Khám phá cách “đa nhiệm” công việc cùng những bí quyết thú vị

Bạn đang nói chuyện điện thoại với một nhà cung cấp, trong khi đó vẫn đang âm thầm ghi chú về những cuộc gọi điện thoại trước đó của bạn. Ngay sau khi bạn vừa gác máy, một đồng nghiệp gửi cho bạn một tin nhắn, bạn đọc qua trong khi quay số cho người quản lý của bạn. Sau đó, trong suốt cuộc trò chuyện điện thoại với cô ấy, bạn bắt đầu xem xét những việc cần phải làm trong tuần của mình. Làm sao để mọi thứ có thể hoàn thành tốt tất cả các công việc này?

Srini Pillay là một nhà tâm lý học, hiện đang là nghiên cứu sinh tại đại học Y Harvard. Ngoài ra ông còn là đồng sáng lập của công ty NeuroBusiness chuyên về lĩnh vực tư vấn phát triển doanh nghiệp.

Đa nhiệm hiểu nôm na là một phong cách làm việc đa nhiệm – làm nhiều việc một lúc bằng cách chuyển đổi trọng tâm từ công việc này qua công việc khác một cách liên tục. Nhưng hiệu suất của cách làm việc này vẫn đang là một dấu chấm hỏi lớn đối với nhiều người, kể cả các nhà khoa học – trong suốt nhiều năm nay.

Ví dụ khi bạn đang cần trả lời email, trong một cuộc điện thoại, bạn cần phải đọc, viết và nghe cùng một lúc. Tuy nhiên não của bạn chỉ có thể thực hiện một thao tác trong thời điểm đó. Vì thế mỗi hành động của bạn sẽ được phân nhỏ ra, và mọi công việc của bạn cần phải được phân chia theo trình tự để bộ não có thể phân tích xử lý.

Cố gắng thực hiện quá nhiều việc một lúc sẽ bị quá tải

Hãy tưởng tượng bạn đang lái chiếc xe từ hầm vào một con đường cao tốc đông đúc, đó chính là trạng thái tâm trí của bạn khi bạn chuyển từ một công việc sang một công việc mới: Bạn sẽ lái xe chậm lại, và nếu bạn cố gắng đầy đủ quá nhiều công việc cùng một lúc thì bộ não của bạn sẽ bị nghẹt bởi quá nhiều suy nghĩ đồng thời – giống như tình trạng kẹt xe thường thấy ở thành phố. Đây là lúc chúng ta nên dừng việc multi-tasking thông thường và chuyển sang một loại gọi là “supertasking”

Phương pháp hoạt động giống như một người chơi tung hứng chuyên nghiệp

Một người chơi tung hứng sẽ không tập trung quá nhiều vào việc cố gắng thực hiện mỗi lần chụp hay ném – họ xem hành động lặp đi lặp lại như tung hứng là một hành động tự nhiên và họ sẽ không cần quá tập trung vào nó, điều này giải phóng bộ não của họ và cho phép họ dễ dàng thích ứng với tiết mục của mình hơn.

Trong một nghiên cứu năm 2015 do nhà thần kinh học Omar Al-Hashimi thực hiện, họ kiểm tra làm thế nào một số người có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc. Họ sử dụng một trò chơi điện tử mà người chơi phải thực hiện nhiều thao tác và nhiệm vụ cùng một lúc, với độ khó ngày càng tăng. Khi trò chơi trở nên khó hơn và có nhiều nhiệm vụ hơn phải thực hiện cùng một lúc, người chơi càng phải tập trung hơn, dẫn đến việc nhiều thông tin được tồn đọng trong bộ não của họ.

Tuy nhiên, một số người có khả năng multi-tasking rất tốt

Họ phản ứng rất nhanh với những thử thách khó khăn, và gặp ít lỗi hơn. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng một phần của não ở gần đỉnh đầu được gọi là Superior Parietal Lobule (SPL) là yếu tố chính giúp họ có thể chuyển đổi nhanh chóng giữa các công việc mà vẫn giữ được sự tập trung. SPL cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát thông tin trong não trong thời gian ngắn, giúp họ tiếp tục công việc mà họ đã bắt đầu với khả năng nhớ cao.

Nếu hôm nay công việc của bạn là đón một người bạn và đi mua sắm ở gần đó, hãy tập trung vào việc phân tích điểm chung của hai công việc – cả hai đều đòi hỏi lái xe qua cùng một tuyến đường. Mặc dù việc dừng lại để phân tích có thể mất thời gian, nhưng khi bạn dành thời gian để xem xét những công việc nào có thể kết hợp lại với nhau sẽ làm việc trở nên thuận lợi hơn, giảm lượng thông tin bạn cần xử lý trong não, và dần dần việc tính toán đó sẽ trở nên tự nhiên hơn.

Hãy có một kế hoạch cụ thể về những gì bạn làm

Ví dụ cụ thể cho điều này bạn có thể gặp mỗi khi bạn ghé qua nhà một người bạn khác chơi, đặc biệt là các bạn nữ. Cô ấy có thể tuần tự đặt khay thức ăn vào lò nướng, để phần gà rán thừa và rau củ lên chảo, đồng thời chiên một ít thịt ba chỉ và hâm lại phần khoai tây nghiền thừa trong lò vi sóng. Cô ấy thực hiện tất cả điều này trong khi trò chuyện và luôn sẵn sàng trả lời những câu hỏi của bạn. Bình tĩnh, tự tin, cô ấy bắt đầu chuỗi công việc rất nhịp nhàng, không bao giờ làm nhiều việc cùng lúc nhưng luôn biết bắt đầu và dừng lại ở mỗi giai đoạn khi cần thiết. Cho đến khi cô ấy mang mọi thứ đã nấu lên dĩa của bạn, bạn chợt nhận ra rằng cô ấy chính là một ví dụ điển hình về người multi-tasking giỏi.

Bạn cần phải linh hoạt chuyển đổi giữa các công việc mà không tập trung quá nhiều vào việc hoàn thành một công việc nào trước hết

Bữa tối đó sẽ không hoàn thành nếu không có sự dựa vào dấu hiệu liên tục – kiểm tra độ chín của gà, kiểm tra độ phồng của món ăn trong lò, ... Nếu không có những dấu hiệu này, não của bạn sẽ mất kiểm soát về lộ trình của các công việc bạn đang thực hiện, làm cho việc multi-tasking trở nên khó khăn hơn nhiều.

Nhà nghiên cứu về hoạt động thần kinh Hansjorg Neth từ đại học Konstanz, Đức, đã tiến hành một nghiên cứu về hành vi multi-tasking dựa trên một chương trình máy tính có tên là Tardast. Trong suốt thí nghiệm, các nhà nghiên cứu đã cho các tình nguyện viên đối mặt với 10 thử thách thông qua màn hình máy tính. Với mỗi thử thách trong 5 phút, họ phải đồng thời thực hiện 6 nhiệm vụ khác nhau. Với mỗi lần nhấn một nút sẽ làm tăng cao thanh trắng của một thanh cùng một lúc nếu buông nút ra sẽ làm giảm cao thanh đó. Nhiệm vụ của họ là phải nhấn nút thật nhanh để làm tăng cao vạch của tất cả 6 thanh, và họ không thể nhấn nhiều hơn 1 lần cho mỗi thanh. Hơn nữa, một số thanh sẽ khó hoàn thành hơn và mỗi thanh tăng và giảm với tốc độ khác nhau. Sau mỗi thử thách 5 phút, các tình nguyện viên sẽ nhận được phản hồi về kết quả của họ. Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng sau mỗi phản hồi, tất cả mọi người đều có tiến bộ trong trò chơi. Hơn nữa, phản hồi cá nhân (phản hồi cho từng người) có tác dụng lớn hơn so với phản hồi chung cho tất cả mọi người tham gia.

Quay lại câu chuyện trong nhà bếp, những phản hồi từ độ chín của thịt giúp cô bạn phía trên xác định được còn bao lâu nữa thức ăn sẽ hoàn thành. Từ những lần nấu gà trước đây, cô ấy đã nhiều lần chạm vào để thử độ cứng của thịt và sau mỗi lần nhận được phản hồi như vậy, cô ấy càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn. Dần dà, những phản hồi thường xuyên ấy sẽ khiến cô ấy trở nên hoàn toàn tự nhiên trong mọi thao tác, chỉ cần nhìn thoáng qua lò nướng là biết được cần bao lâu và có thể chuyển sang công việc khác.

Nếu không có bất kỳ phản hồi nào, não của bạn sẽ bị quá tải

Nếu bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc cần làm trong ngày, hãy đào sâu vào tâm trí để tìm kiếm “phản hồi” cho từng công việc là một cách tốt để bạn có thể suy nghĩ hiệu quả hơn. Đừng quá phụ thuộc vào não bộ vĩ đại của chúng ta và tin rằng nó sẽ truyền đạt thông tin chúng ta cần mỗi khi cần. Hãy dừng lại và suy nghĩ và xem xét các công việc bạn đã làm có liên quan gì đến những gì bạn cần làm tiếp theo. Thời gian suy nghĩ này sẽ giúp bạn lập một lộ trình tiếp cận xử lý công việc tốt hơn.

Hãy đặt những câu hỏi phù hợp – câu hỏi sẽ mang lại phản hồi cho bản thân chúng ta

Những nhân viên cứu hộ, cấp cứu trong những tình huống nguy cấp thường tự nói với bản thân “Cứu được 3 người rồi, còn 7 người nữa thôi.” Đó là một phản hồi chung, ám chỉ lượng tổng công việc phải làm. Tuy nhiên nhân viên cứu hộ đó cũng có thể nói “Ca vừa rồi sơ cứu thành công tốt đẹp”, đó chính là một phản hồi cá nhân, mô tả hành động vừa thực hiện được. Ngoài ra họ còn có thể đi vào chi tiết hơn “Ca vừa rồi hoàn thành tốt đẹp, nhưng lần sau hãy đảm bảo đã làm sạch máu để việc khâu vết thương thuận lợi hơn.” – Việc phản hồi này sẽ khiến cho người nhân viên đó cải thiện hơn vào ca sau. Dành thời gian để phản hồi có thể làm chậm hoặc gián đoạn luồng hoạt động hay suy nghĩ trong thời gian ngắn, tuy nhiên nó cho phép ta lập được một lộ trình phù hợp và với mỗi ca thành công sẽ giúp chúng ta cải thiện hơn về sau mà không cần suy nghĩ quá nhiều.

Luyện tập phản hồi như vậy sẽ khiến bạn nhanh chóng trở thành một “siêu nhiệm vụ”

Khi bạn đã ở trong trạng thái “siêu nhiệm vụ”, bộ não của bạn cho phép bạn ghi nhớ những công việc còn dang dở mà bạn có thể quay trở lại tiếp tục. Điều này sẽ giúp bạn tự lập ra những chiến lược phù hợp để hoàn thành những mục tiêu của mình một cách tốt hơn.

 — Insider Nhân sự / Theo ideas.ted.com —