Buzz
Excel là một ứng dụng bảng tính hữu ích cho mọi người. Để tận dụng tối đa Excel, bài viết này sẽ giới thiệu và hướng dẫn về các định dạng số trong Excel. Hãy cùng tham khảo!
1. Định dạng số (Number Formats) là gì?
Định dạng số trong Excel là cách mà dữ liệu số được hiển thị, ví dụ như phần trăm (%), tiền tệ ($), số lần, ngày tháng,...
Định dạng số là cách dữ liệu số được định dạng trong Excel
2. Sử dụng định dạng số để làm gì?
Sử dụng định dạng số giúp Excel hiểu chính xác dữ liệu, dễ dàng tổng hợp và phân tích dữ liệu. Nó cũng giúp người đọc dễ đọc và hiểu dữ liệu hơn.
Sử dụng dữ liệu số giúp cho việc hiểu dữ liệu dễ dàng hơn
3. Các loại định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel
Trong Excel, có nhiều loại định dạng số khác nhau. Dưới đây là một số loại định dạng dữ liệu cơ bản được giới thiệu trong bài viết.
Để định dạng số, bạn cần mở hộp thoại Format Cells. Dưới đây là 4 cách mở hộp thoại Format Cells bạn có thể tham khảo:
Cách 1: Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells
Trong bảng dữ liệu, chọn vùng cần định dạng > Nhấn tổ hợp phím CTRL + 1.
Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells
Bước 2: Sử dụng chuột phải
Nhấp chuột phải vào vùng cần định dạng > Chọn Format Cells.
Sử dụng chuột phải để mở hộp thoại Format Cells
Bước 3: Bấm vào các mũi tên
Nhấn vào các mũi tên trên thanh công cụ để mở hộp thoại Format Cells.
Nhấn vào các mũi tên trên thanh công cụ để mở hộp thoại Format Cells
Bước 4: Mở hộp thoại Format Cells trong thẻ Home
Trong tab Home, chọn Format > Click chọn Format Cells.
Cách mở hộp thoại Format Cells trong tab Home
Hộp thoại Format Cells bao gồm 6 tab sau đây:
- Tab Number: Hỗ trợ các định dạng số trong Excel.
- Tab Alignment: Hỗ trợ căn chỉnh văn bản trong Excel.
- Tab Font: Hỗ trợ điều chỉnh, chọn lựa cỡ chữ, kiểu chữ trong Excel.
- Tab Border: Hỗ trợ tạo khung viền cho bảng trong Excel.
- Tab Fill: Hỗ trợ tự động điền đầy dữ liệu vào cột hoặc hàng trong Excel.
- Tab Bảo vệ: Hỗ trợ bảo vệ trang tính bằng cách đặt mật khẩu trong Excel.
6 tab trong hộp thoại Format Cells
Định dạng số (Number) trong Excel
Định dạng số là loại định dạng phổ biến nhất trong Excel. Bao gồm định dạng số thập phân, số âm và dấu phẩy phân cách hàng nghìn.
- Thực hiện như sau: Mở hộp thoại Format Cells, chọn Number trong cột bên trái > Chọn định dạng trong cột bên phải > Nhấn OK.
Các loại định dạng:
+ Số thập phân: Thiết lập số lượng chữ số sau dấu phẩy trong phần thập phân.
+ Sử dụng Dấu Ngăn Cách 1000 (,): Nếu tích vào, dấu phẩy sẽ được sử dụng để ngăn cách hàng nghìn.
+ Số âm: Định dạng cho số âm.
Cách sử dụng định dạng số (Number) trong Excel
- Ví dụ: Áp dụng định dạng Number cho cột Doanh Thu:
+ Sử dụng 3 chữ số sau dấu phẩy.
+ Sử dụng dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn.
Áp dụng định dạng Number cho cột Doanh Thu
Định dạng văn bản (Text) trong Excel
Khi sử dụng định dạng văn bản cho nội dung trong Excel, nội dung sẽ được căn lề trái theo mặc định.
- Cách thực hiện: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Text ở cột bên trái > Bấm OK.
Cách sử dụng định dạng văn bản (Text) trong Excel
- Ví dụ: Áp dụng định dạng Text cho cột Năm.
Áp dụng định dạng Text cho cột Năm
Định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel
Khi sử dụng định dạng tiền tệ, ký hiệu của đơn vị tiền tệ sẽ hiển thị cùng với số tiền đó.
- Cách thực hiện: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Currency ở cột bên trái > Lựa chọn định dạng ở cột bên phải > Nhấn OK.
Các lựa chọn:
+ Số thập phân: Thiết lập số lượng chữ số sau dấu phẩy trong phần thập phân.
+ Ký hiệu: Chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.
+ Số âm: Định dạng cho số âm.
Sử dụng định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel
- Ví dụ: Áp dụng định dạng Currency cho cột Doanh Thu như sau:
+ Sử dụng 3 dấu phẩy sau số thập phân.
+ Sử dụng đơn vị tiền tệ là $.
Áp dụng định dạng Currency cho cột Doanh Thu
Định dạng trong kế toán (Accounting)
Định dạng kế toán cũng áp dụng cho các giá trị tiền tệ. Tuy nhiên, khi sử dụng định dạng kế toán, các ký hiệu tiền tệ sẽ được xếp thành một hàng thẳng chứ không được nối liền với số như định dạng Currency.
- Cách thực hiện: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Accounting ở cột bên trái. Sau đó, chọn định dạng mong muốn ở cột bên phải > Nhấn OK.
Định dạng Accounting có 2 lựa chọn:
+ Số thập phân: Thiết lập số lượng chữ số sau dấu phẩy của phần thập phân.
+ Ký hiệu: Lựa chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.
Cách sử dụng định dạng trong kế toán (Accounting)
- Ví dụ: Áp dụng định dạng Currency cho cột Doanh Thu như sau:
+ Sử dụng 3 dấu phẩy sau số thập phân.
+ Sử dụng đơn vị tiền tệ là $.
Áp dụng định dạng Currency cho cột Doanh Thu
Định dạng phần trăm (Percentage) trong Excel
Đây là một định dạng phổ biến trong các loại định dạng số. Khi sử dụng định dạng phần trăm, các giá trị sẽ được hiển thị dưới dạng %.
- Cách thực hiện: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Percentage ở cột bên trái > Chọn tùy chọn Số thập phân ở cột bên phải > Nhấn OK.
Cách sử dụng định dạng phần trăm (Percentage) trong Excel
- Ví dụ: Áp dụng định dạng Percentage cho cột Lãi suất và không có số thập phân.
Áp dụng định dạng Percentage cho cột Lãi suất
Định dạng số khoa học (Scientific)
Định dạng số khoa học trong Excel được sử dụng để hiển thị các số vô cùng lớn hoặc rất nhỏ.
- Cách thực hiện: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Scientific ở cột bên trái > Chọn số lượng số thập phân ở mục Số thập phân bên phải > Bấm OK.
Cách sử dụng định dạng số khoa học (Scientific)
- Ví dụ: Thường, 70 tỷ khi được viết dưới dạng số sẽ là 70,000,000,000. Sau khi sử dụng định dạng khoa học, 70 tỷ sẽ được hiển thị là 7.E+10 (7 nhân 10 mũ 10).
Áp dụng định dạng số cho số 70 tỷ
Định dạng tùy biến (Custom)
Định dạng Tùy biến cho phép người dùng tự tạo định dạng cho riêng mình theo quy tắc của Excel. Quy tắc này bao gồm 4 phần theo thứ tự: số dương, số âm, số 0, và văn bản. Cụ thể: <số d=''>;<số>;<số 0=''>;</số></số></số>
- Thực hiện như sau: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Tùy biến ở cột bên trái > Tùy chỉnh định dạng theo ý muốn ở phần Loại ở cột bên phải.
Cách sử dụng định dạng tùy biến (Custom)
- Ví dụ: Định dạng Tùy biến theo quy tắc <số d=''>;<số>;<số 0=''>; sẽ như sau: #,##0.00;(#,##0.00);”-”;[Red]@</số></số></số>
Khi đó, định dạng sẽ hiển thị như sau:
+ Số dương: Số dương sẽ được hiển thị 2 chữ số ở phần thập phân (nếu có) và được ngăn cách hàng nghìn bằng dấu phẩy.
+ Số âm: Số âm sẽ được hiển thị giống như số dương nhưng trong dấu ngoặc đơn.
+ Số 0: Số 0 sẽ được hiển thị dưới dạng một dấu gạch ngang
+ Văn bản: Dữ liệu văn bản sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.
Định dạng Tùy biến #,##0.00;(#,##0.00);”-”;[Red]@
4. Một số mẹo sử dụng định dạng số trong Excel
Ngoài những hướng dẫn trên, dưới đây là một số mẹo sử dụng định dạng số trong Excel mà bạn có thể tham khảo thêm.
Xem lại giá trị sau khi áp dụng định dạng số
Trong một số tình huống, định dạng số có thể không cho ra kết quả như mong đợi.
Ví dụ: Khi áp dụng định dạng phần trăm cho giá trị 7. Số có thể hiển thị là 700% thay vì 7% như bạn mong đợi.
Do đó, sau khi áp dụng định dạng số, bạn nên kiểm tra kết quả để tránh những sai sót không mong muốn.
Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số
Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột
Nếu trong một cột dữ liệu chỉ sử dụng một định dạng số cụ thể, bạn có thể thực hiện như sau: Chọn toàn bộ cột > Chọn định dạng số mong muốn (Ví dụ: Phần trăm).
Cách áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột
Một bài viết hướng dẫn và giới thiệu về cách sử dụng các định dạng số trong Excel. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại dưới phần bình luận nhé!
