dễ dàng hiểu được nội dung của tài liệu.
Cấu trúc chi tiết của tài liệu BRD
Như vậy, chúng ta đã hiểu rõ hơn về BRD là gì? Vậy tài liệu BRD có cấu trúc chi tiết như thế nào?
Một bản tài liệu BRD thường có cấu trúc như sau:
- Tổng quan về doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về sứ mệnh, tầm nhìn, sản phẩm, dịch vụ…
- Phạm vi dự án: Xác định rõ ràng các mục tiêu kinh doanh và kết quả mà dự án sẽ đạt được.
- Mục tiêu kinh doanh: Bao gồm các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của dự án để gắn kết các bên liên quan, giúp dự án đạt được kết quả cao.
- Yêu cầu chức năng và phi chức năng: Mô tả các tính năng cần thiết mà dự án 'phải có' để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
- Lộ trình dự án: Bao gồm các mốc quan trọng của dự án và thời gian dự kiến.
- Tham vấn các bên liên quan đến dự án: Cuộc họp thảo luận với các bên liên quan sau khi dự án khởi động thành công.
- Rủi ro dự án: Đề cập đến những rủi ro trong chiến lược và chiến thuật mà người quản lý cấp cao phải xử lý.
- Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: Đối với các dự án Công nghệ thông tin và chuyển đổi kỹ thuật số, các yêu cầu về cơ sở hạ tầng có thể được thêm vào phần kỹ thuật.
- Ngân sách: Bao gồm thông tin về lịch trình thanh toán và số tiền giải ngân.
Xem thêm >>
- SWOT là gì? Cách phân tích mô hình SWOT hiệu quả
- Sales Admin là gì? Thu nhập và tố chất của Sales Admin
- Sales manager là gì? Công việc, lương và các kỹ năng cần có
- Sales Executive là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và cơ hội việc làm
Tầm quan trọng của BRD là gì?
Tài liệu BRD đóng vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu trong mọi dự án. Dưới đây là những vai trò chủ yếu của tài liệu này:
- Tạo mối liên kết giữa BA và các bên liên quan: Để có được tài liệu này cần phải làm việc trực tiếp với các bên liên quan. Mỗi người đọc tài liệu sẽ có góc nhìn khác nhau, vì vậy cần hiểu rõ người đọc để xây dựng tài liệu phù hợp. Việc đưa tài liệu cho người không hiểu về nội dung có thể gây hiểu lầm nghiêm trọng.
- Xây dựng sự nhất quán giữa các bên liên quan: Dù mỗi loại tài liệu có vai trò khác nhau trong dự án, nhưng mục tiêu chung là đạt được sự đồng thuận giữa các thành viên.
- Giảm thiểu tài nguyên dự án: Khi tài liệu được thống nhất, yêu cầu được mô tả rõ ràng, giúp giảm thiểu những thay đổi không cần thiết và tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nhân sự.
- Tạo nguồn tài liệu quản lý dự án thống nhất: BRD là tài liệu lưu trữ các phiên bản của dự án, hỗ trợ việc phát triển dự án sau này.
Lợi ích mà BRD mang lại trong phân tích kinh doanh
Vậy thì lợi ích của tài liệu BRD là gì? BRD đem lại nhiều lợi ích trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, như sau:
- Giúp doanh nghiệp hiểu rõ yêu cầu kinh doanh: Thông qua yêu cầu cụ thể được ghi nhận giữa các bên thực hiện dự án, giúp dự án tránh sự mơ hồ và không chắc chắn.
- Cải thiện khả năng linh hoạt và độ tin cậy: Giảm thiểu rủi ro trong dự án, giúp đạt được kết quả cao hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Yêu cầu cụ thể giúp nhà cung cấp đưa ra giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí và dễ dàng thương lượng giá.
- Đảm bảo tính minh bạch: BRD thúc đẩy tính minh bạch, cải thiện thông tin liên lạc giữa các cộng tác viên và các bên liên quan.
- Hạn chế lỗi khi thực hiện: Ghi lại yêu cầu trước giúp loại bỏ sự hiểu lầm trong quá trình thực hiện dự án.
- Giảm sự phụ thuộc: BRD giúp giảm sự phụ thuộc vào các bên liên quan bên ngoài và bên trong dự án.
Các bước cần thực hiện để tạo tài liệu BRD
Với vai trò quan trọng và nhiều lợi ích mà nó mang lại, tạo ra một tài liệu BRD đầy đủ đòi hỏi sự thực hiện kỹ lưỡng của nhiều bước chi tiết. Dưới đây là các bước để tạo tài liệu BRD:
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình tạo tài liệu BRD. Nó giúp doanh nghiệp định rõ về BRD cũng như nhận biết thách thức cần đối mặt.
Tài liệu BRD cần giải thích một cách rõ ràng và ngắn gọn về các vấn đề và tình huống cần giải quyết, giúp mọi người có liên quan hiểu được.
Xác định mục tiêu
Sau khi đã rõ nhu cầu của doanh nghiệp, bước tiếp theo là xác định mục tiêu cụ thể mà tài liệu BRD muốn đạt được. Việc này mang lại những lợi ích như:
- Cung cấp cơ sở cho giai đoạn tiếp theo của dự án.
- Tạo điều kiện để xác định các giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.
- Đạt được sự thống nhất giữa các bên liên quan.
- Mô tả cụ thể các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
Quan trọng nhất là thiết lập phạm vi yêu cầu cho từng giai đoạn của dự án. Phạm vi này bao gồm những gì được yêu cầu và mong đợi từ mỗi giai đoạn của dự án.
Cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác
Để đảm bảo tài liệu chứa đầy đủ thông tin cần thiết, bạn cần lắng nghe ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và thống nhất chúng từ nhiều góc độ khác nhau. Điều này có thể tạo ra những ý tưởng mới và giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.
Xác định các bước trong dự án
Mỗi dự án đều có yêu cầu và kết quả dự kiến. Cần phải xác định rõ những yêu cầu và làm thế nào để hoàn thành chúng. Tài liệu BRD phải thể hiện các chức năng và kết quả cụ thể để hoàn thành dự án.
Đưa ra tiêu chuẩn
Ở mỗi giai đoạn, cần thiết lập các tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng và số lượng công việc. Điều này giúp đảm bảo dự án tiến triển đúng tiến độ.
Xây dựng lịch trình và quy trình đo lường
Cần thiết lập cột mốc quan trọng và lịch trình làm việc chi tiết. Điều này đảm bảo dự án diễn ra đúng hướng và đúng tiến độ.
Xây dựng lịch trình và quy trình đo lường hiệu quả là điều quan trọng và cần thiết khi tạo tài liệu BRD.
Sử dụng mẫu phù hợp
Sau khi thu thập thông tin, hãy sử dụng mẫu tài liệu thích hợp để trình bày yêu cầu. Nên chọn mẫu đơn giản, dễ hiểu và đảm bảo thông tin rõ ràng, chi tiết và đầy đủ.
